文書(shū)檔案數(shù)字化管理策略分析

王力

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的當(dāng)下，文書(shū)檔案逐漸成為主要的信息資源。而在信息時(shí)代下，數(shù)字化的管理變得愈加重要，這就需要管理人員結(jié)合實(shí)際情況，做好檔案的管理和評(píng)估工作，提高資源的利用效率。本文首先介紹了文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要性，接著分析了當(dāng)前檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，最后重點(diǎn)提出了一些有效的管理策略，以期為相關(guān)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；數(shù)字化管理；管理策略

我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)在發(fā)展的過(guò)程中，也越來(lái)越重視文書(shū)檔案數(shù)字化管理工作。文書(shū)檔案工作中包含了文件的收集、分類(lèi)和整理等，確保所有的歸檔文件可以形成一個(gè)整體，便于管理和應(yīng)用。但是從當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀而言，檔案數(shù)字化管理中還存在著諸多問(wèn)題，基于此，相關(guān)部門(mén)就應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)化的信息管理平臺(tái)，完善信息的安全防護(hù)體系，解決其中的各類(lèi)問(wèn)題，確保整個(gè)管理工作的科學(xué)化。

1 文書(shū)檔案數(shù)字化管理的重要性

1）是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的基本要求，提高文書(shū)檔案的利用效率。信息技術(shù)是將文件和檔案結(jié)合在一起，這樣便可以搭建一個(gè)數(shù)字化的平臺(tái)，讓所有的管理流程都能在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域交往愈加密切的情況下，大眾也想要利用最快的方式去獲得各類(lèi)檔案信息。數(shù)字化管理模式的存在，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的信息共享，提高了整個(gè)檔案的利用效率。

2）是完善檔案管理的一種方式，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化?，F(xiàn)代社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域，正在不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案的管理方式，而數(shù)字化管理則是當(dāng)前檔案發(fā)展的必要趨勢(shì)。要想完善現(xiàn)代化的管理方式，就必須要突破傳統(tǒng)的管理理念，然后去選擇一個(gè)更加開(kāi)放和先進(jìn)的管理模式，這樣才能確保整個(gè)管理體系的合理化與科學(xué)化，進(jìn)而推動(dòng)社會(huì)更好的發(fā)展。

2 文書(shū)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1）管理軟件和計(jì)算機(jī)硬件無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的兼容。就目前的發(fā)展而言，各個(gè)部門(mén)在檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用上還處于一個(gè)分散的狀態(tài)，這樣就會(huì)導(dǎo)致軟件開(kāi)發(fā)的側(cè)重點(diǎn)存在著一定的差異性，不利于各個(gè)部門(mén)之間資源的交流和共享。當(dāng)信息技術(shù)在不斷發(fā)展的時(shí)候，還會(huì)出現(xiàn)管理軟件和計(jì)算機(jī)硬件無(wú)法兼容的情況，致使相關(guān)人員無(wú)法正常的讀取檔案信息，這在一定程度上也阻礙了這項(xiàng)工作的順利實(shí)施。

2）電子文檔信息的安全性面臨挑戰(zhàn)。在信息化快速發(fā)展的當(dāng)下，盡管文書(shū)檔案數(shù)字化管理具備一定的優(yōu)勢(shì)性，但是在信息安全方面還存在著一些問(wèn)題。一方面，電子文件和紙質(zhì)文件相比，修改的時(shí)候更為方便，而且不會(huì)留下任何痕跡，所以經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些偽造的電子文件。另一方面，電子檔案還存在著容易粘貼、復(fù)制的特點(diǎn)，所以保護(hù)涉密信息就成為重點(diǎn)防范工作。

3）文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高。傳統(tǒng)化的文書(shū)檔案管理對(duì)于工作人員的要求比較低，只需要整理一些紙質(zhì)文件即可。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員也提出了更高的要求，不僅需要他們具備專(zhuān)業(yè)化的管理經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該熟悉和掌握計(jì)算機(jī)的具體用法?？墒菑漠?dāng)前的發(fā)展情況而言，部分檔案管理部門(mén)中缺乏一些復(fù)合型的人才，無(wú)法發(fā)揮出數(shù)字化管理的作用。

3 文書(shū)檔案數(shù)字化管理策略

1）構(gòu)建數(shù)字化的信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源共享。對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，為了最大程度的提高檔案的數(shù)字化水平，需要構(gòu)建相應(yīng)的管理平臺(tái)，這樣也能確保網(wǎng)絡(luò)工作的順利實(shí)施。在該平臺(tái)的運(yùn)行中，還需要對(duì)管理工作的內(nèi)部進(jìn)行相應(yīng)的細(xì)化，確保工作的合理性。同時(shí)，在數(shù)字化管理的時(shí)候，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)管理軟件和計(jì)算機(jī)硬件的融入發(fā)展，這樣才能加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系與溝通，對(duì)于資源進(jìn)行優(yōu)化處理。

檔案管理部門(mén)，為了推動(dòng)檔案工作質(zhì)量的提升，在軟件方面，安裝檔案專(zhuān)用服務(wù)器和備份軟件，這樣便可以完成OA和檔案信息的對(duì)接工作。同時(shí)確保管理軟件能夠支持掃描儀和高拍儀，將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，直接儲(chǔ)存在系統(tǒng)中，支持直接打印和檔案檢索，可以利用關(guān)鍵詞、題名等，快速的從中收取到需要的資料。在硬件方面，建設(shè)專(zhuān)業(yè)的檔案室，方便對(duì)文書(shū)檔案、照片檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，達(dá)到為社會(huì)服務(wù)的目的。需要注意的是，在購(gòu)入文檔管理軟件的時(shí)候，盡量選擇那些質(zhì)量好的，并且對(duì)軟件進(jìn)行定期的更新、審計(jì)，檢查系統(tǒng)中的存在的各項(xiàng)漏洞，確保整個(gè)文檔的安全性，這樣也能解決掉文書(shū)檔案管理中存在的一些常見(jiàn)問(wèn)題。

2）加大資金的投入力度，構(gòu)建完善的電子文檔安全防護(hù)體系。檔案管理部門(mén)在實(shí)行文書(shū)檔案管理工作的時(shí)候，還應(yīng)該加大資金的投入力度，重視檔案的管理工作，構(gòu)建完善的電子文檔安全防護(hù)體系。針對(duì)管理的實(shí)際要求，將大數(shù)據(jù)看作是基礎(chǔ)，如果在管理中存在著一些溝通不暢的情況，就需要進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整。檔案管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)由于一些客觀、主觀因素的影響，致使檔案信息被刪除和篡改，嚴(yán)重的威脅到了文書(shū)檔案的安全性。因此，在信息化建設(shè)的過(guò)程中，就可以選擇采用殺毒軟件、防火墻等，使得內(nèi)部系統(tǒng)能夠在一個(gè)穩(wěn)定的環(huán)境中運(yùn)行。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)文件瀏覽的限制，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)文件的保護(hù)工作。

我單位引入的東方飛揚(yáng)檔案管理系統(tǒng)，可以將檔案中的管理、儲(chǔ)存和應(yīng)用等結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)國(guó)產(chǎn)軟件和硬件的有效結(jié)合，既能確保整個(gè)電子文書(shū)檔案管理的安全性，對(duì)于以數(shù)字化為核心的檔案管理發(fā)展具有積極的作用。同時(shí)，整個(gè)系統(tǒng)以一體化管理平臺(tái)為核心，將云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等結(jié)合在一起，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)中的隱藏價(jià)值。在這種一站式的模式下，還可以提升70%的集成效率，進(jìn)行全過(guò)程的防護(hù)，不僅保證了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，也降低了數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3）完善檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)工作，提升管理人員的綜合素養(yǎng)。隨著信息化建設(shè)工作的不斷推進(jìn)，文書(shū)檔案管理人員也應(yīng)該適當(dāng)性的轉(zhuǎn)變觀念，提高自身的專(zhuān)業(yè)能力。在管理的過(guò)程中，需要他們做好檔案的調(diào)整工作，并且在現(xiàn)有的管理方案下，完善信息資源的分析體系，符合信息時(shí)代下的發(fā)展要求。具體實(shí)踐的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)也需要加大對(duì)管理人員的定期培訓(xùn)，選擇采用再教育的方式，通過(guò)多元化的培訓(xùn)方式開(kāi)展工作，這樣便可以加強(qiáng)他們的自身素養(yǎng)和崗位能力，確保數(shù)字化管理模式的先進(jìn)性。

例如，我部門(mén)舉辦的公司“文書(shū)檔案歸檔”培訓(xùn)會(huì)，作為公司檔案管理職能部門(mén)，我們?cè)谂嘤?xùn)中為各部門(mén)相關(guān)工作人員介紹了公司檔案館的工作情況，讓培訓(xùn)者可以充分意識(shí)到文書(shū)檔案來(lái)自于各個(gè)部門(mén)，而且又服務(wù)于各個(gè)部門(mén)，所以各個(gè)歸檔單位也應(yīng)該注重檔案的收集與積累。要求管理人員注意信息技術(shù)的發(fā)展情況，充分利用數(shù)字化技術(shù)，簡(jiǎn)化各項(xiàng)歸檔環(huán)節(jié)。在整個(gè)會(huì)議中，就文書(shū)歸檔的范圍、業(yè)務(wù)流程和電子文件移交等內(nèi)容進(jìn)行了交流培訓(xùn)，對(duì)于一些數(shù)據(jù)著錄也進(jìn)行了實(shí)際的操作演示。最后，結(jié)合歸檔工作中的一些常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行了深入的探討。通過(guò)這樣的方式，能夠讓管理人員跟隨時(shí)代的發(fā)展去提升自己的綜合素質(zhì)，熟練的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，使得自己的工作水平能夠適應(yīng)文書(shū)檔案數(shù)字化的發(fā)展步伐。

4 結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案數(shù)字化管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)的、綜合性較強(qiáng)的工作，相關(guān)人員應(yīng)該充分的意識(shí)到做好文書(shū)檔案管理工作的重要性。具體實(shí)踐的時(shí)候，檔案管理人員也要加強(qiáng)和其他部門(mén)的合作，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)性。構(gòu)建一個(gè)完善的電子文檔安全防護(hù)體系，最大限度的滿足大眾對(duì)于信息資源的需求，這樣才能發(fā)揮整個(gè)管理方式的最大化價(jià)值。

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