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      淺談文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性

      2019-09-10 11:55:30史紀(jì)
      名城繪 2019年9期
      關(guān)鍵詞:重要性

      史紀(jì)

      摘要:就我國目前的石油建設(shè)工程項目管理現(xiàn)狀來看,對文控信息管理的重要性仍認(rèn)識不足,能將其做好的更是寥寥無幾。石油建設(shè)工程項目更為注重現(xiàn)場的管理和控制,對于文控信息的管理和控制總是被疏忽。本文先對文件控制的概念進行闡述,并對于文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性進行分析,并針對石油項目的綜合管理提出了自己的意見,僅供各位同仁們參考。

      關(guān)鍵詞:文控信息管理;石油建設(shè)工程項目管理;重要性

      隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展,不斷完善市場競爭機制,已經(jīng)成為市場經(jīng)濟的必然要求。目前,競爭機制已經(jīng)進入了各個領(lǐng)域,在石油建設(shè)工程項目管理方面也是這樣。隨著石油建設(shè)工程項目日益國際化,競爭更擴大為全球性競爭,項目管理便顯得更為重要。石油建設(shè)工程項目實行科學(xué)管理,能促進市場經(jīng)濟的快速穩(wěn)定的發(fā)展。而市場經(jīng)濟的良好穩(wěn)定的發(fā)展又為石油建設(shè)工程項目管理科學(xué)化提供了良好和健康的發(fā)展環(huán)境。

      一、文件與文件控制概念

      所謂文件,就是以載有各種信息表達(dá)人們思想和記錄人們活動的物品。它對企業(yè)的生產(chǎn)和產(chǎn)品質(zhì)量至關(guān)重要。適宜的文件對達(dá)到所要求的產(chǎn)品質(zhì)量,評價質(zhì)量體系以及質(zhì)量持續(xù)改進是必不可少的。文件是企業(yè)科研,生產(chǎn)和經(jīng)營活動中指導(dǎo)人們行為的依據(jù)。文件控制是指對文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識、回收和作廢等全過程活動的管理,目的是確保文件的使用現(xiàn)場獲得有關(guān)文件的適用版本,防止使用作廢文件。

      二、文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性

      上文筆者簡單闡述文控信息管理的概念,筆者將在下文從文控信息為石油建設(shè)項目管理提供了最直接的依據(jù);石油建設(shè)項目管理的特點決定了文控信息的重要性;文控信息可以有效規(guī)避石油項目建設(shè)風(fēng)險;文控信息管理是加強石油項目質(zhì)量控制的關(guān)鍵部分;文控信息管理是石油項目標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的來源;文控信息管理是石油項目建設(shè)科學(xué)化分析的基礎(chǔ)來說明文控信息管理在石油建設(shè)工程項目管理中的重要性。

      (一)文控信息為石油建設(shè)項目管理提供了最直接的依據(jù)

      石油項目管理的經(jīng)驗主要由兩種方式反饋保存。一種是項目管理人員的相關(guān)經(jīng)驗,能夠?qū)τ谑晚椖拷ㄔO(shè)做一個整體的把握和控制;一種是文件信息給石油項目建設(shè)作為良好的經(jīng)驗范例。相比起項目管理人員存在的可變動性,文件中的經(jīng)驗闡述更為穩(wěn)定和直觀。不管相關(guān)管理人員是否離職替換,文件中的經(jīng)驗都會被保存下來作為以后石油項目建設(shè)的重要經(jīng)驗依據(jù)。而文件中所記錄的建設(shè)經(jīng)驗由于有數(shù)據(jù)、過往資料等作證,較少存在偏誤,也沒有過多的主觀性??梢哉f,文件信息為石油建設(shè)項目管理提供了最直接的依據(jù)。

      (二)石油建設(shè)項目管理的特點決定了文控信息的重要性

      石油建設(shè)項目和普通的施工項目不同,石油建設(shè)項目管理的特點是具有較長的周期性,需要花費巨大的人力、物力、財力資源。而高投入下的建設(shè)項目,要盡可能的避免錯誤,才能減少成本支持,更好的保證項目質(zhì)量。同時,石油建設(shè)項目能夠?qū)嵤┑墓厩缚蓴?shù),公共利用的相關(guān)材料和文檔也比較少。公共經(jīng)驗難以借鑒是石油建設(shè)項目管理的特點之一。為此,各個石油項目建設(shè)公司,必須保存自己的一套可供參考的相關(guān)管理經(jīng)驗。最后,由于我國的石油建設(shè)項目相比起部分發(fā)達(dá)國家來說起步較晚,而日新月異的石油建設(shè)相關(guān)管理模式不斷的被我們國家的相關(guān)管理者所吸取。管理經(jīng)驗斷層也是我國石油項目管理的特點之一,必然要求我們做好文控信息管理工作,以減少管理模式的斷層。讓我們的石油建設(shè)管理者們能夠站在巨人的肩膀上進行石油相關(guān)管理。

      (三)文控信息可以有效規(guī)避石油項目建設(shè)風(fēng)險

      上文提到石油建設(shè)項目需要投入巨大的人力、物力、財力資源,因此有效的規(guī)避項目可能存在的建設(shè)風(fēng)險,盡可能的將風(fēng)險防范于未然,需要文控信息的管理。首先,文控信息的管理包括對于建設(shè)合同的簽署的規(guī)范。相關(guān)資料顯示石油建設(shè)項目等大型工程的糾紛比列較高。以美國為例,上年度關(guān)于石油建設(shè)項目的糾紛索賠案件就高達(dá)400項以上,其中索賠成功的比例超過90%。如此高的索賠比例,要求我們的石油建設(shè)項目文控信息管理做到對于合同簽署的可靠性,通過明確的條款,盡可能的減少合同存在的歧義,并且能夠有效的減少糾紛。同時,良好的文件信息控制,讓石油建設(shè)企業(yè)在糾紛來臨的時候也能夠拿出足夠的憑證抗擊潛在的風(fēng)險,保障企業(yè)的合法權(quán)益。

      (四)文控信息管理是加強石油項目質(zhì)量控制的關(guān)鍵部分

      由于石油建設(shè)項目是一個系統(tǒng)化、整體化的項目,涉及到管控的方方面面。特別是對于石油建筑工程項目一定要具有較好的前期設(shè)計能力,以減少可能存在事故成本。中期,文控資料的運用也能夠幫助各個部門較少事故成本,增加整個石油建設(shè)項目的可靠度。除此之外,文控信息是各個部門在石油項目中的文字資料的對接,各個部門通過對于文控信息的反饋對項目有整體性的把握。然而,由于各個部門產(chǎn)生的文字資料數(shù)量巨大,單一部門進行保管行不通。因此,只有加強文控信息管理,建設(shè)特有的文控信息管理部門,才能夠調(diào)動各個部門加強對文字資料的利用。

      (五)文控信息管理是石油項目標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的來源之一

      石油項目的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)制定,一方面來自于行業(yè)規(guī)范,一方面來自于文件資料。首先,國家制定的石油建設(shè)項目的行業(yè)規(guī)范,之所以為規(guī)范就是對于文件資料進行詳細(xì)的分析,并且得出的普遍化結(jié)論用于規(guī)范整個行業(yè)??梢哉f文控信息是石油行業(yè)規(guī)范制定的第一來源。而文件資料也就是石油項目建設(shè)企業(yè)自己對于建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的一套整體方案。文件資料的保管也是就本文所重點描述的文控管理,是對于標(biāo)準(zhǔn)化方案整理的前期準(zhǔn)備。文控信息的管理,讓企業(yè)在制定標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)方案的時候變的游刃有余,有充分的依據(jù)來源進行參考。

      三、結(jié)束語

      總而言之,有關(guān)于文控信息重要性的討論,從石油建設(shè)項目在我國推廣開來就一直存在。本文對于文控信息管理重要性的闡述,是對于文控信息管理工作延展性的探討。讓其緊跟項目建設(shè)技術(shù)的發(fā)展和信息化的趨勢,發(fā)揮出更為重要的作用。

      參考文獻:

      [1]熊麗,張自力,石敬軒,et al.由文控信息的量化分析來解析管道EPC項目整體管理脈絡(luò)[J].中國石油石化,2017(03):107-109.

      [2]韓靜松,孫妍,關(guān)瑞宏.企業(yè)建設(shè)項目檔案工作的發(fā)展與創(chuàng)新[J].蘭臺世界,2018(S1):138-140.

      (作者單位:中國石油管道局工程有限公司第四分公司)

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