機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革檔案處置與管理有關(guān)問(wèn)題的思考

甄美英

摘 要：為做好機(jī)構(gòu)改革中的檔案處置與管理工作，各級(jí)黨委、政府都公布了機(jī)構(gòu)改革方案，其中都提到了檔案處置原則。2019年初區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革開(kāi)始進(jìn)行，檔案處置工作作為機(jī)構(gòu)改革中的一項(xiàng)重要工作，必須與機(jī)構(gòu)改革單位調(diào)整、人員變動(dòng)同步進(jìn)行，做到思想不亂、隊(duì)伍不散、工作不斷。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)改革；機(jī)關(guān)檔案管理；問(wèn)題；思考

2018年3月，中共中央印發(fā)了《深化黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革方案》，要求所有地方機(jī)構(gòu)改革任務(wù)在2019年3月底前基本完成。新一輪的機(jī)構(gòu)改革拉開(kāi)帷幕，根據(jù)《關(guān)于做好黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革有關(guān)事項(xiàng)的通知》（中辦發(fā)電〔2018〕12號(hào)）的文件精神，作為一名基層檔案工作者，如何使機(jī)構(gòu)改革涉及單位的檔案移交、接收工作能穩(wěn)妥有序推進(jìn)，更好的發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案在機(jī)構(gòu)改革中的服務(wù)功能，提高機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理和服務(wù)水平，筆者就結(jié)合近年來(lái)從事機(jī)關(guān)檔案工作的經(jīng)歷談?wù)勔恍w會(huì)。

1 機(jī)構(gòu)改革中檔案處置與管理的問(wèn)題

1.1 檔案部門(mén)要提高工作主動(dòng)性

要做好涉改單位檔案工作，檔案部門(mén)必須摒棄自己是弱勢(shì)部門(mén)的思想，爭(zhēng)取成為全區(qū)深化機(jī)構(gòu)改革協(xié)調(diào)小組的成員，預(yù)先了解機(jī)構(gòu)改革動(dòng)向，及時(shí)掌握不再保留、納入重新組建機(jī)構(gòu)的部門(mén)和單位的情況，新組建機(jī)構(gòu)的情況，保留原機(jī)構(gòu)名稱、優(yōu)化職能或部分職責(zé)發(fā)生變化的單位情況，以及僅涉及更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制的機(jī)構(gòu)情況，為提前做好檔案處置提供依據(jù)，為跟蹤指導(dǎo)后續(xù)工作做好準(zhǔn)備。

1.2 使涉改單位快速弄清檔案局、檔案館的職責(zé)分工

本次機(jī)構(gòu)改革中，檔案局和檔案館分開(kāi)，在區(qū)（縣）級(jí)機(jī)構(gòu)改革中，原檔案館承擔(dān)的行政職能劃入?yún)^(qū)委辦公室，區(qū)委辦對(duì)外加掛檔案局牌子，檔案館仍作為區(qū)委直屬正處級(jí)事業(yè)單位。使涉改單位及時(shí)了解檔案局、檔案館的職責(zé)區(qū)分，對(duì)于做好機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作也十分必要。

1.3 涉改單位要明確職責(zé)，避免檔案人員過(guò)早撤離

在機(jī)關(guān)日常檔案工作中，有一部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作職責(zé)梳理不清，認(rèn)為檔案工作只是辦公室的事情，作為主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該干什么、主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該管什么不清楚，辦公室和各科室都應(yīng)該做哪些工作分不清楚，致使單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作履職不到位。而在本次機(jī)構(gòu)改革中，有的單位合并，有的單位拆分，有的單位職能劃走，這不可避免地引起人員的變動(dòng)，所以更要提前明確職責(zé)，避免出現(xiàn)人員過(guò)早撤離而檔案工作無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。

1.4 有的單位檔案人員業(yè)務(wù)不熟，影響檔案處置工作進(jìn)度

檔案工作不僅是一項(xiàng)管理工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要檔案人員熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，懂得文件材料收集的原則、整理的標(biāo)準(zhǔn)、歸檔的要求等，同時(shí)還必須熟悉檔案歸檔軟件的使用，這樣才能做到檔案處置工作及時(shí)推進(jìn)，收放自如。

1.5 避免檔案處置混亂和管理丟、漏、失情況發(fā)生

機(jī)構(gòu)改革職責(zé)調(diào)整單位由于涉及人員變動(dòng)，會(huì)造成人心不穩(wěn)。在這種情況下更要做到檔案工作不斷、不亂，涉改單位要根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案科學(xué)處置，有效避免檔案丟、漏、失等問(wèn)題發(fā)生。

1.6 避免檔案利用出現(xiàn)矛盾

檔案工作可以簡(jiǎn)明地概括為“收、管、存、用”四字，其中“用”是做好檔案工作的最終目的，本次機(jī)構(gòu)改革中，有的單位撤銷、有的單位部分業(yè)務(wù)職責(zé)調(diào)整，根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，這些情況下，檔案均不得分散。而撤銷單位的人員或職能劃走的人員如何利用原單位的檔案，必須在交接時(shí)予以明確規(guī)定，避免檔案利用時(shí)出現(xiàn)矛盾。

2 解決機(jī)構(gòu)改革中檔案處置與管理問(wèn)題的對(duì)策

2.1 解決檔案意識(shí)淡薄問(wèn)題

要解決單位檔案意識(shí)淡薄的問(wèn)題，主要是解決領(lǐng)導(dǎo)觀念問(wèn)題。為做到機(jī)構(gòu)改革中檔案處置工作不缺位、不混亂、不亂作為，首要是做好自上而下的重視。在青島市嶗山區(qū)的機(jī)構(gòu)改革中，區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)積極上位，在全區(qū)機(jī)構(gòu)改革會(huì)議上大段脫稿強(qiáng)調(diào)做好檔案工作的重要性，要求全區(qū)各涉改單位要提高政治站位，牢固樹(shù)立“四個(gè)意識(shí)”，以對(duì)黨的事業(yè)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的責(zé)任感和使命感，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，采取必要措施，使檔案得到妥善安全處置、檔案工作得到進(jìn)一步加強(qiáng)。要求涉改改革的部門(mén)和單位要建立健全檔案處置工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，為妥善處置保管檔案提供有力保障。要求新組建和設(shè)立的部門(mén)或單位，及時(shí)建立健全檔案工作制度，落實(shí)檔案人員和檔案安全保管措施，推進(jìn)檔案管理法治化、規(guī)范化、制度化，確保機(jī)構(gòu)改革過(guò)程中檔案管理工作不斷、不亂。提出檔案處置工作主要做到16個(gè)字方針：收集齊全，整理規(guī)范，清點(diǎn)準(zhǔn)確，交接完備。各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)于推進(jìn)檔案處置工作必然產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。

2.2 檔案部門(mén)要提高參與機(jī)構(gòu)改革的主動(dòng)性

對(duì)于檔案部門(mén)而言，提前介入機(jī)構(gòu)改革，及時(shí)掌握改革動(dòng)態(tài)是做好涉改單位檔案工作重要一環(huán)，也是體現(xiàn)檔案部門(mén)價(jià)值、政治站位的重要作為。在嶗山區(qū)的機(jī)構(gòu)改革中，嶗山區(qū)檔案局、檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)要求提前介入，及時(shí)與區(qū)機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室聯(lián)系，提前了解到了機(jī)構(gòu)改革變化情況，提前做好涉改單位檔案管理處置計(jì)劃，避免了因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或撤銷后無(wú)人管理檔案情況的出現(xiàn)。

2.3 使涉改單位明確檔案局和檔案館的工作職責(zé)

檔案館要積極做好檔案接收進(jìn)館的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，防止因接收不及時(shí)出現(xiàn)檔案遺失等問(wèn)題。實(shí)際操作中由于檔案局人員尚未到位，檔案館就應(yīng)該責(zé)無(wú)旁貸地肩負(fù)起檔案局和檔案館的所有責(zé)任，直到檔案局的人員到位。

2.4 解決涉改單位職責(zé)不清，檔案人員過(guò)早撤離問(wèn)題

明確檔案工作負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)、人員安排和工作職責(zé)，檔案收集、整理要求，檔案清點(diǎn)、交接程序，檔案保管利用要求以及檔案整理、清點(diǎn)、交接完成時(shí)間等?！皺n案管理與處置工作方案”于會(huì)議召開(kāi)的一周內(nèi)送交區(qū)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科，同時(shí)，要求區(qū)檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科對(duì)各涉改單位相關(guān)的檔案處置問(wèn)題，要及時(shí)給予答復(fù)。

2.5 解決檔案人員業(yè)務(wù)不熟、影響檔案處置工作進(jìn)度問(wèn)題

在涉改單位檔案處置工作推進(jìn)過(guò)程中，由于檔案局人員不到，在這個(gè)特殊時(shí)期，檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就要肩負(fù)起業(yè)務(wù)指導(dǎo)責(zé)任。要解決檔案人員業(yè)務(wù)不熟、影響檔案處置工作進(jìn)度問(wèn)題，可以提供兩種方案，方案一進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可根據(jù)新檔案人員的比例選擇培訓(xùn)方式，當(dāng)新檔案人員比例高時(shí)，要以采取全員集中培訓(xùn)的方式，講解各門(mén)類標(biāo)準(zhǔn)、檔案處置的要求等；如果新檔案人員少，可采取“點(diǎn)菜式”個(gè)別培訓(xùn)的方式，以利于提高培訓(xùn)效果。方案二在做好保密的前提下建立微信群指導(dǎo)群，在群里進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。微信群的好處是可以隨時(shí)解答各單位提出的問(wèn)題，并且讓其他單位知曉，所以方案一和方案二可以同時(shí)采用。

2.6 解決檔案利用出現(xiàn)矛盾的問(wèn)題

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一個(gè)部門(mén)劃給另一個(gè)機(jī)關(guān)接收，其檔案材料不得帶入接入機(jī)關(guān)，如果接收機(jī)關(guān)需要利用，可以借閱或者復(fù)制?！鄙娓膯挝辉跈n案交接的過(guò)程中必須對(duì)檔案利用問(wèn)題做出明確規(guī)定，規(guī)定查閱“秘級(jí)檔案”“內(nèi)部檔案”“公開(kāi)檔案”等不同情況需要履行的手續(xù)，確保職能劃走科室和人員能夠方便高效地利用原職責(zé)形成的檔案。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，教務(wù)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，為學(xué)校教學(xué)正常運(yùn)轉(zhuǎn)起到了保駕護(hù)航的作用，而學(xué)校的教務(wù)檔案工作水平，對(duì)于加強(qiáng)教學(xué)有序性管理有著重要的積極作用。

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