陳忠清

【摘要】我國經(jīng)濟快速發(fā)展，信息技術(shù)水平也隨之不斷進步。信息技術(shù)的運用情況逐漸受到社會各界的廣泛關(guān)注，將信息技術(shù)與管理模式進行有機結(jié)合，在很大程度上，可以提高管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作效率普遍較低，電子檔案管理雖然在提高工作效率上具有優(yōu)勢，但是存在一定的安全隱患，二者之間各有利弊。目前，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求，通過利用互聯(lián)網(wǎng)電子技術(shù)對檔案進行管理，可以有效改善傳統(tǒng)檔案管理存在的不足。

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;相同點;不同點

紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實現(xiàn)了檔案的存儲，還實現(xiàn)了資料的傳送和處理。當(dāng)前，信息化、多元化成為時代發(fā)展的主題，對于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢。

1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性

首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對其進行優(yōu)化和整合，并充分運用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統(tǒng)檔案時，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。

2 兩種檔案管理的不同點

2.1兩種檔案管理方式對檔案資料歸檔的時限要求有區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理在對檔案資料進行歸檔時，一般是先將檔案資料全部整理完畢后，由檔案管理人員按照檔案歸檔規(guī)范進行統(tǒng)一的歸檔;電子檔案管理在對檔案資料進行歸檔時，又因為其具有的易復(fù)制性和易調(diào)閱性的特點，對檔案資料的歸類是可以隨時進行的，只需要檔案管理人員對要求歸檔的檔案，進行接受登記和設(shè)定分類號及訪問權(quán)限就可以了。

2.2兩種檔案管理方式對檔案的歸檔方式有所區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理方式在檔案資料歸檔時更注重檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和有序性。檔案管理人員是在收到關(guān)于資料齊全的歸檔手續(xù)后按照一定的編排順序?qū)n案資料進行歸檔存放的;電子檔案管理方式對檔案資料的歸檔采用的是電子編碼技術(shù)，通過對檔案資料進行不同的電子編碼處理，就可以非常便捷地進行歸檔。

2.3兩種檔案管理方式對檔案資料的保護措施有區(qū)別

傳統(tǒng)的檔案資料大部分是以紙質(zhì)的形式存在的，其對存儲的環(huán)境要求比較高，在存儲過程中要嚴(yán)防蟲蛀、受潮等現(xiàn)象的發(fā)生;紙質(zhì)檔案資料在借閱過程中容易丟失和損壞。因此，保證檔案資料的完整是重要的任務(wù)。另外，紙質(zhì)檔案資料不容易修改;電子檔案的存儲采用的是電子編碼器，這樣在電子的調(diào)閱中就不會發(fā)生丟失和損壞的現(xiàn)象，但其缺點是以電子編碼器存在的電子檔案資料容易被修改、涂抹和編輯，檔案資料的原始性容易被改變，所以為了電子檔案資料的安全性，需要對其設(shè)定分類號和訪問權(quán)限。此外，電子檔案在根據(jù)需要被修改時，其修改過程要比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案方便得多。

2.4兩種檔案管理對檔案資料保存的方式與區(qū)別

傳統(tǒng)檔案資料一般是保存在檔案室里，有專門檔案負(fù)責(zé)人對檔案室及檔案借閱手續(xù)進行管理;電子檔案資料一般是保存在計算機硬盤、磁帶、光盤等里面，當(dāng)需要者需要查看檔案資料室，需要將這些媒介通過計算機等設(shè)備顯現(xiàn)出來。

3 電子檔案應(yīng)用風(fēng)險規(guī)避措施

3.1重視解決電子文件保存問題

電子文件在檔案管理中還屬于一種較新的事物，產(chǎn)生和應(yīng)用的時間較短，需要長久保存的重要電子文件要定期復(fù)制或做好信息數(shù)據(jù)備份，防止信息丟失。在電子檔案和紙質(zhì)檔案的目錄中要“備注”清楚所對應(yīng)的文件檔號及存址，便于查找利用時參照互補。這樣能夠有效提升檔案管理效率，優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)，減少庫存檔案體積，緩解庫房緊張。在電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案保存時可以采取“雙軌制”，歸檔文件則采用“雙套制”。

3.2做好歸檔電子文件技術(shù)處理

條件允許時，應(yīng)在電子文件制發(fā)時在計算機內(nèi)輸入隱性條碼，做好電子文件的防偽或與復(fù)制件之間的區(qū)別標(biāo)注。因此，檔案管理部門應(yīng)將輸入隱性條碼的電子文件與電子文件一并歸檔，這能夠有效防止電子文件被偽造，維護電子文件的權(quán)威性，提升電子文件的憑證性、權(quán)威性、原始性。此外，可以利用技術(shù)將電子文件設(shè)置成“可讀性”，這樣電子文件便只能“讀”而不可以被更改、不能“寫”。

4 結(jié)語

電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進行傳統(tǒng)檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量。

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