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      大數(shù)據(jù)視域下的檔案管理工作探討

      2019-09-10 18:34:23仲琴琴
      科海故事博覽·中旬刊 2019年2期
      關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)檔案管理創(chuàng)新

      仲琴琴

      摘 要 當(dāng)前,我國(guó)已進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)期,在大數(shù)據(jù)視域下需積極創(chuàng)新檔案管理工作,充分發(fā)揮出檔案管理工作的重要作用。本文首先分析了大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的影響,其次提出了大數(shù)據(jù)視域下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑。

      關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù) 檔案管理 創(chuàng)新

      一、引言

      伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息化技術(shù)的不斷發(fā)展,當(dāng)前的檔案材料已基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)化以及電子化,通過(guò)數(shù)字方式保存的檔案材料更加有利于用戶的查詢(xún)與檢索。然而,伴隨電子檔案數(shù)據(jù)信息的急劇增長(zhǎng),檔案材料數(shù)據(jù)逐漸呈現(xiàn)出大數(shù)據(jù)的特征,需要采取全新的結(jié)構(gòu)及技術(shù)對(duì)檔案材料進(jìn)行管理。所謂“大數(shù)據(jù)”,主要是指呈現(xiàn)為幾何倍數(shù)增加同時(shí)具有較強(qiáng)可用性的數(shù)據(jù)信息,因?yàn)槠洫?dú)特的性質(zhì)而無(wú)法運(yùn)用傳統(tǒng)形式的技術(shù)與工作對(duì)其實(shí)施管理。大數(shù)據(jù)不但指代數(shù)據(jù)的量,并且還具備大量化、多元化以及速率高等特點(diǎn)。

      二、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的影響

      第一,對(duì)檔案管理理論帶來(lái)的影響。信息化對(duì)紙質(zhì)時(shí)期的文件生命周期理論、信息來(lái)源準(zhǔn)則等影響甚大,形成了文件連續(xù)體理論、新來(lái)源觀以及宏觀鑒定理論等全新的理論。在大數(shù)據(jù)視域下,文件連續(xù)體理論、新來(lái)源觀以及宏觀鑒定理論等均遭受著或多或少的影響。

      第二,對(duì)檔案資源管理帶來(lái)的影響。在大數(shù)據(jù)視域下,檔案材料數(shù)據(jù)信息量呈現(xiàn)為幾何級(jí)增長(zhǎng),依靠已有的檔案信息化管理工具及技術(shù)很難實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)期對(duì)檔案管理工作提出的更高要求。在大數(shù)據(jù)背景下,檔案信息資源已經(jīng)達(dá)到了泛濫的程度,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案材料的安全可靠性與長(zhǎng)久可讀性,同時(shí)在海量數(shù)據(jù)當(dāng)中挖掘出有效信息并且對(duì)其進(jìn)行分析,進(jìn)而歸納出有價(jià)值的檔案資源。

      第三,對(duì)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)帶來(lái)的影響。從檔案采集、管理、運(yùn)用三個(gè)角度而言,在傳統(tǒng)管理形式背景下,“采集”是通過(guò)各個(gè)部門(mén)的移交而實(shí)現(xiàn)的;“管理”通常采取手工管理、查詢(xún)的方式;“運(yùn)用”是被動(dòng)性地提供檢索、查詢(xún)服務(wù)。在計(jì)算機(jī)時(shí)期,“采集”往往是通過(guò)立檔單位轉(zhuǎn)交與系統(tǒng)推送相結(jié)合的形式而實(shí)現(xiàn)的;“管理”由電腦完全取代手工;“運(yùn)用”是采取現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展分析、處理、傳遞以及開(kāi)發(fā)等。在大數(shù)據(jù)視域下,“采集”是及時(shí)、主動(dòng)地采集數(shù)據(jù);“管理”將會(huì)運(yùn)用云平臺(tái)保存、分析以及處理等;“運(yùn)用”通常是分析、挖掘、預(yù)測(cè)等等,為企業(yè)與社會(huì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

      三、大數(shù)據(jù)視域下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

      (一)改善檔案管理信息流程

      在大數(shù)據(jù)視域下,需將信息化技術(shù)當(dāng)作檔案管理工作的重要基礎(chǔ),推進(jìn)檔案管理工作信息化水平的整體加強(qiáng),更深層次的改善檔案管理信息流程,進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量。在檔案管理工作的具體環(huán)節(jié),需加速創(chuàng)建起相對(duì)完善的電子檔案管理系統(tǒng),以達(dá)到對(duì)檔案材料的劃分、歸檔、分享以及運(yùn)用等,同時(shí)在檔案管理工作過(guò)程中,促進(jìn)信息技術(shù)和各個(gè)節(jié)點(diǎn)的有機(jī)結(jié)合,并且對(duì)檔案管理信息流程實(shí)施改善,整體加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)水平,經(jīng)過(guò)對(duì)檔案材料實(shí)施選擇、整合、錄入、劃分、提取、運(yùn)用等等,進(jìn)一步提高檔案材料的運(yùn)用效率。

      (二)推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

      大數(shù)據(jù)視域下,需積極推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。有關(guān)管理部門(mén)需構(gòu)建高度統(tǒng)一的電子檔案管理體系,檔案管理全部的工作均需在此體系內(nèi)完成,以使得各個(gè)單位可以接收到完全相同的指示,防止各個(gè)單位間出現(xiàn)信息不對(duì)等的問(wèn)題。在錄入數(shù)據(jù)、文件的過(guò)程中,盡可能運(yùn)用普通的文件格式,如此能夠有效確保數(shù)據(jù)、文件的兼容性,同時(shí)能夠高效的讀取及運(yùn)用相關(guān)信息?!百Y源共享”是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì),可讓檔案材料在各部門(mén)間共同分享,性質(zhì)類(lèi)似的部門(mén)在必要時(shí)能夠運(yùn)用相同的檔案管理體系,使檔案資源可以獲得最大化的運(yùn)用。除此以外,在各個(gè)過(guò)程中需完成好任務(wù)分配工作,確保檔案管理工作者在具體工作環(huán)節(jié)做到“有章法可循”。

      (三)構(gòu)建檔案管理一體化平臺(tái)與架構(gòu)

      以往的檔案管理信息化建設(shè)并未實(shí)現(xiàn)真正意義上的一體化建設(shè),各個(gè)單位單獨(dú)實(shí)施建設(shè),并不具備高度統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在此類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形式下,所有系統(tǒng)都是獨(dú)立存在的,無(wú)法開(kāi)展順暢的交流、溝通,導(dǎo)致了信息化建設(shè)成本的提高以及信息設(shè)備的大量浪費(fèi)。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代提出的高要求,需不斷推進(jìn)檔案管理平臺(tái)、檔案管理體制、用戶管理、檔案管理架構(gòu)以及檔案數(shù)據(jù)分析的“一體化”。對(duì)于用戶管理、數(shù)據(jù)管理以及系統(tǒng)平臺(tái)管理等需盡可能實(shí)現(xiàn)“三位一體”,對(duì)硬件資源實(shí)施有效的整合,避免重復(fù)性建設(shè),由于大數(shù)據(jù)視域下數(shù)據(jù)的維護(hù)及管理工作需耗費(fèi)巨大的人力資源、物理資源,重復(fù)性建設(shè)必定會(huì)導(dǎo)致各類(lèi)資源的大量浪費(fèi),并且還會(huì)增加檔案管理者的管理及操作成本,此舉“得不償失”。

      (四)創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制

      大數(shù)據(jù)視域下,檔案管理工作的具體內(nèi)容、目標(biāo)、對(duì)象以及形式等都出現(xiàn)了巨大的改變,亟待創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制?,F(xiàn)階段,檔案管理工作不再是純粹地服務(wù)于本部門(mén)、本系統(tǒng)又或是本單位等,在相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章政策下,所有公民都具有獲取檔案資源的基本權(quán)利,檔案資源日趨共享與開(kāi)放;檔案管理工作的內(nèi)容有較大幅度的拓寬,檔案部門(mén)不僅僅是信息的“提供者”,運(yùn)用自有技術(shù)與資源為用戶提供多元化以及個(gè)性化的服務(wù),服務(wù)功能不斷加強(qiáng);服務(wù)形式日益多樣化,實(shí)現(xiàn)“線下、線上、異步、實(shí)時(shí)”互動(dòng),檔案資源的內(nèi)容推送又或是私人定制,讓檔案服務(wù)更加普及化與大眾化,檔案資源價(jià)值得到充分開(kāi)發(fā)。

      四、結(jié)論

      綜上所述,大數(shù)據(jù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作影響甚大。未來(lái),可通過(guò)改善檔案管理信息流程、推進(jìn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、構(gòu)建檔案管理一體化平臺(tái)與架構(gòu)、創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制等措施,以推進(jìn)大數(shù)據(jù)視域下檔案管理工作的創(chuàng)新。

      參考文獻(xiàn):

      [1]崔潔.加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理工作的探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息, 2016(6):46- 47.

      [2]劉雅偉.淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代簡(jiǎn)約檔案管理工作的重要性[J].價(jià)值工程, 2018,37(21):23- 24.

      [3]張晶.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì), 2017(20):58- 59.

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