IS09000在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用的必要性與可行性

摘 要：本文針對(duì)ISO9000在檔案管理方面的工作，分析了其在實(shí)際應(yīng)用中起到的必要作用及可行性，最后歸納形成在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)下實(shí)施檔案管理的方法流程，目的是對(duì)檔案管理中存在的一些問(wèn)題提供解決方案，對(duì)在今后的檔案管理中具有重要的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：IS09000；企業(yè)檔案管理；應(yīng)用；必要性；可行性

在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，企業(yè)檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。為了更好的開(kāi)發(fā)利用檔案資源，發(fā)展企業(yè)的品牌影響，提升經(jīng)濟(jì)效益、確立一種適合企業(yè)的檔案管理方案十分必要。從ISO9000在全球范圍內(nèi)的實(shí)踐結(jié)果可以看出，實(shí)施這一標(biāo)準(zhǔn)可以對(duì)各個(gè)行業(yè)的質(zhì)量、效率和競(jìng)爭(zhēng)力有效提升，另外，它也對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的增值和企業(yè)的檔案工作發(fā)揮了重要的引導(dǎo)作用。

一、ISO9000的特點(diǎn)

1）適用于提供所有產(chǎn)品類別、不同規(guī)模和各種類型的組織，并可根據(jù)組織及其產(chǎn)品的特點(diǎn)對(duì)不適用的質(zhì)量管理體系要求進(jìn)行刪減。

2）采用“以過(guò)程為基礎(chǔ)的質(zhì)量管理體系模式”，強(qiáng)調(diào)質(zhì)量管理體系是由相互關(guān)聯(lián)和相互作用的過(guò)程構(gòu)成的一個(gè)系統(tǒng)，特別關(guān)注過(guò)程之間的聯(lián)系和相互作用，標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的邏輯性更強(qiáng)，相關(guān)性更好。

3）強(qiáng)調(diào)質(zhì)量管理體系只是組織管理體系的一個(gè)組成部分，標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容充分考慮了與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)的相容性。

4）更注重質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)改進(jìn)，減少了對(duì)形成文件的程序的強(qiáng)制性要求。除了滿足標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的需要有的質(zhì)量管理體系文件外，組織可以根據(jù)其自身的產(chǎn)品和過(guò)程的特點(diǎn)，結(jié)合其實(shí)際運(yùn)作能力和管理水平，確定其策劃、實(shí)施運(yùn)行、控制質(zhì)量管理體系過(guò)程所需的文件。

5）質(zhì)量管理體系要求（ISO9001）和質(zhì)量管理體系業(yè)績(jī)改進(jìn)指南（ISO9004）兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容更加和諧統(tǒng)一，使它們成為一對(duì)協(xié)調(diào)一致的標(biāo)準(zhǔn)。

二、IS09000在企業(yè)檔案管理應(yīng)用中的可行性

1.ISO9000和企業(yè)檔案管理兩者間的共同點(diǎn)

“企業(yè)檔案”的定義是指企業(yè)的各項(xiàng)記錄，這些記錄是企業(yè)在進(jìn)行產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷、技術(shù)、質(zhì)量、資產(chǎn)、勞動(dòng)人事、資金等的管理及其他活動(dòng)中形對(duì)企業(yè)的發(fā)展有積極意義的記錄。

ISO9000在本質(zhì)上也是對(duì)種種活動(dòng)的各種記錄要求，它包括歸檔在工作過(guò)程中形成的各種文件，進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，并且檢查文件的編制程序等。

2.實(shí)踐過(guò)程中的可行性

ISO9000質(zhì)量管理模式是基于對(duì)達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的微觀控制，對(duì)工作過(guò)程進(jìn)行管理的體系，它強(qiáng)調(diào)的是過(guò)程。所以，過(guò)程管理是對(duì)最終的產(chǎn)品進(jìn)行全過(guò)程的控制，加強(qiáng)管理，確保能夠監(jiān)控所有過(guò)程質(zhì)量管理，尤其是對(duì)能夠影響最終成果的部分進(jìn)行監(jiān)測(cè)、糾錯(cuò)、修正、反饋，從根本上消除因?yàn)楣芾砩系牟徽_而產(chǎn)生的不良后果。因此，在工作過(guò)程中，檔案管理才能夠在ISO9000的標(biāo)準(zhǔn)下通過(guò)高質(zhì)量的管理來(lái)對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展進(jìn)行服務(wù)，讓各方面工作形成一個(gè)整體。

三、實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)下的檔案管理

1.體制系統(tǒng)文件的編寫(xiě)

如果要建立和運(yùn)行質(zhì)量管理體系就必須制定各類制度與手冊(cè)，這些制度通常應(yīng)包括以下幾點(diǎn)：（1）明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限；（2）依據(jù)文件來(lái)源、種類進(jìn)行歸檔；（3）檔案文件的借閱記錄和最終的處置辦法進(jìn)行歸檔；（4）針對(duì)文件的收集過(guò)程進(jìn)行歸檔；（5）事先做好檔案文件的備份以及檔案管理工作的有關(guān)內(nèi)容和記錄，以防損毀、遺失。而且相關(guān)制度和手冊(cè)的制定必須依據(jù)檔案工作流程梳理的結(jié)果，以此為前提，并且要結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，以實(shí)際為基礎(chǔ)，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，在體系文件中加入成熟的措施和建議，最終形成合適的制度。

2.關(guān)注質(zhì)量體系的運(yùn)行

全員培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后可以開(kāi)始運(yùn)行質(zhì)量體系，值得注意的是必須以體系文件作為基本依據(jù)。首先保障各項(xiàng)工作充分落實(shí)。全面質(zhì)量監(jiān)管的全過(guò)程就是“計(jì)劃”、“執(zhí)行”、“檢查”、“行動(dòng)”這樣一個(gè)循環(huán)。檢查反饋是重中之重。檔案管理工作的有序開(kāi)展只有通過(guò)不斷的檢查，對(duì)管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行反饋和解決才能得到保障。

3.全員培訓(xùn)活動(dòng)十分必要

ISO9000質(zhì)量管理體系的引入存在以下幾點(diǎn)，首先培訓(xùn)必須以結(jié)果為重，要全面且細(xì)致地了解貫徹這一體系標(biāo)準(zhǔn)，解決在思想認(rèn)識(shí)方面存在的問(wèn)題，必須引起對(duì)這一體系重視。其次，根據(jù)制定的要求，對(duì)全員培訓(xùn)，貫徹落實(shí)制度標(biāo)準(zhǔn)，讓全員對(duì)檔案管理的規(guī)章制度有充分認(rèn)識(shí)。

4.評(píng)審管理結(jié)果

管理評(píng)審分為內(nèi)審與外審。一般情況下企業(yè)必須保證每年內(nèi)審兩次，外審一次。內(nèi)審為自審，自己反思自己不足之處，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。外審具有開(kāi)放性，不應(yīng)包庇、隱瞞，旨在通過(guò)外部力量發(fā)現(xiàn)內(nèi)部存在問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)工作的不斷進(jìn)步改善。

評(píng)審分為內(nèi)審與外審。一般情況下企業(yè)必須保證每年一次內(nèi)審、一次管理評(píng)審，外審一次。企業(yè)內(nèi)審和管理評(píng)審為自審，自己反思自己不足之處，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。外審具有開(kāi)放性，不應(yīng)包庇、隱瞞，旨在通過(guò)外部力量發(fā)現(xiàn)內(nèi)部存在問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)工作的不斷進(jìn)步改善。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，ISO9000是一項(xiàng)成功的實(shí)踐，它對(duì)全球范圍內(nèi)的企業(yè)在檔案管理方面的工作具有很大的積極意義。首先，檔案本質(zhì)上就是ISO9000質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)；從另一個(gè)層面上說(shuō)它的運(yùn)用使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。運(yùn)用ISO9000的企業(yè)檔案管理還在持續(xù)改進(jìn)、不斷完善中，在不久的將來(lái)必將對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。

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作者簡(jiǎn)介：

陳曉穎（1980.12—），女，漢族，河北省唐山市人，本科，中級(jí)工程師，研究方向：質(zhì)量管理、ISO9000

（作者單位：北京三興汽車有限公司）