優(yōu)化城建檔案管理模式的幾點(diǎn)分析

羅彩君　秦棟陽(yáng)

摘 要：針對(duì)城建檔案管理模式的優(yōu)化，做了簡(jiǎn)單的分析。新時(shí)期，城建檔案管理工作發(fā)生了極大的變化，工作要求不斷增加。采取傳統(tǒng)的管理模式，已經(jīng)難以滿足工作實(shí)際需求?；诖?，需要積極優(yōu)化城建檔案管理模式，探索有效的管理模式，提升檔案管理工作水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理模式;信息化;數(shù)字化

近年來(lái)，全國(guó)各地區(qū)紛紛建立城建檔案管理館。部分發(fā)達(dá)城市開(kāi)始推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)以及聲像等工作，獲得了不錯(cuò)的成效，提高了城建檔案管理工作的信息化水平。不過(guò)從工作實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，受到體制因素和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)權(quán)限等的影響，部分城建檔案沒(méi)有接收進(jìn)館。管理工作還存在著諸多問(wèn)題，因此需要不斷優(yōu)化城建檔案管理模式。

1 現(xiàn)行城建檔案管理模式的弊端

隨著城市建設(shè)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)張，使得城建檔案管理工作范圍不斷擴(kuò)大，管理內(nèi)容不斷增加，然而城建檔案管理內(nèi)容卻沒(méi)有隨之變化，種類(lèi)甚至不斷萎縮。此背景下，采取分散管理模式，雖然注重了縱向領(lǐng)導(dǎo)以及指導(dǎo)關(guān)系，但是造成了信息封閉，部門(mén)之間交流差，未能實(shí)現(xiàn)信息互通。具體體現(xiàn)如下：1）數(shù)字化建設(shè)工作火熱。2）城建檔案館訪客數(shù)量少。高投入低產(chǎn)出的情況，違背了城建檔案管理工作開(kāi)展的宗旨，反映了城建檔案管理模式的不足。

2 城建檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)

信息化背景下，城建檔案管理模式發(fā)展，朝向圖文雙向可視化管理方向發(fā)展。具體體現(xiàn)在以下方面：

2.1 信息資源的整合

城建檔案管理信息化模式下，信息資源的整合是主要特征。從當(dāng)前城建檔案管理模式來(lái)說(shuō)，檔案集中管理不夠深入。對(duì)于管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，今后仍舊以城建檔案為主，借助豐富的資源，強(qiáng)化和規(guī)劃部門(mén)、土地部門(mén)等的合作，依托GIS平臺(tái)，以地理位置為數(shù)據(jù)集成點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃審批檔案以及房產(chǎn)檔案等的高度集成，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)廣義層面的集中管理。依托信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多地域、多來(lái)源的檔案資源有效共享，提高城建檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.2 機(jī)構(gòu)組合方式調(diào)整

目前，檔案管理體制試點(diǎn)改革已經(jīng)進(jìn)入深化階段。其特色之一是，將城建檔案館與檔案局合并，在行政體制上，實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案的集中管理。在2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》強(qiáng)調(diào)，要“統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)設(shè)置并嚴(yán)格審批建立同級(jí)專(zhuān)業(yè)檔案館，并且對(duì)檔案接收范圍，提出了具體要求，進(jìn)而避免重復(fù)建設(shè)，造成資源浪費(fèi)和分散。對(duì)于有條件的國(guó)家綜合檔案館，通過(guò)整合檔案目錄以及檔案信息等形式，進(jìn)行檔案資源整合?；诖耍墙n案管理機(jī)構(gòu)組合，將會(huì)帶來(lái)檔案管理模式的變革。

3 城建檔案管理模式的優(yōu)化策略

3.1 職能重分

隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的萎縮，國(guó)家權(quán)利在各個(gè)領(lǐng)域有限下放，越來(lái)越多的社會(huì)組織形式，比如檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，包括協(xié)會(huì)興辦和學(xué)會(huì)興辦的，使得檔案管理活動(dòng)呈現(xiàn)多元化局面。局館合一的體制逐漸被打破。依據(jù)大部制的目標(biāo)趨勢(shì)，城建檔案行政管理職能也可以歸并，并且城建檔案行政管理職能逐漸弱化，朝向宏觀管理方向發(fā)展，比如依法監(jiān)管。綜合檔案館的建設(shè)，還原其公益事業(yè)單位的服務(wù)職能。無(wú)論城建檔案館是吸納，還是設(shè)立分館或者分支機(jī)構(gòu)，其職能都是公益事業(yè)單位[1]。

3.2 推動(dòng)信息化管理發(fā)展

首先，要增強(qiáng)城建檔案管理人員的信息化意識(shí)。對(duì)于城建檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要樹(shù)立持續(xù)發(fā)展理念，積極轉(zhuǎn)變管理觀念，不斷創(chuàng)新管理模式，提高管理隊(duì)伍的水平，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和智能化的統(tǒng)一，走現(xiàn)代化發(fā)展道路。不斷提高城建檔案管理水平，進(jìn)而滿足新時(shí)期政府相關(guān)部門(mén)以及社會(huì)公眾對(duì)城建檔案信息的需求，充分發(fā)揮城建檔案的利用價(jià)值，增強(qiáng)城建檔案的影響力。

其次，要積極開(kāi)展城建檔案信息化建設(shè)。在具體工作中，要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，利用聲像技術(shù)和掃描技術(shù)等，完善檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。建立電子文件，按照系統(tǒng)化組織原則，構(gòu)建檔案信息資源庫(kù)。除此之外，要積極開(kāi)展文件檔案的網(wǎng)站信息建設(shè)。依托公共網(wǎng)站的建設(shè)，采取網(wǎng)頁(yè)或者連接的方式，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化使用和管理。

最后，要完善管理體系。信息化背景下，城建檔案管理實(shí)施信息化模式，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，有著較高的要求。為了避免出現(xiàn)信息泄漏或者數(shù)據(jù)被篡改等問(wèn)題，要完善管理體系，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理的安全性。在具體工作中，要實(shí)現(xiàn)有紙化和無(wú)紙化的充分結(jié)合。對(duì)電子文檔，要及時(shí)進(jìn)行歸檔整理，保證檔案信息有效和完整的保存。除此之外，充分利用安全技術(shù)，做好檔案信息安全管理工作。在實(shí)際工作中，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)信息備份，保證信息的安全性[2]。

3.3 強(qiáng)化部門(mén)的溝通

若想提高城建檔案管理水平，需要相關(guān)部門(mén)的積極配合，共同做好檔案管理工作。這需要強(qiáng)化部門(mén)的溝通，搭建良性溝通平臺(tái)，做好城建檔案管理各項(xiàng)工作，包括城建檔案資料的收集和整理等。通過(guò)構(gòu)建信息化交流平臺(tái)，集成土地部門(mén)和規(guī)劃部門(mén)等，實(shí)現(xiàn)其和城建檔案管理部門(mén)的有效溝通，進(jìn)而保證各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。在實(shí)際工作中，打破信息壁壘，提高城建檔案工作質(zhì)量和效率，推動(dòng)城建檔案管理發(fā)展。

3.4 提高城建檔案管理水平

對(duì)于城建檔案管理模式的不斷優(yōu)化，需要提高管理工作水平。推行基于GIS系統(tǒng)的城建檔案管理模式，創(chuàng)新檔案服務(wù)，利用信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案網(wǎng)絡(luò)歸檔服務(wù)，推動(dòng)城建檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展。在實(shí)際工作中，依托GIS系統(tǒng)，整合城建檔案數(shù)據(jù)信息，積極開(kāi)發(fā)可視化城建檔案服務(wù)產(chǎn)品，為城市規(guī)劃以及建設(shè)，提供決策支持。從實(shí)踐效果來(lái)說(shuō)，實(shí)行信息化管理模式，不僅能夠提高工作效率和資源利用率，還能夠簡(jiǎn)化工作流程[3]。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于城建檔案管理模式的優(yōu)化，需要從各個(gè)方面入手。通過(guò)職能重分，推動(dòng)信息化管理發(fā)展，強(qiáng)化部門(mén)的溝通，提高城建檔案管理水平，進(jìn)而提升城建檔案管理工作的服務(wù)水平，更好的推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉慧，法奕.基于GIS的城建檔案圖文雙向可視化管理模式[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（1）.

[2]郭蕊.檔案管理模式變革走向分析——從試點(diǎn)改革看城建檔案管理模式變革[J].城建檔案，2016（9）：44-47.

[3]陳純蓮.信息化環(huán)境下的城建檔案管理模式分析[J].企業(yè)文化旬刊，2016（2）.