基于會計檔案電子化管理的實踐分析

摘 要：在檔案信息化建設背景下，促進會計檔案電子化管理對提升會計檔案管理質(zhì)量具有重要的作用。為此，文章在闡述會計檔案電子化管理的主要特征基礎上，側(cè)重探討了增強會計檔案電子化管理的具體建議。

關(guān)鍵詞：會計檔案；電子化管理；檔案管理

時代的發(fā)展，使得會計檔案管理也處于不斷變化當中，其發(fā)展歷程大致可以劃分為三大時期，即紙質(zhì)檔案管理、影像化管理、電子化管理。在檔案信息化建設背景下，促進會計檔案電子化管理對提升會計檔案管理質(zhì)量具有重要的作用。本文主要探討了會計檔案電子化管理相關(guān)問題。

1 會計檔案電子化管理特點

在企業(yè)檔案中，會計檔案是最重要的內(nèi)容之一，也是一種有效的經(jīng)濟檔案，包括各種文字、數(shù)字、圖表等信息資料，能準確地反映出組織經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)展情況，對其進行管理具有較強的現(xiàn)實意義。會計檔案電子化管理的特點集中體現(xiàn)在三個方面：

一是，數(shù)字化的特點。會計電算化的不斷發(fā)展，使得會計工作的形式越來越豐富，在各種先進軟件系統(tǒng)的輔助下，可以自動生成會計電子數(shù)據(jù)，日常的結(jié)算、核對等工作也可以運用計算機完成，會計檔案電子化管理的數(shù)字化特征體現(xiàn)在每一個環(huán)節(jié)，如，數(shù)據(jù)的記錄、存儲、管理等。

二是，虛擬化的特點。紙質(zhì)檔案最鮮明的特征就是實物化，所有的數(shù)據(jù)、表格都可以看得到摸得著。但電子會計信息則與之存在著本質(zhì)上的區(qū)別，所有信息都是以數(shù)字化的形式存在的，光盤、磁性介質(zhì)等都成為這些數(shù)據(jù)信息的存儲體，也向其提出了防磁化的要求，與此同時，要想查看或使用這些數(shù)據(jù)，只能通過電子設備，因而具有了虛擬性的特征。然而，這些特征卻成為會計電子化的最大優(yōu)勢，指甲大小的磁盤就可以存儲大量信息，只要不會被磁化，這些信息就可以長時間得到完好無損的保存。

三是，高利用率的特點。電子化的會計檔案易于操作，其使用便捷性要遠遠超出紙質(zhì)檔案，而且不會受到時間與空間的限制。只要擁有計算機設備，無論在什么情況下都可以查看與運用這些信息，也可以運用先進的計算機軟件對這些信息進行檢測、復制，為會計人員卸下了沉重的負擔，有效提高了信息利用率，為會計工作的順暢實施起到了輔助作用。更為關(guān)鍵的是，還能以最快的速度生成各種檔案資料，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換與利用率，形成更加完善、有效的會計檔案資料，為管理者做出正確決策提供有力依據(jù)。

2 促進會計檔案電子化管理提升的具體建議

在闡述會計檔案電子化管理的主要特征基礎上，下文側(cè)重探討了增強會計檔案電子化管理的具體建議。具體如下：

2.1 完善會計檔案的管理制度

會計檔案電子化管理質(zhì)量的提升，離不開完善管理制度的支撐，也需要建立合理的檔案管理標準。借助于會計檔案，不僅可以了解到各項經(jīng)濟活動的來龍去脈，也能如實地反映出企業(yè)是否存在違法行為，是揭露出責任事故的重要依據(jù)，管理人員一定要以高度的責任心面對這些寶貴的數(shù)據(jù)資料，不得出現(xiàn)絲毫差錯。因此，在電子化檔案管理過程中，先要制定出合理的管理流程，每次錄入數(shù)據(jù)后要及時核查，確保準確無誤后還需要進行備份，并將其存儲于指定位置。為了確保數(shù)據(jù)信息的穩(wěn)定性、安全性，還要定期進行軟件更新、硬件維護。其次，要構(gòu)建完善的存檔制度，以此來提高信息的完整性、計算的準確性。在進行信息存儲之前，會計人員需要反復進行計算，對于一些未經(jīng)領導簽字的原始單據(jù)，應該與相關(guān)責任人進行核對，最大化提高會計檔案的合理性，并要留下相關(guān)記錄，為日后的核對與審查提供依據(jù)。還要注意一點，在進行電子化檔案管理的過程中，也要保留好原始憑證，每天都要對現(xiàn)金日記賬等信息進行錄入、打印，每個月末都要核對月賬單，每一項工作完成之后，操作人員都應該在原始材料、打印材料上簽字。

2.2 建立完善的會計檔案安全防護體系

電子化會計檔案的所有資料都存儲于計算機硬盤或服務器中。這種新的存儲介質(zhì)雖然具有存儲量大、操作方便、便于攜帶等優(yōu)勢，但無論是計算機軟硬件發(fā)生改變，還是網(wǎng)絡環(huán)境的不穩(wěn)定，都會對會計檔案的安全性構(gòu)成威脅。因此，電子檔案的安全保護問題應該引起管理人員的重視。具體如下：

一是，硬件方面來看，為了確保會計檔案管理軟件的穩(wěn)定運行，就應該購置一些高配置的計算機，避免由于軟件運行環(huán)境不穩(wěn)定而出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。為了防止不法人員惡意篡改、刪除、破壞信息，應該在多臺計算機中對數(shù)據(jù)進行備份。

二是，從存儲磁盤方面來看，電子檔案的安全保護工作主要包括兩方面，一要建立起完善的信息備份制度，同時運用多個硬盤存儲相同的數(shù)據(jù)信息。在對硬盤進行管理時，不能將其放置在一個地方，而應該分開保存，避免發(fā)生集體滅失、損壞等事件。

此外，要注意三個問題：一要對計算機的訪問權(quán)限進行控制，所有未獲得訪問權(quán)限者都不得查看、復制、使用計算機中存儲的會計信息，避免信息被破壞；二要購置先進的安全系統(tǒng)，以信息加密、設置安全防火墻等方式提高網(wǎng)絡安全；三要安裝正版病毒查殺軟件，定期對計算機進行清查，將所有會對會計信息安全構(gòu)成破壞的因素拒之門外。

2.3 加強高素質(zhì)、高水平、專業(yè)性的會計電子檔案人員培養(yǎng)

要想切實增強電子化會計檔案管理，離不開高水平技術(shù)人員的支持，這也是重要的先決條件。對于當代企業(yè)來說，會計人員不能只是掌握嫻熟的專業(yè)理論知識與操作技能，還需要具備靈活操作計算機軟硬件的能力、檔案管理能力。為此，企業(yè)應該適時進行人才培養(yǎng)，通過職前培養(yǎng)、在職進修兩種方式進行。職前培養(yǎng)，就是指要與高等院校建立起合作關(guān)系，實施訂單式人才培養(yǎng)，使優(yōu)秀的復合型人才走出校門以后就能快速適應崗位要求，直接從事檔案管理工作。也有些企業(yè)或單位不具備這方面的條件，就需要組織檔案人員進行在職培訓，使他們掌握更加系統(tǒng)、全面的理論知識，對電子化檔案管理的內(nèi)涵與價值產(chǎn)生更加透徹的理解，切實提高管理水平。

2.4 完善會計電子檔案風險防控體系

會計檔案電子化管理，這實際上就是對傳統(tǒng)會計檔案管理技術(shù)的革新，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下會計信息管理的必然趨勢。由于會計檔案電子化管理涉及的因素較多，可能對會計檔案管理的安全性造成影響。因此，有必要建立起完善的會計電子檔案風險防控體系。具體如下：一是，為各個部門的管理者設置操作權(quán)限，所有人都不得越權(quán)使用數(shù)據(jù)信息，優(yōu)化管理流程，提高操作的安全性。二是，實施分級保存，在數(shù)據(jù)傳輸過程中要設置加密程序，既要及時對數(shù)據(jù)進行審核，也要避免重復歸檔。三是，為了滿足工作需要而進行數(shù)據(jù)移交時，雙方都要簽訂保密承諾書，并要得到見證人員的監(jiān)督。四是，構(gòu)建起完善的人員分離制度，在對電子檔案進行操作、修改的過程中，必須要由兩個以上工作人員同時進行，也要選擇高配置的計算機，安排專人負責對存儲會計信息的計算機進行維護，定期進行病毒查殺，避免遭到黑客攻擊。此外，會計電子檔案都要進行備份，并要填寫備份記錄表，備份結(jié)束后相關(guān)人員要簽字。每年度末，都要將全年的會計檔案進行分類整理，建立起完備的檔案目錄，為后期查閱、使用提供方便。

3 結(jié)語

總之，會計檔案是會計工作中各類經(jīng)濟業(yè)務形成各類檔案信息資料。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理領域的深入推廣運用，有效地提升了檔案管理的質(zhì)量和效率，并為確保檔案的安全性提供了重要的技術(shù)支持。

參考文獻

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作者簡介

安立國（1972-），男，漢族，吉林白城人，大專，助理館員吉林省白城市會計核算中心。