新形勢下電子檔案管理工作的思考

劉丹

摘 要：本文對當(dāng)前信息時(shí)代的電子檔案管理工作進(jìn)行了深入地分析，并且結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對怎樣做到當(dāng)前的電子檔案管理工作提出了自己的對策，旨在為廣大同仁提供有效地借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；新形勢

近年來，電子信息檔案管理工作成為政府部門信息管理的重要方式，其更好的提升了我們的工作效率。但是，作為新時(shí)代下的政府部門的檔案管理人員，怎樣提升自己的工作能力，讓自己更好地適應(yīng)當(dāng)前的信息化背景，做好電子檔案的管理，這成為當(dāng)前我們所要去面對的問題。

1 電子檔案的作用

新時(shí)代下，電子檔案打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的形式，其具有了更加靈活的特點(diǎn)。這樣的檔案管理下其具有的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，電子檔案具有一定的時(shí)效性，其有效提升了檔案管理的效率，增加了檔案管理人員的工作趣味性，降低了工作難度和工作壓力；其次，其有效地提升了檔案管理的即時(shí)性。電子檔案的管理下，可以使檔案的內(nèi)容修正更加及時(shí)有效，提升文檔增補(bǔ)的效率，保證了文檔的正確率；最后，其提升了檔案管理的質(zhì)量，對文檔的卷宗管理質(zhì)量有著一定的促進(jìn)作用。同時(shí)也更好地降低了工作人員的工作枯燥性。

2 電子檔案工作人員所要具有的素養(yǎng)

我們作為信息時(shí)代下的檔案管理工作人員，要不斷地學(xué)習(xí)檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識，特別是在當(dāng)前的電子檔案的管理中，我們要不斷提升自己的綜合素養(yǎng)。

首先，我們要提升自己的協(xié)調(diào)能力，檔案管理工作中，我們離不開與各個(gè)部門之間的溝通交流，我們要具有一定的協(xié)調(diào)能力，才能夠更好地促進(jìn)各部門之間的協(xié)調(diào)溝通；

其次，我們要提升現(xiàn)代檔案管理的能力。我們不但要做好實(shí)體檔案的管理，還要對電子檔案的管理工作內(nèi)容有著一定的掌握。要在檔案收集、檔案鑒定、檔案整理以及檔案編排等做好各項(xiàng)工作。要學(xué)習(xí)好電子信息技術(shù)的應(yīng)用，讓其可以更好地在各項(xiàng)工作中發(fā)揮作用，提升檔案管理的效率，做好資源信息共享技術(shù)的應(yīng)用與保密措施。

最后，我們要提升自己學(xué)習(xí)的能力。我們面對的是新時(shí)代下的檔案管理工作，不僅僅是紙質(zhì)的文檔還有電子的文檔需要我們?nèi)ミM(jìn)行管理，這就需要我們不斷地學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息的技術(shù)，不斷地進(jìn)行自我能力的完善與提升，實(shí)現(xiàn)終生學(xué)習(xí)的目標(biāo)，才能夠更好提升自己的工作效率和質(zhì)量。

另外，政府部門要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓其具有更好的素養(yǎng)才是推動(dòng)檔案管理工作的根本。要對其進(jìn)行更加專業(yè)地培訓(xùn)，提升工作人員的工作能力，讓其可以更好地面對當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展。要積極建立一個(gè)終身進(jìn)行學(xué)習(xí)的制度，讓檔案管理工作人員能夠更好地自我完善、自我提升，從而有效適應(yīng)新時(shí)代的相關(guān)檔案管理工作的要求。

3 推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵

電子檔案的管理工作的開展離不開我們對電子檔案管理能力的提升的作用，為了更好地提升電子檔案管理的工作效率，確保信息的準(zhǔn)確性和高質(zhì)量性，我們必須要從以下幾個(gè)方面去強(qiáng)化自己的工作能力：

3.1 做好電子檔案內(nèi)容的收集工作

電子檔案的管理過程中，我們的收集工作非常重要，我們要在電子檔案的歸檔和接收方面提升自己的工作素養(yǎng)。讓檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)穩(wěn)妥和安全性，這樣的管理思想下可以更好地促進(jìn)電子檔案的有效利用率，降低了檔案查找時(shí)的困難。例如，要利用好電子表格的歸納作用，將檔案在電子表格上做好接收時(shí)的記錄，這樣在檔案的查找時(shí)可以更好、更快地找到自己的目標(biāo)檔案。

3.2 扎實(shí)做好數(shù)據(jù)庫的建庫工作

數(shù)據(jù)庫的建立為信息化檔案的管理有著重要的作用。我們要在日常的電子信息檔案的管理過程中，要做到信息庫的更新與強(qiáng)化，讓檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化傳遞的目標(biāo)。我們要在目錄數(shù)據(jù)庫的管理中做好時(shí)時(shí)更新的工作，要有機(jī)會、有步驟地進(jìn)行歸檔工作，要讓數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容在目錄上可以準(zhǔn)確地展現(xiàn)。我們還要在數(shù)字化藏館檔案的管理中，也全面實(shí)現(xiàn)工作信息化的目標(biāo)，這樣對檔案的管理有著促進(jìn)的作用。

3.3 做好電子檔案的維護(hù)工作

檔案的保密性永遠(yuǎn)是我們要去重視的問題，我們要不斷地強(qiáng)化自己的電子信息技術(shù)的能力，在網(wǎng)絡(luò)的安全以及計(jì)算機(jī)的安全問題上，進(jìn)行更加有效、深入地改進(jìn)，要讓自己的信息化技術(shù)水平不斷提升，強(qiáng)化自己的保密意識，在信息的安全性中做好一切的保護(hù)工作，這樣才能夠更好地保護(hù)好信息技術(shù)的安全，提升自己的工作水平。

4 結(jié)語

綜上所述，我們在新時(shí)代的檔案管理工作中，要不斷地提升自己的工作素養(yǎng)，更好地掌握科學(xué)化管理模式和方法，讓自己的工作思想與時(shí)代的發(fā)展相同步，更好地促進(jìn)電子檔案管理工作的開展。為政府部門的檔案管理工作水平提升起到不可替代的作用。

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