姜雨奇

隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，在機(jī)關(guān)及各企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化已經(jīng)普遍得到應(yīng)用，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，既節(jié)省辦公成本，又提高了辦公效率。與此同時(shí)，也產(chǎn)生了大量的電子文檔，起初這些電子文檔保存在工作人員個(gè)人電腦里，隨著電子檔案管理工作的開(kāi)展，建立電子檔案已經(jīng)成為趨勢(shì)。本文就電子檔案在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中的實(shí)踐和應(yīng)用進(jìn)行了論述。

1、電子文件的定義和特點(diǎn)

①定義

根據(jù)國(guó)家頒布的電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成的文件，并以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴于計(jì)數(shù)機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?。?jiǎn)單說(shuō)，就是在電腦、照相機(jī)、攝像機(jī)等電子設(shè)備形成的文字和圖片、視頻等，都是電子文件，這些文件可以在電腦上進(jìn)行處理并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享。

②特點(diǎn)

所謂特點(diǎn)是與紙質(zhì)文件進(jìn)行比較后產(chǎn)生的，一是電子文件必須依賴電子設(shè)備形成并進(jìn)行處理和利用。而紙質(zhì)文件材料，只需肉眼就可以看到，紙質(zhì)文件有一次性的特點(diǎn)，損壞后必須再次打印。二是電子文件是虛擬性的文件，是以數(shù)字編碼的形式存在的。雖然可以利用，但需要傳輸和共享才可以實(shí)現(xiàn)。三是電子文件具有可共享的特點(diǎn)，用戶可在任何時(shí)間地點(diǎn)利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)共享電子文件，無(wú)論是下載、打印都可以在個(gè)人電腦里實(shí)現(xiàn)。四是電子文件的安全性較差，在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，什么事情都有可能發(fā)生，比如黑客攻擊，病毒侵襲等，使電子文件有可能被刪改或損壞。五是電子文件形成后，可能會(huì)由于電腦的存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生故障而丟失或損壞，因此具有不穩(wěn)定的特點(diǎn)。

2、對(duì)電子文件進(jìn)行檔案化管理

在一些檔案部門(mén)的管理實(shí)踐中，由于對(duì)電子文件的特點(diǎn)和重要性缺乏認(rèn)識(shí)，或不具備電子文件管理的軟硬件設(shè)施，管理手段還是傳統(tǒng)的方式，不能適應(yīng)電子文件管理的需要。因此，必須提高認(rèn)識(shí)和電子化檔案化管理的水平。應(yīng)在借鑒傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式的基礎(chǔ)上，按照電子文件的基本特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，形成一整套新的高效率、方便快捷的檔案管理體系，使電子文件得到安全、穩(wěn)定地進(jìn)行存儲(chǔ)、保管和利用，通過(guò)共享平臺(tái)為相關(guān)部門(mén)和一些對(duì)電子文件有需求的用戶，使檔案的利用和服務(wù)功能得以高效、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)。

3、電子化管理在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中的應(yīng)用策略

①制訂電子化檔案管理制度

按照電子文件的特點(diǎn)，制定與檔案管理想適應(yīng)的管理制度，是實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理的重要手段?？陕?lián)系實(shí)際，制定電子化檔案管理中的文件收集登記、歸檔命名和安全防護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還要制定電子文檔的審核制度，完善查閱手續(xù)，規(guī)定管理權(quán)限，確保文件安全和具有原始完整性。

②將具有存檔價(jià)值的電子文件盡數(shù)歸檔

應(yīng)加大電子文件的收集力度，明確在工作中形成的文字、影音和圖片文件，都屬于集體，應(yīng)交由檔案管理部門(mén)保存，對(duì)于在個(gè)人辦公電腦上存儲(chǔ)的電子文件要求必須統(tǒng)一管理和歸檔。電子文件收集后，應(yīng)首先對(duì)電子文件的重要性和實(shí)用性進(jìn)行確定，對(duì)于沒(méi)有歸檔價(jià)值的電子文件要予以刪除。按照文字、圖像、視頻、音頻等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，以利于提高查詢和使用的效率。歸檔后，要根據(jù)電子文檔便于復(fù)制的特點(diǎn)，進(jìn)行復(fù)制備用，也可以存儲(chǔ)到不同的介質(zhì)上，以確保文件不丟失。

③電子檔案保管的要求

如果是利用光盤(pán)、硬盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行保管，應(yīng)采用專用檔案柜，可以防磁，防濕等。環(huán)境溫度以20℃、濕度50%為宜。還要做好防火、防蟲(chóng)、防塵等。要及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，多套保存可防止文件損壞或丟失。備份可過(guò)幾年進(jìn)行一次，除保持文件的穩(wěn)定性外，經(jīng)常復(fù)制備份可以保證電子文件的質(zhì)量。有必要時(shí)，對(duì)重要的文件也可以進(jìn)行紙質(zhì)備份，同步實(shí)現(xiàn)電子化和紙質(zhì)化的檔案管理。在電子檔案保管中，電子文件的安全性必須得到重視。采取加密措施，對(duì)訪問(wèn)者的身份進(jìn)行識(shí)別，只有電子檔案的管理人員才可以進(jìn)入。要完善計(jì)算機(jī)殺毒軟件安全系統(tǒng)，及時(shí)更新并查殺毒，防止計(jì)算機(jī)受到病毒侵害，并設(shè)置電子密鑰等，采取多重限制措施，最大限度地確保電子文件安全。

④開(kāi)發(fā)和利用好電子檔案

檔案管理的目的是為了利用，電子化檔案管理會(huì)使用戶在利用檔案時(shí)更方便、更有效率。可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，為用戶提供電子文件下載、傳輸?shù)?。但提供用戶使用時(shí)要有限制條件，要按照用戶身份和實(shí)際需要設(shè)置權(quán)限，不能將電子文件隨意提供給任何人。對(duì)電子文件進(jìn)行分級(jí)加密，對(duì)涉及秘密等級(jí)的文件不予完全開(kāi)放，并且禁止提供下載和拷貝。對(duì)加密的電子文件，密鑰要經(jīng)常更換，確保安全性。在進(jìn)行電子文件管理的相關(guān)操作時(shí)，要認(rèn)真細(xì)致，不可因操作不當(dāng)導(dǎo)致文件誤刪、改動(dòng)等，要對(duì)操作人員的登錄情況進(jìn)行記錄，以便進(jìn)行責(zé)任追究。

⑤對(duì)電子化檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)

電子化檔案管理，對(duì)人的素質(zhì)要求更高，不僅要求管理人員具備檔案管理的一般知識(shí)，還要求檔案管理人員必須具有熟悉計(jì)算機(jī)及信息化技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能熟練使用，可以對(duì)軟硬件出現(xiàn)的一般性的問(wèn)題進(jìn)行處理的能力。因此，檔案管理單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平。

綜上所述，實(shí)行電子文件檔案化管理是現(xiàn)代化管理的需要，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，充分發(fā)揮出其獨(dú)特作用，實(shí)現(xiàn)電子檔案高水平的管理和利用。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）