淺析科研機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目檔案管理

崔文輝

摘 要：本文較為全面的總結(jié)了科研機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目檔案管理的特點(diǎn)，詳細(xì)分析了科研機(jī)構(gòu)的科研項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)提出了行之有效的應(yīng)對(duì)策略，重點(diǎn)提出科研機(jī)構(gòu)要把科研項(xiàng)目檔案工作與科研項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程緊密結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)科研工作與檔案工作同步進(jìn)行，促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案工作制度化、科學(xué)化以及信息化管理，保證科研項(xiàng)目的圓滿完成，這樣既能得到科研成果，又可以提高科研機(jī)構(gòu)的整體競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目;檔案管理;信息化;競(jìng)爭(zhēng)力

1 科研機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目檔案管理特點(diǎn)

1.1 保密性

科研項(xiàng)目檔案是保密性很強(qiáng)的，因?yàn)榭蒲许?xiàng)目研究屬于學(xué)科前沿，其研究過(guò)程、研究成果均屬于較高密級(jí)檔案?？蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)給其充分重視，應(yīng)從立項(xiàng)到驗(yàn)收整個(gè)過(guò)程，都要投入相應(yīng)的人力、物力以及財(cái)力，要為科研項(xiàng)目研究配備專(zhuān)門(mén)的檔案室和專(zhuān)職檔案人員?？蒲袡n案的保密性工作做不好，一旦出現(xiàn)內(nèi)容或過(guò)程泄露情況，就失去了項(xiàng)目自身的研究?jī)r(jià)值，甚至損失較為嚴(yán)重，這就要求科研檔案有較強(qiáng)的保密性。

1.2 現(xiàn)實(shí)性

科研項(xiàng)目檔案歸檔之后，主要目的是為了研究、檢查等進(jìn)行查閱參考的，科研活動(dòng)的繼承性和連續(xù)性決定了科研檔案的線型效用的活躍性，科研檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)，使得科研項(xiàng)目檔案工作同科技以及生產(chǎn)活動(dòng)緊密聯(lián)系，不可分割。

1.3 專(zhuān)業(yè)性

科研項(xiàng)目檔案主要是記錄專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域、專(zhuān)業(yè)內(nèi)容性質(zhì)的內(nèi)容，是記錄相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)活動(dòng)的記錄和產(chǎn)物，是在具體專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的社會(huì)和生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科研項(xiàng)目檔案。專(zhuān)業(yè)性的特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。

1.4 成套性和階段性

科研項(xiàng)目管理是按照項(xiàng)目立項(xiàng)、研究到驗(yàn)收、推廣的順序秩序漸進(jìn)、環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)過(guò)程，在每一個(gè)過(guò)程都會(huì)形成相關(guān)的科研文檔，立項(xiàng)階段會(huì)有立項(xiàng)文檔，科研階段會(huì)形成相關(guān)的科研成果文檔，最后驗(yàn)收階段會(huì)形成驗(yàn)收文檔，這些文檔最終形成一套完整的科研項(xiàng)目檔案，它們是一個(gè)不可分割的整體，這是相對(duì)于其他檔案最鮮明的特點(diǎn)。

2 當(dāng)前科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

科研項(xiàng)目檔案管理工作主要是為了確?？蒲袡n案資料的來(lái)源、質(zhì)量以及后期的檔案利用和使用效率，搞好科研檔案的科學(xué)管理工作，充分發(fā)揮科研檔案信息的作用，為科研機(jī)構(gòu)、科研項(xiàng)目服務(wù)。管理流程是：檔案建立、檔案收集、檔案整理、檔案管理、檔案鑒定、制定檔案檢索程序、檔案資料的多方位利用。在當(dāng)前科研項(xiàng)目管理過(guò)程中，檔案管理人員基本上是按照檔案管理規(guī)定辦法來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。隨著科研項(xiàng)目的增多，科研機(jī)構(gòu)涉及的研究領(lǐng)域的擴(kuò)張，必然要求具有更高效率的科研檔案管理工作，這樣傳統(tǒng)的科研檔案管理方法和方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的需求，因此，科研檔案管理的管理方法和方式需要統(tǒng)一，需要適應(yīng)信息化的要求，將現(xiàn)有的紙制管理統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這就要求科研檔案管理要進(jìn)行變革。

2.1 對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

科研項(xiàng)目檔案管理是一個(gè)全過(guò)程的管理，并不是針對(duì)檔案結(jié)果的管理，它是從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)、組織實(shí)施、驗(yàn)收鑒定的成果申報(bào)、推廣應(yīng)用以及最后的檔案入庫(kù)的全過(guò)程管理，很多科研機(jī)構(gòu)只重視科研過(guò)程，把獲取重大成果作為首要目的，對(duì)檔案管理重視度還不夠。部分科研人員對(duì)自身科研成果進(jìn)行私自管理，不愿放到檔案管理部門(mén)，造成項(xiàng)目檔案不完整。部分檔案管理人員認(rèn)為其工作的意義和作用不大，使得他們工作中主動(dòng)性不強(qiáng)，缺乏責(zé)任心和上進(jìn)心。

2.2 科研項(xiàng)目檔案管理還不夠規(guī)范

由于管理層重視不夠，導(dǎo)致針對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)制度不夠完善，相應(yīng)辦法不夠健全，管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不夠高?，F(xiàn)有的制度規(guī)范對(duì)現(xiàn)階段的項(xiàng)目檔案管理要求已不適應(yīng)當(dāng)前的科研形勢(shì)發(fā)展，因此，勢(shì)必會(huì)影響項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性。從客觀角度來(lái)講，同樣會(huì)造成大量信息資源利用率不高，進(jìn)而影響了科研檔案管理水平。

3 科研項(xiàng)目檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策思考

3.1 提高對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理重要性認(rèn)識(shí)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，科研創(chuàng)新工作也越來(lái)越受重視，這對(duì)科研機(jī)構(gòu)而言既是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)，在這種情況下，管理層的目光不能僅僅放到項(xiàng)目的成果上，更要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。一是加強(qiáng)內(nèi)部宣傳，通過(guò)會(huì)議、日常工作、櫥窗等形式進(jìn)行宣傳教育，真正做到從檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)都能充分認(rèn)識(shí)到其重要性;二是加大對(duì)檔案管理工作的建設(shè)投入，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)要在人力、物力以及財(cái)力方面給予大力支持;三是加大培訓(xùn)力度，積極組織好檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)的教育培訓(xùn)工作，切實(shí)讓大家體會(huì)到科研項(xiàng)目檔案管理的重要性。

3.2 完善制度，規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量

檔案管理制度是衡量檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和法則，嚴(yán)密的檔案管理制度可以保證檔案的質(zhì)量和安全，檔案管理制度要滿足科研機(jī)構(gòu)科研項(xiàng)目檔案管理的需要，符合單位的實(shí)際情況，也要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程。規(guī)范、健全和完善科研項(xiàng)目檔案管理制度機(jī)制，正確掌握檔案收集、整理方法，才能確保項(xiàng)目檔案工作有章可循。要嚴(yán)格按照制度要求，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)及歸檔等，規(guī)范檔案范圍以及保密期限等相關(guān)內(nèi)容，特別是在科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)更加嚴(yán)格的把好關(guān)，按制度、流程進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收后確保檔案質(zhì)量方可執(zhí)行檔案歸檔工作。

3.3 加強(qiáng)科研項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性建設(shè)

由于科研工作不是單一的，它具有廣泛性和多元性特點(diǎn)，要求科檔案管理人員不僅要具備檔案管理相關(guān)知識(shí)，還要具備其他專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化技能。為使科研項(xiàng)目檔案管理人員掌握相應(yīng)技能、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，切實(shí)穩(wěn)定管理隊(duì)伍，一是要加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作力度，提高科研項(xiàng)目檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以及涉及的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)以及其他綜合方面的知識(shí)。二是積極在機(jī)構(gòu)內(nèi)部選拔優(yōu)秀人員，充實(shí)和健全檔案管理隊(duì)伍。三是創(chuàng)新科研項(xiàng)目檔案管理新方法，比如，成立小組，指導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)深入檔案形成部門(mén)，協(xié)助做好檔案收集、歸檔工作;將檔案管理人員納入科研項(xiàng)目研發(fā)團(tuán)隊(duì)，真正融入一線，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，培養(yǎng)他們的愛(ài)崗敬業(yè)、開(kāi)拓創(chuàng)新等高度責(zé)任心和工作作風(fēng)。

3.4 促進(jìn)科研項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，管理信息已成為當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，科研項(xiàng)目檔案管理也不例外，要想適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展，必然要摒棄原有的紙質(zhì)管理，選擇信息化管理，充分利用現(xiàn)代手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，通過(guò)便捷的信息檢索技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息資源保護(hù)好原件，滿足不同利用者對(duì)項(xiàng)目檔案的需求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息資源的共享，逐步實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化、檢索自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化、使用信息接收、存儲(chǔ)和利用的一體化。同時(shí)，科研機(jī)構(gòu)要把科研項(xiàng)目檔案的資源開(kāi)發(fā)和利用作為重中之重，加大信息存儲(chǔ)量，發(fā)揮科研項(xiàng)目檔案的最大利用率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 楊文娜.國(guó)外科研記錄與數(shù)據(jù)管理實(shí)踐對(duì)我國(guó)科研項(xiàng)目檔案管理的啟示[J].檔案學(xué)研究，2019（2）：127.

[2] 敖毅.軍隊(duì)檔案數(shù)據(jù)化芻議.上海市第七屆“3+1”檔案論壇論文集[C].世界圖書(shū)出版公司，2014（6）：360.