何丹

摘要：本文論述了如何從優(yōu)化投標(biāo)資源、明確各職能部門分工、加強(qiáng)投標(biāo)過程控制、利用有效溝通、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面確保城市軌道交通車輛投標(biāo)過程的順利、有效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：投標(biāo);資源;分工;控制;溝通;經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

一、前言

隨著全國主要城市紛紛加大軌道交通的建設(shè)力度以及軌道交通行業(yè)的迅速發(fā)展，國內(nèi)軌道車輛制造企業(yè)迎來了巨大的發(fā)展機(jī)遇，但在同行業(yè)之間也存在著激烈的競爭。如何通過公開投標(biāo)的形式來參與車輛采購項(xiàng)目的招標(biāo)，進(jìn)行有效規(guī)范的投標(biāo)使車輛制造企業(yè)獲得車輛的供貨合同，擴(kuò)大企業(yè)的業(yè)務(wù)，維護(hù)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。

二、優(yōu)化公司投標(biāo)資源

（一）軌道交通車輛投標(biāo)過程

城市軌道交通車輛項(xiàng)目的投標(biāo)過程主要指從市場調(diào)研到投標(biāo)項(xiàng)目簽訂合同的整個過程，具體包括：市場調(diào)研、預(yù)投標(biāo)、投標(biāo)、合同談判四個階段。每一階段都涉及到多個部門的多種工作，因此優(yōu)化公司內(nèi)部投標(biāo)資源，各部門指派滿足投標(biāo)成員能力要求的人員組成項(xiàng)目投標(biāo)組牽頭負(fù)責(zé)整個投標(biāo)活動。

（二）投標(biāo)組

投標(biāo)組由企業(yè)里的市場部來牽頭組建，該投標(biāo)組是由各相關(guān)職能部門的人員組成的跨部門組織，負(fù)責(zé)在投標(biāo)的各個階段進(jìn)行項(xiàng)目評估、分析，制定投標(biāo)策略和編制投標(biāo)文件，完成本部門需要提供的支持工作。投標(biāo)組在項(xiàng)目投標(biāo)階段由市場部統(tǒng)一管理。投標(biāo)組的成員在執(zhí)行自己投標(biāo)工作的同時要及時向自己的主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、投標(biāo)經(jīng)驗(yàn)豐富的投標(biāo)組成員可以在原材料采購、技術(shù)方案、節(jié)約成本、控制預(yù)算等方面提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，有利于投標(biāo)活動及時、高效的完成。

三、明確各職能部門分工

在投標(biāo)過程中，各職能部門需在各自工作分工基礎(chǔ)上給予投標(biāo)活動全力支持。

市場部牽頭組織城市軌道交通車輛投標(biāo)活動，在投標(biāo)過程中作為與客戶及其代理聯(lián)系的唯一接口。進(jìn)行前期市場調(diào)研;負(fù)責(zé)組織成立投標(biāo)組并對其進(jìn)行管理;負(fù)責(zé)編制相關(guān)審批文件，制定投標(biāo)工作分工表，制定投標(biāo)文件總體結(jié)構(gòu)和投標(biāo)時間計劃;負(fù)責(zé)組織投標(biāo)組和投標(biāo)審核組對招標(biāo)文件進(jìn)行審核和投標(biāo)文件最終總體審核;控制投標(biāo)過程的進(jìn)度及投標(biāo)文件的質(zhì)量，進(jìn)行投標(biāo)文件的最終匯總和制作;負(fù)責(zé)投標(biāo)方案商務(wù)部分的制作;負(fù)責(zé)牽頭組織合同談判，與客戶簽訂合同/協(xié)議。

技術(shù)部在投標(biāo)階段負(fù)責(zé)招標(biāo)文件技術(shù)要求逐條響應(yīng)、產(chǎn)品定義、技術(shù)材料清單、技術(shù)方案和供應(yīng)商技術(shù)要求的制定、投標(biāo)文件技術(shù)部分的編制和審核，并為其它相關(guān)部門提供所需的技術(shù)支持。

財務(wù)控制部負(fù)責(zé)建立投標(biāo)過程中的價格計算模型（包括審批用的計算模型、各部門投標(biāo)費(fèi)用計算模型1;匯總各部門的預(yù)算和材料成本，并依此編制提交給客戶的價格方案;向公司高層提供實(shí)時價格信息;負(fù)責(zé)與投標(biāo)工作有關(guān)的財務(wù)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)備和處理，并負(fù)責(zé)審核招標(biāo)文件中的合同條款。

采購部負(fù)責(zé)提供材料成本清單、供應(yīng)商信息和與供應(yīng)商有關(guān)的資料，負(fù)責(zé)供應(yīng)商評審和分包方案以及國產(chǎn)化方案的制定等。

項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)部各相關(guān)部門進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險分析、評估并形成綜合風(fēng)險評估報告;編制項(xiàng)目進(jìn)度表并提供審批文件的相關(guān)輸入，起草項(xiàng)目管理文件以及協(xié)助其它部門完成與項(xiàng)目執(zhí)行有關(guān)的投標(biāo)文件等。

質(zhì)量部負(fù)責(zé)投標(biāo)文件中質(zhì)量保證部分的編寫;負(fù)責(zé)向市場部提交各種質(zhì)量證明文件。

各職能部門間高效完成各自投標(biāo)工作中的任務(wù)，緊密配合才能保證項(xiàng)目投標(biāo)工作按計劃完成。

四、加強(qiáng)投標(biāo)過程控制

（一）投標(biāo)過程的進(jìn)度控制

投標(biāo)活動的時間概念相比其他活動來講是很強(qiáng)的。投標(biāo)文件的遞交日期是固定不變的，并且已在招標(biāo)文件中明確注明。投標(biāo)小組根據(jù)此日期節(jié)點(diǎn)來編制投標(biāo)工作進(jìn)度計劃，根據(jù)招標(biāo)文件中規(guī)定的投標(biāo)文件應(yīng)具備的結(jié)構(gòu)內(nèi)容來編制投標(biāo)文件結(jié)構(gòu)列表。根據(jù)招標(biāo)文件的具體要求以及以往投標(biāo)工作的經(jīng)驗(yàn)，將所有投標(biāo)工作所必需的活動全面列舉出來，然后按照各項(xiàng)活動的先后順序和相互聯(lián)系關(guān)系排序，根據(jù)開標(biāo)日期和以往做投標(biāo)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，將時間從開標(biāo)日往前倒推到現(xiàn)在，然后對各個活動的歷時進(jìn)行估算，再根據(jù)總體歷時按比例分配從投標(biāo)啟動到投標(biāo)截止日期這段時間。這樣，在投標(biāo)進(jìn)度計劃表中既標(biāo)明了投標(biāo)活動的內(nèi)容，又標(biāo)記了每項(xiàng)活動的完成期限。

（二）投標(biāo)過程的報價控制

投標(biāo)報價是車輛采購項(xiàng)目投標(biāo)文件中的重要組成部分，也是投標(biāo)工作的重要工作環(huán)節(jié)。

投標(biāo)價格和車輛成本、投標(biāo)預(yù)算是分不開的。投標(biāo)過程的報價控制就是力求投標(biāo)成本和車輛成本在保證完成任務(wù)的情況下最小化，既要考慮全面避免漏報又要使車輛成本和投標(biāo)成本盡量最小。只有保證項(xiàng)目投標(biāo)的總體成本盡量小，才能保證我們的投標(biāo)報價具有競爭力，對項(xiàng)目中標(biāo)才有利。

投標(biāo)報價控制工作的重點(diǎn)是對車輛原材料的成本控制。原材料的成本控制主要由采購部來負(fù)責(zé)。采購部首先要篩選合格的零部件供應(yīng)商，然后對主要零部件向供應(yīng)商進(jìn)行詢價，并和供應(yīng)商就價格進(jìn)行談判，用盡量低的價格采購這些零部件，這樣就使得原材料的成本做到最小化。通過這些途徑和方法使得整個投標(biāo)報價具有競爭力。

五、溝通

投標(biāo)工作的溝通不僅包括企業(yè)內(nèi)部投標(biāo)參與人員之間的溝通，還包括和企業(yè)外部（如外方技術(shù)支持和供應(yīng)商等）之間的信息溝通。參與投標(biāo)的每一個人都必須做好傳送和接收信息的準(zhǔn)備。要清楚自己在何時，需要何種信息，或者需要向別人提供何種信息，并確定信息提供的方法。

投標(biāo)工作中與業(yè)主或招標(biāo)代理的溝通一般通過企業(yè)市場部來進(jìn)行，這一接口將實(shí)行統(tǒng)一管理和控制，避免多重接口，否則可能會擾亂整個投標(biāo)工作。

六、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

投標(biāo)公示/合同簽訂后，企業(yè)市場部對整個投標(biāo)過程進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，參與項(xiàng)目投標(biāo)的各相關(guān)職能部門對整個投標(biāo)過程給出經(jīng)驗(yàn)總結(jié)教訓(xùn)，市場部負(fù)責(zé)牽頭匯總，對于總結(jié)出的有益經(jīng)驗(yàn)將在下一個投標(biāo)項(xiàng)目中給予應(yīng)用，并作為參考，對后續(xù)的投標(biāo)項(xiàng)目具有指導(dǎo)意義。

七、結(jié)束語

城市軌道交通車輛項(xiàng)目的投標(biāo)是一項(xiàng)復(fù)雜的活動，其中的每一個工作環(huán)節(jié)都相互影響，且直接影響著投標(biāo)工作的順利進(jìn)行。因此，有效調(diào)動、分配和利用資源，加強(qiáng)控制投標(biāo)過程，緊密協(xié)作，不斷積累和改進(jìn)工作方法，都將有利于贏得項(xiàng)目投標(biāo)，為企業(yè)獲得更多供貨合同，保持企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。