深化服務(wù)理念激發(fā)檔案資源活力

楊愛國 丁榮平 胡永紅

檔案工作離不開具體的社會環(huán)境。經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展日新月異，新的科技革命帶來深刻變化，人民群眾追求美好生活的需求日益增長，傳統(tǒng)的檔案資源體系與海量的社會資源現(xiàn)狀已經(jīng)不相適應(yīng)。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，切實(shí)解決檔案事業(yè)發(fā)展中不充分、不平衡、不完善的問題，已經(jīng)成為擺在檔案人面前的現(xiàn)實(shí)而緊迫的任務(wù)。近年來，東臺市檔案局緊扣“服務(wù)社會、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生”主題，以開放的眼光構(gòu)建一體化管理利用格局，面向全社會構(gòu)建橫向到邊、縱向到底的大檔案體系，探索出一條聯(lián)動(dòng)社會力量放大服務(wù)效應(yīng)的發(fā)展新路。

聯(lián)手推進(jìn)探索延展式建館路徑

東臺市檔案館擁有檔案資料169個(gè)全宗40多萬卷（冊），館藏檔案最早形成于清嘉慶二十二年（1827年），內(nèi)容可追溯到周武王封周章于吳時(shí)（約公元前1064年）。豐富的館藏檔案資料記載了東臺地區(qū)各個(gè)歷史時(shí)期的地域變遷、建制沿革、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化教育、科技發(fā)展、風(fēng)土人情、名人古跡，以及東臺人民在中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下全面建設(shè)小康社會等內(nèi)容，反映了東臺悠久的歷史和燦爛的文化。但對照經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢，全市群眾的新需求，東臺檔案人從中找到了差距與不足：一是檔案資料利用率相對偏低；二是服務(wù)市民群眾留有諸多空白。東臺市檔案局在發(fā)展中尋求破難之策，聯(lián)動(dòng)相關(guān)部門，聚合社會資源，開拓建館新路。

在東臺市新的城市公共服務(wù)體系中，新建的功能齊全的檔案館是重要組成部分。如何將寬敞的新館用到位、出成效？東臺市檔案局在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上，提出了跨部門合作共建民生大檔案的思路，一下子突破了沿襲幾十年的檔案管理利用模式。

與人社部門聯(lián)手，共建人社檔案服務(wù)中心。檔案中心的檔案每年以10%的速度遞增，主要有事業(yè)單位及公務(wù)員新招錄人員檔案、畢業(yè)生檔案、失業(yè)職工檔案、退役軍人檔案、退休人員檔案，以及社保、醫(yī)保的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)檔案等。檔案中心每年配合人社系統(tǒng)的各個(gè)職能部門辦理正常退休、特殊工種提前退休、病退近2000人；每年轉(zhuǎn)出檔案1200份左右；為各類代理人員商調(diào)、存檔和出具政審證明700多份；服務(wù)各類查詢業(yè)務(wù)萬人次以上。

與國土部門聯(lián)手，共建不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)中心。協(xié)助市國土局成立檔案信息科，具體負(fù)責(zé)全市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作，對原分散在國土局、住建局、海洋局、農(nóng)委等部門的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案及數(shù)據(jù)進(jìn)行移交歸檔，統(tǒng)一管理。接收原住建局房屋登記檔案28.6萬份、國土局土地登記檔案18.1萬余份、海洋局海域使用權(quán)登記檔案300份，以及農(nóng)委林權(quán)登記檔案等，同時(shí)建立全市農(nóng)民土地承包經(jīng)營權(quán)調(diào)查數(shù)據(jù)庫。

拓展空間營建開放式服務(wù)模式

2018年11月，東臺市檔案局與上海市浦東新區(qū)檔案局達(dá)成“雙方民生檔案異地查檔利用服務(wù)工作”意向，將婚姻登記檔案、職工檔案、知青檔案等民生檔案納入異地查檔利用范圍，雙方在各自區(qū)域范圍受理對方檔案館館藏民生檔案的查閱利用，根據(jù)各自檔案館檔案利用現(xiàn)狀，采取郵政系統(tǒng)掛號郵寄、加密網(wǎng)盤傳輸、平臺對接等方式進(jìn)行異地聯(lián)動(dòng)。此舉為兩地居民查檔用檔打開了方便之門。在上海工作的李女士就是受益者之一，李女士在浦東新區(qū)申請廉租房，浦東新區(qū)檔案館現(xiàn)場為她跨省查詢民生檔案，不一會兒東臺市檔案館就將李女士當(dāng)年在東臺市弶港農(nóng)場的結(jié)婚登記檔案傳了過去。

以開放理念強(qiáng)服務(wù)，拓展了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，不僅在服務(wù)市委、市政府中心工作及重大活動(dòng)等方面發(fā)揮了顯著作用，而且切實(shí)落實(shí)在為民辦事、替民解憂的實(shí)際工作中。

東臺市是蘇北地區(qū)最早建成的全國社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作示范市，最大的特色就是將村居檔案工作這個(gè)“難點(diǎn)”變成了“亮點(diǎn)”。東臺市檔案局堅(jiān)持因鎮(zhèn)、因村制宜，分類指導(dǎo)，分步推進(jìn)，形成各具特色的創(chuàng)建模式。對基礎(chǔ)好的鎮(zhèn)區(qū)村居，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)高一點(diǎn)，速度快一些，實(shí)現(xiàn)“從有到優(yōu)”“從低到高”；對基礎(chǔ)差的，重點(diǎn)夯實(shí)基礎(chǔ)，達(dá)到“從無到有”“從缺到全”。除了“走下去”，派員到鎮(zhèn)村指導(dǎo)外，對44個(gè)重點(diǎn)村居采取分批次“請進(jìn)來”，用車把村居所有檔案集中送到市檔案館，每村檔案由市局安排兩人，面對面地輔導(dǎo)，手把手地幫助，指導(dǎo)如何整理、如何歸檔。到目前，全市411個(gè)村居委員會均建起了檔案室，室藏檔案達(dá)20.5萬卷，部分村還建立了聲像檔案。村級土地延包、征地協(xié)議、計(jì)劃生育等檔案利用率最高，基本滿足廣大農(nóng)民“足不出村”即查即用的需求。

家庭是社會的細(xì)胞，歸屬個(gè)人的文字、圖片、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是一個(gè)家庭彌足珍貴的記憶，也是全社會的共同財(cái)富。東臺市檔案局把服務(wù)建檔的觸角延伸到家庭，在全市范圍內(nèi)開展創(chuàng)建“家庭建檔示范戶”活動(dòng)，引發(fā)家庭檔案建設(shè)熱潮。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全市共有5萬多戶家庭不同程度地建立了家庭檔案。首批10個(gè)家庭建檔示范戶中，有建立經(jīng)營憑證檔案的企業(yè)家，有建成全家生活大全的生活達(dá)人，有整理文藝創(chuàng)作檔案的文化名人，有借力敬老檔案發(fā)展托老院的慈善人士，有傳承中醫(yī)文化的中醫(yī)世家……各具特色，多姿多彩。

改善農(nóng)村環(huán)境，建設(shè)綠色家園，一個(gè)個(gè)美麗村莊成了讓人記得住鄉(xiāng)愁的好去處，引來南來北往的游客。東臺市因勢利導(dǎo)，面向全國收集實(shí)物檔案2350件、照片檔案4450張，在三星級旅游鄉(xiāng)村五烈鎮(zhèn)甘港村建設(shè)起了“中國·東臺村史館”。館內(nèi)設(shè)置土地改革、合作大道、人民公社、農(nóng)業(yè)學(xué)大寨、包產(chǎn)到戶、村辦工業(yè)、和諧農(nóng)村、魅力華西、東臺名村9個(gè)展區(qū)，全方位展示了土地改革以來全國農(nóng)村不同時(shí)期發(fā)展的原貌。“中國·東臺村史館”建成開放，得到了中央、省、市等各級領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定和高度評價(jià)，數(shù)萬名黨員干部、中小學(xué)生入館參觀學(xué)習(xí)，年參觀人數(shù)超過萬人，成為全市農(nóng)村基層黨建工作的特色品牌和黨員干部、青少年接受愛國主義教育的重要基地。

下沉治檔構(gòu)建一體化管理格局

信息時(shí)代，檔案工作已經(jīng)滲透到社會的各個(gè)角落，檔案事業(yè)在借力大數(shù)據(jù)迅速擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)范圍的同時(shí)，面臨著建立與時(shí)代進(jìn)步要求相適應(yīng)的管理體制機(jī)制的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。東臺市檔案局轉(zhuǎn)變重業(yè)務(wù)活動(dòng)、輕法治建設(shè)，重指導(dǎo)、輕監(jiān)督的觀念，強(qiáng)服務(wù)與重規(guī)范并舉，重點(diǎn)抓普法執(zhí)法等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，追求高效便民，強(qiáng)化誠實(shí)守信，全市檔案領(lǐng)域依法行政意識普遍增強(qiáng)，信守檔案法規(guī)逐步成為人們“內(nèi)化于心、外化于行”的自覺行動(dòng)。

變網(wǎng)下為網(wǎng)上，加快檔案信息化建設(shè)步伐。全面推進(jìn)星級檔案館、檔案數(shù)字化建設(shè)工作，近三年來完成1500萬頁檔案數(shù)字化掃描工作，近兩年創(chuàng)建省3A級以上數(shù)字檔案室近20家。市法院、國土局、人行等單位投入1000多萬元加快機(jī)關(guān)、基層單位檔案信息化全文掃描工作。政府辦、黨校、法院、農(nóng)委、審計(jì)局、交通局等單位已完成本單位室藏所有門類檔案目錄數(shù)據(jù)錄入工作。國土局、供電公司、電信公司、市場監(jiān)管局、人行、檢察院、公安局、稅務(wù)局等單位檔案實(shí)行全文數(shù)字化，檔案信息化步伐進(jìn)一步加快。市檢察院、供電公司等17個(gè)單位通過3A級以上數(shù)字檔案室評估。水務(wù)局16家基層單位全面通過省星級驗(yàn)收，成為全市首家檔案工作星級創(chuàng)建全覆蓋的系統(tǒng)。東臺市檔案局聯(lián)合水務(wù)部門“縱向到底”共抓基層單位檔案工作建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，受到國家檔案局、農(nóng)業(yè)部等部門組成的新農(nóng)村建設(shè)檔案工作檢查組的充分肯定。

變被動(dòng)為主動(dòng)，推進(jìn)檔案規(guī)范化管理全覆蓋。走進(jìn)基層開展工作，夯實(shí)檔案建設(shè)基礎(chǔ)。按照《國家檔案局8號令》《歸檔文件整理細(xì)則》的要求，深入部門單位指導(dǎo)年度文件材料的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的完整率、準(zhǔn)確率。每年10月按照執(zhí)法檢查的意見，重點(diǎn)圍繞檔案組織機(jī)構(gòu)管理體系、歸檔文件是否齊全、整理質(zhì)量是否規(guī)范、落實(shí)安全保管措施、開發(fā)信息深化利用、檔案信息化及數(shù)據(jù)安全等情況，對各個(gè)立檔單位開展執(zhí)法檢查，并與水務(wù)局、國土局等單位聯(lián)合執(zhí)法，對部門下屬的處、所、站、閘開展下跨一級執(zhí)法檢查，有效促進(jìn)了基層單位檔案工作規(guī)范化建設(shè)。市政府《政務(wù)督查》對市、鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)年度檔案執(zhí)法檢查情況進(jìn)行通報(bào)。

變事后為事前，把握檔案規(guī)范化管理的主動(dòng)權(quán)。聯(lián)合相關(guān)部門提前介入執(zhí)法，把問題解決在萌芽之中。比如土地確權(quán)檔案工作，東臺市檔案局在推進(jìn)過程中，與市委農(nóng)辦聯(lián)合，及早外出學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，共同研究省農(nóng)委、省檔案局聯(lián)合印發(fā)的實(shí)施辦法文件要點(diǎn)，明確任務(wù)，定期召開督查例會，派出專人全程指導(dǎo)，確保全市確權(quán)檔案工作與確權(quán)工作同步實(shí)施、同步驗(yàn)收。目前，全市14個(gè)鎮(zhèn)、304個(gè)村居、3004個(gè)村民小組、25萬戶農(nóng)戶、120萬畝土地的確權(quán)登記頒證檔案率先通過省和鹽城市驗(yàn)收并全部進(jìn)館。