企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合探索與實(shí)踐

摘 要：隨著當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，檔案的保密工作成為現(xiàn)階段的熱點(diǎn)話題。檔案工作涉及到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)層面，因此，需要管理者格外注意和重視，正確認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性和其中的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：檔案保密；檔案信息化；探索實(shí)踐

在檔案管理過(guò)程中，首要目標(biāo)就是檔案的安全性，這里的安全性，不僅是指檔案物理載體本身的安全性，還包括檔案信息的安全性，及我們通常所說(shuō)的檔案的安全保密性。如果安全保密性發(fā)生問(wèn)題，那么不僅會(huì)對(duì)單位發(fā)展帶來(lái)一定的不利影響，同時(shí)還有可能會(huì)影響到相關(guān)當(dāng)事人的正當(dāng)利益。因此，本文重點(diǎn)從如何加強(qiáng)檔案管理安全保密性的角度進(jìn)行論述，與此同時(shí)，對(duì)于當(dāng)下正快速興起的信息化檔案管理，也一并提出相關(guān)思考，從而為相關(guān)單位不斷促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化提供一些有價(jià)值的參考和借鑒。

1 檔案保密工作的重要性

檔案信息資源的保護(hù)，必然涉及到檔案的保密工作。而在浩瀚如海的檔案信息管理過(guò)程中，如果沒(méi)有一定的目的指向性和制度保障，那么檔案管理工作進(jìn)程將會(huì)被嚴(yán)重拖慢。這就需要檔案管理員的認(rèn)識(shí)與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，使檔案的價(jià)值最大化發(fā)揮，才能夠保證各項(xiàng)管理措施有條不紊地開(kāi)展，同時(shí)收到相應(yīng)有效的管理成效。

現(xiàn)階段還有一種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案的保密性和公開(kāi)性是相互矛盾的。這種認(rèn)識(shí)是有誤區(qū)的，我們要知道，檔案的保密針對(duì)的是涉密檔案和個(gè)人信息，這些信息是完全受到保護(hù)的，而公開(kāi)的只是能夠在政府間共享的可利用信息。

檔案保密工作在現(xiàn)階段的社會(huì)中尤為重要，檔案安全涉及國(guó)家的方方面面，其中的科學(xué)專(zhuān)利、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、機(jī)密文件等都事關(guān)重大，必須給予高度的重視和保護(hù)。一方面檔案保密工作影響著我國(guó)國(guó)家信息安全和社會(huì)的穩(wěn)定進(jìn)步，另一方面檔案保密工作關(guān)乎著人民的利益和權(quán)利。我國(guó)公民在享受應(yīng)有的權(quán)利的同時(shí)，也應(yīng)負(fù)起相應(yīng)的責(zé)任，依法履行法律義務(wù)。我們既享受著檔案信息的保存權(quán)、知情權(quán)，同時(shí)，也需要我們積極履行保護(hù)檔案信息安全的義務(wù)。

2 企業(yè)檔案保密與信息化發(fā)展的融合要點(diǎn)

2.1 數(shù)字檔案安全保密控制技術(shù)措施

為了能夠在當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境當(dāng)中做好檔案信息的安全保密工作，需要做到有效預(yù)防檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄露和丟失等問(wèn)題，才能從基礎(chǔ)上杜絕安全問(wèn)題產(chǎn)生。數(shù)字化檔案的安全保密工作與傳統(tǒng)模式存在很大差別，需要利用現(xiàn)代化的手段，從計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)當(dāng)中尋求幫助，通過(guò)利用防火墻技術(shù)、加密技術(shù)和數(shù)字簽名技術(shù)，能夠有效提高系統(tǒng)的安全性，為檔案管理提供安全的操作環(huán)境。其中，加密技術(shù)是當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息安全管理方面應(yīng)用最多，并且效果較好的一種安全控制模式，通過(guò)應(yīng)用這種模式，能夠有效提升檔案資料的安全性和完整性。檔案加密技術(shù)當(dāng)中包含了很多種具體加密方式，其中的密鑰非對(duì)稱(chēng)加密，可以保證信息在傳輸過(guò)程中的安全性。通過(guò)使用一個(gè)公開(kāi)密鑰和一個(gè)保私鑰，在數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中，前者用于信息的發(fā)送，后者用于信息接收，這種模式可以有效控制機(jī)密信息被第三方獲取和解碼，從而提高數(shù)字檔案的安全保密水平。

2.2 優(yōu)化信息化檔案管理實(shí)施框架

所謂檔案信息化管理，首先需要通過(guò)對(duì)企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化成電子圖像，然后收集到相應(yīng)的平臺(tái)，如果需要調(diào)閱檔案，可以直接通過(guò)平臺(tái)提供的用戶(hù)界面進(jìn)行包括檢索、調(diào)閱、下載等行為，界面還能為用戶(hù)提供包括檔案圖片的縮小、放大、共享等功能。在該項(xiàng)工作中，主要可以以三個(gè)階段有序推進(jìn)，在具體實(shí)施過(guò)程中，第一階段是要建立起針對(duì)檔案管理信息化項(xiàng)目的方案、序時(shí)推進(jìn)計(jì)劃和成本預(yù)算，以及在檔案管理信息化成功上線后能夠適用的管理組織架構(gòu)和管理制度體系，為檔案管理信息化項(xiàng)目的上馬提供良好的基礎(chǔ)。第二階段是因?yàn)槟壳昂芏鄦挝徊⒉痪邆洫?dú)立開(kāi)發(fā)信息化檔案管理系統(tǒng)的能力，因此，應(yīng)當(dāng)要積極和外協(xié)公司進(jìn)行合作，將相關(guān)工作包括檔案信息化轉(zhuǎn)換、平臺(tái)開(kāi)發(fā)、平臺(tái)維護(hù)等工作都向外協(xié)公司進(jìn)行打包，由其提供專(zhuān)業(yè)的技術(shù)服務(wù)，并持續(xù)做好需求提交和平臺(tái)優(yōu)化升級(jí)的相關(guān)對(duì)接工作。第三階段是在平臺(tái)上線后，要培訓(xùn)相關(guān)人員，使得單位中的專(zhuān)職檔案管理員或者其他相關(guān)崗位人員能夠掌握運(yùn)用信息化管理平臺(tái)的方法，并且鼓勵(lì)其在使用中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題，促進(jìn)系統(tǒng)的優(yōu)化完善。

2.3 提高企業(yè)檔案信息的保密意識(shí)

我們要通過(guò)各種方式使得企業(yè)檔案管理人員重視企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)、增強(qiáng)他們的企業(yè)檔案管理信息化意識(shí)。人才永遠(yuǎn)是最重要的資源。沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的人才，任何事業(yè)都無(wú)從談起，檔案信息化的管理工作更是如此。如果檔案管理人員能力不足，素質(zhì)不高，就會(huì)影響到檔案管理質(zhì)量。所以在選擇檔案管理人才時(shí)，要選擇專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力強(qiáng)、文化功底深、具有發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬?，并為他們提供良好的工作環(huán)境，使他們有施展才華的機(jī)會(huì)。人才興則萬(wàn)事興，有了人力資源的保證，檔案信息化建設(shè)就不再會(huì)舉步維艱了。根據(jù)檔案管理工作的需要，選聘專(zhuān)業(yè)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理工作培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。企業(yè)單位也應(yīng)該大力引進(jìn)新興人才，對(duì)于剛從學(xué)校走出來(lái)的人才，要加強(qiáng)實(shí)踐培訓(xùn)，將學(xué)到的知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力。為檔案管理工作提供新鮮血液。

2.4 科學(xué)劃分檔案保密等級(jí)

企業(yè)有著一定的行政功能，因此也會(huì)有相應(yīng)的國(guó)家機(jī)密檔案。為了保證國(guó)家機(jī)密不被外泄，應(yīng)當(dāng)將秘密檔案以其重要程度分為秘密、機(jī)密、絕密三個(gè)等級(jí)，并嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)檔案管理措施進(jìn)行管理。由于企業(yè)的特殊性質(zhì)，首先要將國(guó)家機(jī)關(guān)的重要文件與企業(yè)自身的文件分開(kāi)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的密級(jí)劃分工作。國(guó)家的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照行政檔案的等級(jí)劃分方式進(jìn)行劃分；而企業(yè)檔案則需要根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)確定其保密等級(jí)。

2.5 明確規(guī)定保密工作的范圍

明確規(guī)定保密工作的范圍，要求檔案管理人員明確保密工作的工作范圍，并按照各種工作分配方式對(duì)保密工作進(jìn)行分配，將檔案分類(lèi)、檔案維護(hù)、檔案分級(jí)、檔案復(fù)查等各種工作以分配的方式分配給各個(gè)檔案管理人員，使得檔案管理人員的工作有一個(gè)可以遵循的工作綱領(lǐng)，提升檔案保密管理工作人員的工作專(zhuān)業(yè)程度以及工作效率。保密工作的范圍分化得越細(xì)致，后期工作的開(kāi)展就越順利。因此，明確地規(guī)定工作人員在保密工作上的工作范圍可以大幅提升企業(yè)檔案保密工作的專(zhuān)業(yè)性和安全性。

3 結(jié)束語(yǔ)

如今，在大數(shù)據(jù)云計(jì)算時(shí)代，企業(yè)檔案保密的嚴(yán)密與否再度考驗(yàn)著企業(yè)管理者。要深度推行檔案保密同信息化發(fā)展的融合，不斷積累實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，科學(xué)看待保密和開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系，維護(hù)檔案安全。

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作者簡(jiǎn)介

苗青（1982-），女，漢族，山東人，館員，在兗礦集團(tuán)有限公司從事檔案工作，有長(zhǎng)期從事檔案工作的經(jīng)歷和業(yè)績(jī)，業(yè)務(wù)能力扎實(shí)、全面，愛(ài)崗敬業(yè)，曾被評(píng)為山東省企業(yè)檔案學(xué)術(shù)活動(dòng)先進(jìn)個(gè)人，并多次獲得集團(tuán)公司檔案先進(jìn)個(gè)人。