數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀與未來發(fā)展思考

楊琨

摘 要：在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，檔案管理信息化進(jìn)程不斷加快。數(shù)字化檔案管理業(yè)已成為主要的發(fā)展趨勢，并在社會發(fā)展實(shí)踐中得到了廣泛的應(yīng)用。但由于主客觀因素的影響，數(shù)字化檔案管理在實(shí)際應(yīng)用中還存在著比較明顯的問題。為整體優(yōu)化數(shù)字化檔案管理成效，全面推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，必須充分依托于數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用科學(xué)的檔案管理對策，整體提升數(shù)字化檔案管理的成效與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；應(yīng)用現(xiàn)狀；發(fā)展思考

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，檔案管理的手段得到了全面的創(chuàng)新與優(yōu)化。依托于信息化管理系統(tǒng)，檔案管理實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)的人工管理模式向信息管理轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案管理能夠在很大程度上優(yōu)化檔案管理的效率與質(zhì)量，同時(shí)也能夠整體優(yōu)化檔案的利用價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理對于人、空間等需求比較大，需要耗費(fèi)較大的人力物力財(cái)力。但數(shù)字化檔案管理則實(shí)現(xiàn)了“人機(jī)結(jié)合”，依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，人可以快速實(shí)現(xiàn)對檔案的各項(xiàng)處理，同時(shí)也能夠整體提升檔案的利用率。但數(shù)字化檔案管理中還存在著較為突出的問題，直接影響檔案管理的安全效益。因此，推動數(shù)字化檔案管理的發(fā)展以及應(yīng)用，應(yīng)該采用科學(xué)的應(yīng)對策略。

1 數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，檔案管理數(shù)字化進(jìn)程不斷加快。數(shù)字化檔案管理是一種新型的檔案管理方式，具有傳統(tǒng)檔案管理難以比擬的優(yōu)勢。尤其是在信息技術(shù)快速變革以及推陳出新的今天，數(shù)字化檔案管理逐步取代了傳統(tǒng)檔案管理方式，成為檔案管理的主要發(fā)展趨勢?，F(xiàn)階段，各行各業(yè)對于數(shù)字化檔案的利用水平逐步提升，利用程度逐步優(yōu)化。如在地震局等部門，通過數(shù)字化檔案管理，能夠以信息介質(zhì)來進(jìn)行關(guān)鍵數(shù)據(jù)的儲存與傳遞，同時(shí)還能夠充分依托于信息技術(shù)手段來進(jìn)行詳實(shí)數(shù)據(jù)的匯總與分析，以此來為地震分析、研判、統(tǒng)計(jì)、推測等打下夯實(shí)的根基。相比傳統(tǒng)的檔案管理，數(shù)字化檔案管理具有前者難以比擬的優(yōu)勢。但數(shù)字化檔案管理對于信息技術(shù)的依賴性比較大，在實(shí)際應(yīng)用過程中還存在著諸多的不足和缺陷。一方面，在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，信息化系統(tǒng)的開發(fā)還存在著較為明顯的問題。檔案管理是一項(xiàng)非常專業(yè)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要依托于科學(xué)完善的信息化管理系統(tǒng)，只有這樣才能真正提升檔案管理的成效。但由于開發(fā)數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅技術(shù)含量高，而且開發(fā)成本也比較高，這些都使得檔案管理部門“望而卻步”。另一方面，在數(shù)字化檔案管理中，對于高素質(zhì)檔案管理人才的需求量也比較大。現(xiàn)階段，在數(shù)字化檔案管理中，部分檔案管理人員仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，也沒有更新檔案管理的理念，對于檔案管理系統(tǒng)的整體應(yīng)用不足，在很大程度上制約著數(shù)字化檔案管理的整體水平與效益。此外，在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，由于檔案管理的主要內(nèi)容是信息化管理系統(tǒng)。信息技術(shù)的運(yùn)用在提升檔案管理效率的同時(shí)，也容易給檔案管理造成一定的困難與挑戰(zhàn)。尤其是網(wǎng)絡(luò)漏洞或者信息安全等問題比較突出，這本身也會增加數(shù)字化檔案的管理難度，若缺乏必要的維護(hù)管理，很容易造成部分關(guān)鍵檔案的缺失。

2 提升數(shù)字化檔案管理質(zhì)量的策略

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案管理業(yè)已成為主要的發(fā)展趨勢。整體優(yōu)化數(shù)字化檔案管理質(zhì)量，科學(xué)提升檔案管理水平，必須運(yùn)用科學(xué)有效的檔案管理對策，以此來整體提升檔案管理成效。

2.1 創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

在數(shù)字化檔案管理快速發(fā)展以及廣泛應(yīng)用的過程中，整體優(yōu)化檔案管理效率，科學(xué)提升檔案管理質(zhì)量，必須結(jié)合實(shí)際需求以及檔案管理工作實(shí)踐等，科學(xué)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。比如地震局檔案管理是非常核心的內(nèi)容，在數(shù)字化背景下，地震局應(yīng)該委托專業(yè)部門來構(gòu)建符合自身特色的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，將各類關(guān)鍵信息或數(shù)據(jù)數(shù)字化、電子化，依托于檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)快速分享、傳遞、共享、利用。在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，不同的部門應(yīng)該充分結(jié)合自身檔案管理的需求以及檔案管理的特點(diǎn)，科學(xué)確定符合自身需求的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，統(tǒng)籌考量，整體設(shè)計(jì)。同時(shí)，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建構(gòu)過程中，應(yīng)該突出它的安全管理成效，依托于一系列技術(shù)手段來整體保證檔案管理的安全效益，做好關(guān)鍵檔案的加密以及備份管理。同時(shí)，在檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的構(gòu)建過程中，還應(yīng)該著重設(shè)計(jì)安全管理系統(tǒng)，整體提升信息數(shù)據(jù)的安全等級。鑒于數(shù)字化檔案管理屬于新生事物，為優(yōu)化檔案管理效率，全面擴(kuò)容檔案信息，應(yīng)該在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建的同時(shí)，做好關(guān)鍵信息或者數(shù)據(jù)的及時(shí)快速錄入，同時(shí)將已保存的文字版、紙質(zhì)版檔案數(shù)字化。此外，要靈活地選擇雙服務(wù)器，采用磁盤陳列存儲，并選用高速掃描儀進(jìn)行集中性掃描。

2.2 優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)性能

相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理具有非常突出的優(yōu)勢。積極推動檔案管理的信息化進(jìn)程，需要依托于性能優(yōu)良、功能豐富、系統(tǒng)穩(wěn)定的管理系統(tǒng)，加強(qiáng)性能的測試，不斷實(shí)現(xiàn)性能的改良與優(yōu)化，積極維護(hù)信息化管理系統(tǒng)。一方面，在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)該定期進(jìn)行檔案系統(tǒng)性能的升級換代，應(yīng)該對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行全面的了解與把握，在全面統(tǒng)籌它的基本性能的同時(shí)，本著性能優(yōu)化和能力提升的目標(biāo)和原則，全面改良數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，有效擴(kuò)容數(shù)字化管理系統(tǒng)的存儲能力、分析能力以及實(shí)際應(yīng)用能力等等。如可以通過擴(kuò)展模塊以及優(yōu)化磁盤陣列的形式，增強(qiáng)系統(tǒng)性能和存儲容量。另一方面，在數(shù)字化檔案管理實(shí)踐中，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量，提升檔案管理水平，還應(yīng)該全面保障數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的可靠性。伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理的發(fā)展速度越來越快。但在實(shí)踐應(yīng)用過程中，并不是技術(shù)越高級或者模塊越豐富的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)越能夠發(fā)揮作用。諸如地震局等部門在檔案管理過程中，必須基于實(shí)用性的原則，按照科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)來構(gòu)建管理系統(tǒng)，優(yōu)化升級它的性能，整體保障它的可靠性。

2.3 完善不同系統(tǒng)的科學(xué)銜接

數(shù)字化檔案管理的核心與關(guān)鍵是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)技術(shù)，在依托于信息技術(shù)來優(yōu)化檔案管理水平的過程中，檔案管理主體還應(yīng)該積極實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的高度銜接，以此來實(shí)現(xiàn)高效的業(yè)務(wù)融合，全面提升信息傳輸質(zhì)量，有效減少中間環(huán)節(jié)，同時(shí)著力優(yōu)化數(shù)字檔案的利用成效。比如作為地震信息管理主體的地震局應(yīng)該運(yùn)用信息技術(shù)手段來將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)等有效銜接起來，便于人們及時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)來查詢關(guān)鍵信息，著重提升數(shù)字化檔案的利用率。同時(shí)，鑒于地震局部分檔案的高度保密性，在銜接過程中還必須設(shè)計(jì)一定的訪問權(quán)限，采用密鑰等方式來保障關(guān)鍵檔案的安全。

3 數(shù)字化檔案管理的未來趨勢

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案管理業(yè)已成為發(fā)展的主要趨勢。數(shù)字化檔案管理是信息技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，伴隨著信息技術(shù)更新?lián)Q代以及推陳出新，數(shù)字化檔案管理必定會邁上新的臺階。一方面，數(shù)字化檔案管理在未來的發(fā)展過程中，其應(yīng)用率會得到全面提升，同時(shí)極有可能會朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、市場化、綜合服務(wù)性等方向發(fā)展。另一方面，在數(shù)字化檔案管理全面應(yīng)用的過程中，共享成為了全新的發(fā)展趨勢。伴隨著共享方式的多元化和豐富化、伴隨著共享技術(shù)的快速發(fā)展，未來的數(shù)字化檔案管理必定朝著網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與發(fā)展共享的方向發(fā)展。

4 結(jié)論

在信息技術(shù)全面快速發(fā)展的今天，數(shù)字化檔案管理成為了全新的發(fā)展趨勢。整體優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的成效，科學(xué)提升數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用水平，能夠全面提升數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。

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