各國外交機(jī)關(guān)和外交代表在外交活動中經(jīng)常有公文來往，“照會”是外交公文的一種常用形式，可分正式照會和普通照會兩種。

正式照會是用第一人稱起草的，一般用于國家領(lǐng)導(dǎo)人、外交部長、使館館長等高級領(lǐng)導(dǎo)人和高級外交官之間的通信來往。這種照會需由發(fā)文人本人簽字，但不需蓋公章。正式照會中應(yīng)用的稱呼也有嚴(yán)格的規(guī)定。對大使和外交部長應(yīng)稱閣下，對臨時代辦則稱先生。正式照會的結(jié)尾是很正規(guī)的致敬語:“我乘此機(jī)會向閣下表示最崇高的敬意”。現(xiàn)在統(tǒng)一使用的格式已簡化為“順致最崇高的敬意”。

普通照會與正式照會不同，它是用第三人稱起草的，一般是外交部與外交部、使館與使館、使館與外交部之間的通信。普通照會行文中不稱你我，也不稱你部我部、你館我館。而只稱某某外交部、某某大使館，最后不需有關(guān)人員簽字而只蓋發(fā)文機(jī)構(gòu)的公章。它可以用來處理從外交日常事務(wù)直至重大的政治問題。普通照會不是國家領(lǐng)導(dǎo)人和國家代表個人之間的直接通信，所以凡不便由國家領(lǐng)導(dǎo)人或代表直接交鋒的爭執(zhí)和交涉一般都用普通照會的形式來進(jìn)行，這樣可以有話直說，便于進(jìn)行針鋒相對的爭論，提出抗議，以至提出警告等。所以，許多政治性質(zhì)的普通照會是抗議照會。一般來說，普通照會的使用要比正式照會廣泛得多。

(程航摘自《社會科學(xué)十萬個為什么》)