計劃生育檔案管理創(chuàng)新研究及檔案管理數(shù)字化問題分析

黃麗麗

摘 要：計劃生育檔案管理在信息化技術(shù)不斷發(fā)展過程中，需要創(chuàng)新檔案管理原有的模式。積極實(shí)現(xiàn)計劃生育檔案管理的信息化和數(shù)字化程度是時代發(fā)展的必然趨勢。目前我國計劃生育檔案管理在信息化和數(shù)字化建設(shè)方面存在不少的問題，以下是筆者針對計劃生育檔案管理創(chuàng)新性和數(shù)字化建設(shè)的有關(guān)研究，內(nèi)容如下。

關(guān)鍵詞：計劃生育；檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化分析

國家和民族的進(jìn)步發(fā)展離不開創(chuàng)新，具備創(chuàng)新精神的國家才能領(lǐng)先世界先進(jìn)水平。信息化建設(shè)不斷發(fā)展的背景下，我國計劃生育檔案管理需要創(chuàng)新原有的管理模式，努力提高檔案管理數(shù)字化程度，更好適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。加強(qiáng)計劃生育檔案管理數(shù)字化的研究可為我國計劃生育工作提供強(qiáng)有力的支持。

1 計劃生育檔案管理中存在的問題

1.1 數(shù)字化管理方面存在的問題

目前我國計劃生育檔案管理普遍采取人工的方式。計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平不高。紙質(zhì)性的檔案資料影響了計劃生育檔案管理的數(shù)字化程度。計劃生育檔案管理模式始終以人工管理為中心，信息載體沒有發(fā)生根本性的改變。

1.2 網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面存在的問題

我國計劃生育檔案管理在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在不少的問題。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，計劃生育檔案管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一性缺失。在職工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)性的培訓(xùn)，檔案管理有關(guān)知識缺失，并且檔案工作人員收集檔案資料的意識普遍不高。不部分的工作人員缺少對檔案管理工作的有效認(rèn)識，常規(guī)性的業(yè)務(wù)處理不熟練。如檔案整理、歸檔、裝訂等。第二，計劃生育檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高。計劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不高的表現(xiàn)為，檔案管理工作部門之間的聯(lián)系性不強(qiáng)，各自為政不利于檔案信息之間的共享，阻礙了檔案管理的工作效率[1]。還有就是我國計劃生育檔案管理中專職性的人員不足，管理工作之間的聯(lián)系性不強(qiáng)，工作前后脫節(jié)和失誤的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。此外在檔案管理職責(zé)上也存在模糊不清的問題，如檔案數(shù)量、類型等。第三，檔案管理數(shù)據(jù)庫有待更新。計劃生育檔案管理數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)離不開數(shù)據(jù)庫。目前我國計劃生育檔案管理的數(shù)據(jù)庫存在嚴(yán)重的落后性。在檔案檢索、歸檔等問題上，不能有效利用數(shù)據(jù)庫。盡管計生檔案部門建立起了有關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫，但是不具備獨(dú)立開發(fā)檔案管理軟件的能力，在人事檔案管理上存在嚴(yán)重的落后性。

2 創(chuàng)新計劃生育檔案管理的有效措施

2.1 加強(qiáng)對創(chuàng)新計劃生育檔案管理的認(rèn)識

創(chuàng)新計劃生育檔案管理模式需要工作人員加強(qiáng)對檔案管理的進(jìn)一步理解。要全面認(rèn)識計劃生育檔案管理的有效性，加大檔案管理的力度。并強(qiáng)化對計劃生育檔案共享性管理的認(rèn)識。在全面認(rèn)識計劃生育檔案管理創(chuàng)新重要性的基礎(chǔ)上，落實(shí)有關(guān)措施。

2.2 提高檔案管理規(guī)范化水平

提高檔案管理規(guī)范化水平是創(chuàng)新計劃生育檔案管理的有效措施。檔案管理規(guī)范化水平的提升離不開完善的信息管理系統(tǒng)，信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建可提升計劃生育檔案管理的權(quán)威性。此外，新技術(shù)和新設(shè)備的使用對提升計劃生育檔案管理規(guī)范性有重要的影響。檔案管理人員需要定期檢修和保養(yǎng)檔案管理設(shè)備，優(yōu)化資源配置，提高計劃生育檔案管理的工作效率。先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備可以為計劃生育檔案管理的規(guī)范性提供保障[2]。

2.3 提高檔案管理人員素養(yǎng)

計劃生育檔案管理模式的創(chuàng)新離不開高素質(zhì)的人才支撐。加強(qiáng)對計劃生育檔案管理人員的技能培訓(xùn)，積極創(chuàng)新檔案管理人員的工作方法，將檔案管理人員工作水平和處理問題的應(yīng)對能力提升。計劃生育檔案管理部門可以每個月定期舉辦一次培訓(xùn)會，針對檔案管理人員工作中存在的問題進(jìn)行分析，制定解決方案。此外，除了提升檔案管理工作人員的自身素養(yǎng)外，還需要優(yōu)化計劃生育檔案管理的設(shè)備，提升檔案管理的硬件水平。計劃生育檔案管理要盡可能的應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理工作效率的提升有直接性的影響。最后還要更新計劃生育檔案管理的軟件設(shè)備，應(yīng)用最新版本的資料檢索系統(tǒng)和信息存儲工具。

3 計劃生育檔案管理數(shù)字化分析

3.1 虛擬化的檔案管理資源

虛擬化是計劃生育檔案管理數(shù)字化中的一部分。提高計劃生育檔案管理的虛擬化程度便于集中管理服務(wù)器資源，這對服務(wù)器管理效率的提升，以及長期性保存計劃生育檔案資料有重要的意義。虛擬化的計劃生育檔案管理可減少相應(yīng)的存儲和管理成本[3]。在虛擬化資源模式下，計劃生育檔案資源可以建立起與公共信息平臺之間的聯(lián)系，有助于提高檔案資料的共享性，更好的促進(jìn)檔案管理工作的展開。計劃生育檔案資源共享性的實(shí)現(xiàn)是檔案管理工作中重大的革新。計劃生育檔案管理中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)可提升檔案管理工作的價值，有效利用檔案軟件和數(shù)據(jù)庫管理程序，可促使傳統(tǒng)文本形式的檔案管理模式向著數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變，這對豐富計劃生育檔案管理功能有重要意義。此外，計劃生育檔案管理中應(yīng)用智能檢索技術(shù)，可提高資料信息檢索的效率。加密技術(shù)的應(yīng)用可保障檔案資料的安全性，滿足計劃生育檔案管理保密性要求。還有就是數(shù)據(jù)歸檔技術(shù)的應(yīng)用可減輕檔案管理人員的工作量，有效節(jié)約檔案管理人力資源成本。

3.2 檔案中的情報管理

計劃生育檔案情報管理可提高數(shù)字化程度。計劃生育檔案管理涉及的信息資料較多，加強(qiáng)情報管理可構(gòu)建針對性的數(shù)據(jù)樹，數(shù)據(jù)樹中可容納多種信息數(shù)據(jù)資料，對提高檔案管理信息化和數(shù)字化水平有重要的作用。為了統(tǒng)一處理計算機(jī)內(nèi)部的各種信息數(shù)據(jù)資料，可應(yīng)用二進(jìn)制代碼。此外，計劃生育檔案情報管理的安全性、通用性、標(biāo)準(zhǔn)性以及可視性可以在數(shù)碼技術(shù)的有效應(yīng)用下提高。利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)咨詢以及上面的實(shí)時性瀏覽等功能結(jié)合計劃生育檔案情報管理的模式便于及時更新計劃生育檔案的有關(guān)信息。在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，可提高計劃生育檔案信息的共享性。并且以上兩種技術(shù)在聯(lián)合應(yīng)用的過程中，還可以實(shí)現(xiàn)計劃生育檔案管理的技術(shù)集成性，提高檔案資料管理的有效性，擴(kuò)大檔案資料信息存儲空間。參與計劃生育檔案管理的有關(guān)人員要具備良好的職業(yè)道德，并保持清醒的頭腦。秉持客觀性和嚴(yán)謹(jǐn)性的工作態(tài)度參與情報管理。在此基礎(chǔ)上可提高計劃生育檔案管理的有效性，避免失誤問題的出現(xiàn)。如出現(xiàn)檔案分類錯誤。檔案資料信息錯誤等[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新計劃生育檔案管理的有效措施是提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化程度。網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的計劃生育檔案管理對檔案管理工作的順利展開有重要的作用。我國計劃生育檔案管理中存在不少的問題，如管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一性缺失、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、數(shù)據(jù)庫滯后等問題。要想解決以上問題就需要加快檔案管理的信息化程度，制定規(guī)范化的檔案管理流程，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，積極完善和更新計劃生育檔案管理的硬軟件，為數(shù)字化計劃生育檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]姜克峰.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].卷宗，2018，（24）：92.

[2]許雪梅.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，（12）：138.

[3]李治江.計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].數(shù)字化用戶，2018，24（1）：157.

[4]鄔宇.計劃生育檔案管理數(shù)字化問題及對策[J].科教導(dǎo)刊-電子版（上旬），2018，（6）：218.