新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作

吳曉麗

摘 要：在當(dāng)今這個(gè)飛速發(fā)展的時(shí)代，企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)將逐步增大。面對(duì)市場(chǎng)巨大的競(jìng)爭(zhēng)力，企業(yè)必須要更加準(zhǔn)確地建立市場(chǎng)營(yíng)銷策略，在企業(yè)快速轉(zhuǎn)變的過程中，對(duì)檔案合理有效的管理工作將起到不可替代的作用。本文將介紹一些有關(guān)檔案管理方面的內(nèi)容，適當(dāng)分析當(dāng)今時(shí)代在檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變中產(chǎn)生的問題，并發(fā)現(xiàn)新的方法與途徑，通過對(duì)企業(yè)檔案的完善，達(dá)到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的目的。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；企業(yè)；檔案管理工作；途徑

檔案管理工作對(duì)于企業(yè)管理來說十分重要：一方面能夠讓企業(yè)行為更加規(guī)范，另一方面能不斷提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。因此，企業(yè)檔案管理工作能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的歷史，也能體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平。但是目前企業(yè)檔案管理工作還存在一定的不足，如較弱的工作能力、嚴(yán)重的檔案積壓?jiǎn)栴}，沒有能夠充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理工作的作用和優(yōu)勢(shì)。

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的不足

1.1 對(duì)于檔案管理工作來說，企業(yè)重視程度不夠

現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)普遍存在檔案管理水平較為低下的現(xiàn)象，這主要是由于企業(yè)在發(fā)展的過程中考慮更多的是經(jīng)濟(jì)因素，檔案管理工作還存在形式的層面，核心內(nèi)容相對(duì)較少。我國(guó)市場(chǎng)體制近些年在不斷成熟和完善中，對(duì)于建設(shè)企業(yè)檔案管理工作來說，因重視程度不足，還存在一定的滯后。

1.2 企業(yè)檔案管理工作的制度不完善

由于企業(yè)檔案管理工作的枯燥性，使其很容易被忽視，這樣對(duì)于其工作步驟的控制往往也會(huì)出錯(cuò)。一般來說，大部分企業(yè)并沒有建立一套完善的企業(yè)管理工作制度，對(duì)于檔案的收集、整理、保管、外借、保密等工作的落實(shí)缺乏一定的系統(tǒng)性和科學(xué)性。有的甚至?xí)谫Y料整理的過程中造成檔案的丟失，也有很多工作人員由于自身工作的失誤，對(duì)于檔案的收集不全面，這些現(xiàn)象的發(fā)生都表明了我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理工作制度并不完善，是一個(gè)亟待解決的嚴(yán)重問題。

1.3 企業(yè)具有不完善的檔案管理評(píng)估體系

檔案管理評(píng)估體系工作主要是對(duì)檔案管理過程中的階段性總結(jié)和評(píng)估，但是相當(dāng)一部分企業(yè)沒有建立和完善檔案管理評(píng)估體系，這就在一定程度上導(dǎo)致了企業(yè)根本不了解現(xiàn)階段檔案管理工作的情況，沒有能夠優(yōu)化和發(fā)展企業(yè)檔案管理工作。

1.4 企業(yè)檔案管理存在滯后性

我國(guó)企業(yè)正面臨著深化改革的關(guān)鍵時(shí)期，這就需要我們不論是內(nèi)部還是外部都要針對(duì)這一形勢(shì)進(jìn)行調(diào)整，檔案管理工作也不例外，這對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理工作被管理人員認(rèn)為是輕松的活，思想意識(shí)方面都不夠深入，同時(shí)對(duì)于在職員工和新進(jìn)員工都沒有對(duì)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。因此，對(duì)于提升企業(yè)檔案管理工作而言，存在很大的滯后性，工作都只是在表面。因此，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2 新形勢(shì)下完善企業(yè)檔案管理工作的措施

2.1 加強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

為了促使企業(yè)做好自身的檔案管理工作，最為關(guān)鍵的就是身為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該對(duì)該項(xiàng)工作形成高度重視。首先，隨著時(shí)代的進(jìn)步發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行改革過程中，不管是人員的分配還是機(jī)構(gòu)的重組，都不應(yīng)該忽視檔案管理工作的重要作用，進(jìn)而促使每一人員都能夠發(fā)揮自身價(jià)值的同時(shí)，提高檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員自身應(yīng)該起到表率作用，積極轉(zhuǎn)變?nèi)w人員的觀念，引導(dǎo)人員對(duì)自身綜合能力實(shí)現(xiàn)不斷的提高，最終促使整體檔案管理隊(duì)伍水平有所提升的同時(shí)，也為企業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 對(duì)企業(yè)檔案管理制度要不斷健全

根據(jù)實(shí)際調(diào)查情況顯示，當(dāng)前在我國(guó)企業(yè)檔案管理過程中，存在的最大的問題就是制度的滯后性，對(duì)此，嚴(yán)重降低了檔案管理工作的意義。面對(duì)該種現(xiàn)狀，為了能夠充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，企業(yè)就必須不斷健全管理制度，依托于企業(yè)實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀，首先，制定完善的檔案收集體制，促使人員收集的全部資料具備較高的及時(shí)性。同時(shí)制定檔案借閱體制，防止人員借調(diào)檔案時(shí)丟失等問題的出現(xiàn)。最后，企業(yè)還應(yīng)該完善檔案整理體制，促使企業(yè)所有檔案資料都能夠合理的歸納存檔。

2.3 將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，保證檔案管理體系建設(shè)

我們進(jìn)入信息化時(shí)代，將檔案管理工作和現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，能夠有助于企業(yè)檔案管理體系建設(shè)。這就需要不斷更新傳統(tǒng)檔案管理的工作觀念，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)的管理方案，對(duì)傳統(tǒng)不適應(yīng)的手段和方法要進(jìn)行不斷的完善和改革。這就需要不斷深層次開發(fā)現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作中的應(yīng)用，檔案管理和利用的價(jià)值能夠得以不斷提升，也在一定程度上完善了檔案管理的評(píng)估體系，能夠更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，促進(jìn)企業(yè)獲得更高的經(jīng)濟(jì)效益。

2.4 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要不斷提升

我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的不斷完善都離不開專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍，建設(shè)企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，需要從兩方面入手：一方面加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，無論是專業(yè)技能還是業(yè)務(wù)能力，都需要培訓(xùn)，另一方面在招聘相關(guān)檔案管理人員時(shí)，要抬高門檻，同時(shí)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員還需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，挖掘平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而保證檔案管理工作的開展。

3 新時(shí)代創(chuàng)新型檔案管理

基于新時(shí)代背景下，為了促使企業(yè)能夠高質(zhì)量的進(jìn)行檔案管理工作，其工作人員應(yīng)用規(guī)范的管理方法至為關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，身為檔案管理人員也應(yīng)該不斷提高現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用水平，充分借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，為自身科學(xué)快速進(jìn)行檔案管理工作提供良好的基礎(chǔ)。另外，在企業(yè)發(fā)展歷程中，檔案作為不可忽視的重要部分，不僅可以為企業(yè)發(fā)展指明道路，同時(shí)也是見證企業(yè)成長(zhǎng)的重要方面。每個(gè)企業(yè)所有的員工信息、申請(qǐng)過的專利，還有許多科學(xué)技術(shù)都通過檔案來體現(xiàn)，因此精煉、簡(jiǎn)化檔案管理體系更加有利于眾多檔案的管理，逐漸創(chuàng)新管理方法，擴(kuò)大檔案工作范圍，深化其工作的意義。

4 結(jié)束語

我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)主義現(xiàn)代化的不斷建設(shè)，促使企業(yè)飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展過程中的作用和優(yōu)勢(shì)也越來越明顯。針對(duì)目前檔案管理工作中存在的不足，要從多方面入手，加大培訓(xùn)，建設(shè)和完善制度體系，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理工作中來，保證檔案管理工作職能和優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

[1]姜福寧.探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].黑龍江史志，2015（09）.