現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化路徑研究

馬立茹

中圖分類號(hào)：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-116-01

摘 要 本文圍繞現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的議題進(jìn)行了分析論述，從辦公室管理工作的內(nèi)涵入手，在分析現(xiàn)存問題的基礎(chǔ)上提出了如何進(jìn)一步優(yōu)化辦公室管理工作路徑，旨在促進(jìn)辦公室綜合效能的提升，為現(xiàn)代企業(yè)提供更多的積極助力。

關(guān)鍵詞 管理工作 辦公室 優(yōu)化

對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)而言，企業(yè)管理組織效能是否得到充分地發(fā)揮是企業(yè)軟實(shí)力的重要象征。在企業(yè)管理部門中，辦公室承擔(dān)著不容忽視的角色，是企業(yè)各部門的重要連接紐帶。在面臨日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境的今天，如何更充分有效地發(fā)揮出辦公室的效能是現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，也是每一位辦公室工作人員需要關(guān)注和思考的內(nèi)容。

一、辦公室管理工作的基本內(nèi)涵

如今，在市場(chǎng)新環(huán)境下，企業(yè)的辦公室管理工作也面臨新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。對(duì)于辦公室部門及人員來說，辦公室管理工作既要做好行政性事物的管理工作，又要做好企業(yè)的人力資源調(diào)配、各部門各崗位員工的培訓(xùn)、企業(yè)運(yùn)維成本的管控、企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)或任務(wù)的計(jì)劃分配等工作。可以說，如今的辦公室管理工作其內(nèi)涵也隨著時(shí)代的變遷、隨著市場(chǎng)環(huán)境的改變而有了涵義上的延伸和擴(kuò)展，已經(jīng)不再僅僅局限于傳統(tǒng)的范疇。新時(shí)期內(nèi)，企業(yè)的辦公室管理必須更加充分地發(fā)揮出組織協(xié)調(diào)性、計(jì)劃周全性、全局覆蓋性以及規(guī)范約束性，使企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)能夠順利、高效、有序的開展實(shí)施，推動(dòng)企業(yè)短中期長期經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)的逐一實(shí)現(xiàn)。

二、對(duì)辦公室管理工作問題的分析

當(dāng)前，辦公室管理工作正處在轉(zhuǎn)型升級(jí)的過程中，必須對(duì)現(xiàn)有的問題進(jìn)行梳理和分析，為制定可行高效的策略奠定基礎(chǔ)。

問題一：辦公室管理工作的綜合性沒有充分體現(xiàn)出來。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)分支越來越多，部門及人員數(shù)量也在增多，這些都加大了辦公室管理工作的難度。而辦公室管理起著重要的承上啟下、聯(lián)系左右且服務(wù)全局的作用。僅僅關(guān)注到有限的部門或人員，不能充分覆蓋到所有的相關(guān)部門及人員，就難以體現(xiàn)辦公室管理部門的聯(lián)系性，也就難以實(shí)現(xiàn)辦公室管理部門的協(xié)調(diào)功能和組織功能，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)完成的過程中發(fā)揮的力量大打折扣。

問題二：辦公室管理工作在企業(yè)內(nèi)部和外部交流溝通方面的橋梁作用發(fā)揮不盡人意?，F(xiàn)代企業(yè)的市場(chǎng)越來越大，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)走入國際市場(chǎng)，企業(yè)內(nèi)部與外界的交流也不斷增多，在這一過程中，辦公室管理部門要具備內(nèi)外交流溝通，創(chuàng)建良好橋梁的素質(zhì)和能力。但是實(shí)際工作中，因辦公室管理制度、崗位職責(zé)以及人員素質(zhì)技能等方面的因素，在企業(yè)內(nèi)外交流溝通方面、收集市場(chǎng)前沿信息方面還做的不夠，辦公室管理工作不能與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求相匹配。

三、優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對(duì)策

策略一：提升辦公室人員的技能標(biāo)準(zhǔn)。辦公室管理工作人員必須具備以下技能素質(zhì)：一是具備高度的責(zé)任心，有良好的職業(yè)道德，能夠井然有序地完成各項(xiàng)繁瑣的工作，辦事嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，日常工作作風(fēng)求真務(wù)實(shí)；二是有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，注重自我學(xué)習(xí)，重視自我素質(zhì)提升，能跟上企業(yè)和時(shí)代發(fā)展的腳步；三是具備多學(xué)科多專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，面對(duì)日益多元化的經(jīng)營業(yè)務(wù)，工作人員要在具備基本專業(yè)理論的基礎(chǔ)上拓展相關(guān)學(xué)科的知識(shí)技能，以多維度的知識(shí)素養(yǎng)來要求自己，在日常工作中發(fā)揮出復(fù)合型辦公室人才的優(yōu)勢(shì)。

策略二：善于借助先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施和軟件來提升辦公室管理工作的效率。企業(yè)對(duì)市場(chǎng)變化做出調(diào)整和反應(yīng)的速率是決勝市場(chǎng)的關(guān)鍵所在，這一點(diǎn)反應(yīng)在辦公室部門的工作中需要相關(guān)人員以更高效的工作效率來應(yīng)對(duì)和處理各種事項(xiàng)和工作。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)技術(shù)的快速更迭為辦公室管理工作帶來了福音，借助這些新技術(shù)新設(shè)備，構(gòu)建自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)據(jù)化的辦公室管理平臺(tái)成為提高辦公室管理工作效率的便利途徑。一方面企業(yè)應(yīng)加大資金投入，加快完善和升級(jí)辦公室管理的硬件設(shè)備設(shè)施，另一方面，完善和優(yōu)化辦公室軟件系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)和管理組織體系，不斷推動(dòng)辦公室管理軟件系統(tǒng)的優(yōu)化提升，大大降低人為操作的失誤率，提高信息傳輸效率，降低企業(yè)管理的成本，推動(dòng)企業(yè)管理工作效率的提升。

策略三：優(yōu)化辦公室管理組織結(jié)構(gòu)。針對(duì)企業(yè)舊有的辦公室管理組織冗余的現(xiàn)象對(duì)管理組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化和精簡?？梢苑e極借鑒互聯(lián)網(wǎng)科技公司管理組織結(jié)構(gòu)扁平化、彈性化、靈活化的特點(diǎn)，學(xué)習(xí)科技型企業(yè)的先進(jìn)管理組織理念和成熟的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，在本企業(yè)內(nèi)部推行試用，總結(jié)優(yōu)點(diǎn)和缺陷，不斷修正完善，形成符合本企業(yè)特點(diǎn)的管理組織基因，激發(fā)出企業(yè)管理部門更多的生機(jī)和活力，提高企業(yè)的整體創(chuàng)新力，推動(dòng)企業(yè)加快走上現(xiàn)代化科學(xué)化的管理道路。

四、結(jié)語

新形勢(shì)下，企業(yè)辦公室管理工作面臨新標(biāo)準(zhǔn)和新要求。辦公室管理部門及工作人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念和策略，提升辦公室管理水平，以新的姿態(tài)和新的面貌迎接新的挑戰(zhàn)，發(fā)揮出辦公室越來越多的綜合效能，推動(dòng)企業(yè)順利完成升級(jí)轉(zhuǎn)型。

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