城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)策探討

范增山　馮世超

摘 要：伴隨當(dāng)前科技技術(shù)發(fā)展的速度不斷加快，電子信息技術(shù)被有效的應(yīng)用社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展當(dāng)中，并且取得了非常良好的效果。電子文件的收取與歸檔對(duì)豐富城建檔案信息資源、提升城建檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化具有非常重要的意義。本文首先對(duì)城建檔案電子文檔歸檔制約性因素進(jìn)行了分析，然后重點(diǎn)對(duì)城建檔案電子文檔歸檔制約性因素解決策略進(jìn)行了探討，希望對(duì)我國(guó)城建檔案的歸檔工作提供參考。

關(guān)鍵詞：城建檔案;電子文檔;影響因素

當(dāng)前電子文檔在收取和歸類(lèi)的工作當(dāng)中，所面臨的文件丟失與失真的風(fēng)險(xiǎn)，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)的文件風(fēng)險(xiǎn)性要高很多。所以說(shuō)，與其形成積累和歸檔的程序方面顯得更加的復(fù)雜，并且在工作技術(shù)方面要求更高。當(dāng)前，在我國(guó)各地的城建檔案的管理部門(mén)當(dāng)中，對(duì)檔案的驗(yàn)收工作主要表現(xiàn)在紙質(zhì)的內(nèi)容方面。伴隨當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的速度不斷加快，相關(guān)的管理法律法規(guī)不斷的出臺(tái)，對(duì)電子文檔的歸檔工作的管理要求也在不斷的上升，同時(shí)也對(duì)歸檔文檔的必要性和可行性的要求越來(lái)越高。電子文件歸檔，就是通過(guò)信息數(shù)字設(shè)備環(huán)境的有效生成，通過(guò)計(jì)算機(jī)的讀取、處理以及電子傳送的方式，將相關(guān)的文件實(shí)施歸檔工作，這種歸檔技術(shù)已經(jīng)逐漸的被使用到社會(huì)中的各行各業(yè)當(dāng)中，尤其在城市建設(shè)規(guī)劃管理部門(mén)當(dāng)中，對(duì)這種電子檔案的歸檔使用更加的常見(jiàn)，因此，對(duì)城建檔案電子文件歸檔的制約因素進(jìn)行分析，并且針對(duì)性的提出解決的策略是非常重要的工作。

1.城建檔案電子文檔歸檔制約性因素分析

1.1 傳統(tǒng)管理理念形成制約性

由于傳統(tǒng)的檔案管理方式，在檔案管理人員的心理已經(jīng)形成了一種固有的模式，并且這種工作的習(xí)慣很難加以轉(zhuǎn)變，這是對(duì)當(dāng)前電子文件進(jìn)行歸檔的基本要素。傳統(tǒng)形式下的紙質(zhì)檔案的收取與歸檔體制發(fā)展了非常長(zhǎng)的時(shí)間，在整個(gè)體系當(dāng)中所涉及到的各個(gè)部門(mén)也是比較多的。不管是在整體的設(shè)計(jì)、建立、管理以及驗(yàn)收等相關(guān)部門(mén)，已經(jīng)完全適應(yīng)了這種傳統(tǒng)形式下的運(yùn)作方式。在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔之后，傳統(tǒng)的工作方式正在被現(xiàn)代化的科技技術(shù)所代替，這就需要在相關(guān)工作人員的思維觀念上做出基礎(chǔ)性的轉(zhuǎn)變，這樣才可以有效的實(shí)施電子檔案的歸檔管理工作[1]。

1.2 方案可操作性的限制

為了有效的推動(dòng)城建檔案電子文檔工作的效率，從建設(shè)部門(mén)到各個(gè)省市的城建檔案的管理單位，都需要依照相關(guān)檔案的管理法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行研究，同時(shí)還有效的制定出了一系列的規(guī)章制度和操作的方法。但是在實(shí)際的工作當(dāng)中發(fā)現(xiàn)了，這種歸檔工作水平和現(xiàn)實(shí)工作存在一定的差異性，外加上相互之間缺少有效的溝通能力，全國(guó)各地在實(shí)施電子檔案的歸類(lèi)工作的標(biāo)準(zhǔn)，都存在一定的差異性，并且還會(huì)存在管理體制不統(tǒng)一的情況，同時(shí)相互之間的有效溝通次數(shù)非常少，最終形成了很多不必要的重復(fù)性的工作。比如在建設(shè)部當(dāng)中的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》當(dāng)中 就規(guī)定了“電子檔案的文件標(biāo)頭，必須要是三位阿拉伯?dāng)?shù)字或者是三位阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字組合而成的”，但是這種規(guī)定在不同的城市的城建檔案的管理工作當(dāng)中確實(shí)存在不同的地方，這也是形成了檔案可操作性制約的重要因素[2]。

2.城建檔案電子文檔歸檔制約性因素解決策略

2.1 投入充足的人力物力資源

在對(duì)電子檔案進(jìn)行驗(yàn)收、接受以及保管的工作當(dāng)中，對(duì)電子檔案的管理主要目的，就在于更好的運(yùn)用城建檔案本身具有的資源的優(yōu)勢(shì)性，建立起科學(xué)、真實(shí)、有效的電子檔案管理庫(kù)。因此，城建檔案在其管理部門(mén)當(dāng)中，除了要配備必要的計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，還必須要對(duì)其中的信息管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，不斷的增加接受和調(diào)閱電子檔案的功能模式，同時(shí)將接收檔案的電子檔案目錄數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確的導(dǎo)入到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，對(duì)電子文件信息準(zhǔn)確的保存到本地的服務(wù)器當(dāng)中，提供出了在線信息提取和閱讀功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)城建的電子檔案的在線管理和集中性管理。當(dāng)然，這種工作模式還是不能完全的適用在電子文件的歸檔工作當(dāng)中，這就需要投入到其中大量的人力和物理來(lái)對(duì)其進(jìn)行技術(shù)方面的改造，實(shí)現(xiàn)對(duì)城建電子檔案的歸檔管理[3]。

2.2 加快測(cè)試點(diǎn)的有效推廣

當(dāng)前在很多方面的研究成果，其中主要的工作內(nèi)容集中在原則、模式以及理論方法等方面，在實(shí)際的使用過(guò)程當(dāng)中很難進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化。因此，在實(shí)際的研究過(guò)程當(dāng)中，需要具有重點(diǎn)性、針對(duì)性和比較深入性的進(jìn)行工作調(diào)整，同時(shí)在前期的準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及最后的驗(yàn)收方面的工作上，對(duì)其中不同的極端當(dāng)中所產(chǎn)生的電子文檔實(shí)施編制，并且通過(guò)報(bào)告管理流程的操作特點(diǎn)，要求城建檔案的管理部門(mén)實(shí)施有效的組織和領(lǐng)導(dǎo)，并且對(duì)其中的所研究的文獻(xiàn)接收文檔試點(diǎn)工作進(jìn)行規(guī)定，有效的對(duì)城建電子文件實(shí)施管理和歸檔。

2.3 展開(kāi)技術(shù)攻關(guān)和解決數(shù)據(jù)關(guān)鍵技術(shù)

從技術(shù)發(fā)揮在那的角度上來(lái)講，電子文件檔案在進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)變、數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存以及真實(shí)的課程鑒定等技術(shù)環(huán)節(jié)方面，其中涉及到了很多個(gè)方面的技術(shù)領(lǐng)域，并且其中所覆蓋的知識(shí)量已經(jīng)擴(kuò)展到個(gè)人、單位的整體掌控程度，因此，建議相關(guān)的城建管理結(jié)構(gòu)必須要設(shè)立起多種不同形式聯(lián)合的攻關(guān)方式，和科研院校、相關(guān)專(zhuān)業(yè)單位展開(kāi)聯(lián)合性的工作，不蹲啊的推動(dòng)電子檔案歸檔的關(guān)鍵性技術(shù)問(wèn)題[4]。

3.結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)本文對(duì)城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)策的分析和探討，可以看出電子檔案的歸檔管理，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔管理更加具有效率性和準(zhǔn)確性，但是在在文檔安全性以及實(shí)施的統(tǒng)一性方面還是存在一定的欠缺，因此，必須要對(duì)這方面的問(wèn)題加以解決，不斷加大對(duì)電子歸檔工作的人力物力投資力度，保證文檔在歸檔過(guò)程當(dāng)中的安全性，這對(duì)我國(guó)城建發(fā)展工作起到了保障性的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]王菊秋.城建檔案電子文件歸檔的制約因素分析及策略探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）：126+140.

[2]阮舒殊.城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)策[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2016，23（06）：397+399.

[3]劉靜.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)策[A].中國(guó)檔案學(xué)會(huì).檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展：新環(huán)境? 新理念? 新技術(shù)——2008年檔案工作者年會(huì)論文集（上冊(cè)）[C].中國(guó)檔案學(xué)會(huì)：，2008：5.

[4]劉靜，朱衛(wèi)鋒.淺析城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)策[J].上海城市規(guī)劃，2007（04）：41-43.