占里忠

摘要：新時(shí)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，開(kāi)拓了檔案事業(yè)新的局面，促進(jìn)了檔案數(shù)字化的深化變革。近年來(lái)，與現(xiàn)代化相適應(yīng)的管理制度和工作機(jī)制在基層單位逐步建立起來(lái)，推動(dòng)檔案管理工作的整體水平提升，也對(duì)歸檔工作提出了更高的要求。本文立足于基層實(shí)際，以調(diào)查數(shù)據(jù)對(duì)基層歸檔工作中存在問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并提出對(duì)策，以期提高基層檔案工作水平。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案管理;移交歸檔;對(duì)策

在我國(guó)科技水平和網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展的大背景下，檔案數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，基層檔案室的現(xiàn)存檔案數(shù)字化工作取得顯著成效，以調(diào)研物編中心綜合檔案室（以下簡(jiǎn)稱檔案室）為例，檔案室2008年取得省檔案室三級(jí)，2013年逐步推進(jìn)和開(kāi)展檔案數(shù)字化加工，截止2017年底基本完成紙質(zhì)材料移交共8個(gè)部門(mén)，占比66%，檔案數(shù)字化完成占比61%。這些表明基層單位材料歸檔工作與新形勢(shì)新任務(wù)新要求不適應(yīng)的地方還是比較突出的，也制約著檔案工作的發(fā)展。

1、基層歸檔材料管理工作的現(xiàn)狀

1.1歸檔材料延誤移交的新問(wèn)題。自2008年來(lái)，檔案室執(zhí)行《檔案交接歸檔管理規(guī)定》的要求后，按規(guī)定時(shí)限紙質(zhì)材料、照片等應(yīng)一并移交歸檔。據(jù)調(diào)查，2012年檔案室僅3個(gè)部門(mén)完成歸檔材料等移交，占比25%; 2014年僅6個(gè)部門(mén)完成歸檔材料等移交，占比50%。檔案人員兼職多、管理人員流動(dòng)大、重視程度不高、交接手續(xù)缺乏等，這是造成材料移交歸檔延誤的重要原因。

1.2歸檔材料收集不全的新矛盾。項(xiàng)目申報(bào)、業(yè)務(wù)服務(wù)、會(huì)議記錄等不同類型的材料均需日常積累收集篩選。但實(shí)際上因管理認(rèn)識(shí)不足、存放零散混亂，導(dǎo)致材料丟失、遺漏或重復(fù)的情況比較嚴(yán)重。檔案室2008 - 2017年移交歸檔材料計(jì)42000余件，其中符合要求文書(shū)檔案6677件，會(huì)計(jì)檔案1850卷，業(yè)務(wù)檔案14000件，科技檔案42卷，特種載體檔案390件。不符合歸檔材料占比25%。極大制約檔案工作開(kāi)展。

1.3服務(wù)利用水平不高的新情況。檔案管理人員要求具備一定的信息化水平，但從調(diào)查來(lái)看，基層管理不平衡，素質(zhì)參差不齊，知識(shí)技能、管理水平與新時(shí)代發(fā)展不匹配。管理系統(tǒng)不兼容，自動(dòng)化程度不高，原件查閱、手工檢索依舊占主導(dǎo)地位;檔案數(shù)字化加工跟不上需求，如2015-2017年全文掃描影像（含文書(shū)、業(yè)務(wù)、科技等）檔案僅40590頁(yè)，數(shù)據(jù)條目錄入18760條，照片390張，數(shù)字化歸檔率低，服務(wù)利用效率不高。

2、基層材料歸檔管理工作的對(duì)策

2.1高度重視檔案管理工作。基層單位在思想上高度重視，以統(tǒng)一部署、統(tǒng)一組織實(shí)施的舉措，把檔案工作列入重要議事日程，納入本單位日?？己硕讲槭马?xiàng)，并加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳教育是必要的。要明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，健全定期聽(tīng)取和及時(shí)研究部署協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題的機(jī)制，形成由上至下、層層帶動(dòng)的良好氛圍。要從資料收集、分類、歸檔、組卷、整編、移交等方面相關(guān)管理制度，對(duì)移交中有不符合要求的，應(yīng)限期整改，以檔案管理工作目標(biāo)推動(dòng)責(zé)任制層層落實(shí)。要重視檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)、現(xiàn)代化管理技能操作水平，同時(shí)強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建和營(yíng)造人才創(chuàng)新的良好環(huán)境，確保歸檔移交工作任務(wù)及時(shí)完成。

2.2嚴(yán)格歸檔材料收集程序。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案收集規(guī)定、歸檔范圍要求等落實(shí)歸檔職責(zé)，提升及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料的程序執(zhí)行力，做到認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，材料齊全完整，內(nèi)容真實(shí)有效，嚴(yán)防歸檔材料流失。強(qiáng)化部門(mén)歸檔材料收集的審查和監(jiān)管力度，推動(dòng)各部門(mén)擔(dān)當(dāng)起歸檔材料收集和整理過(guò)程中各自所對(duì)應(yīng)的職責(zé)，通過(guò)加強(qiáng)前期、過(guò)程控制，扎實(shí)做好歸檔材料收集工作，為高質(zhì)量的檔案移交打下扎實(shí)基礎(chǔ)，特別是對(duì)各部門(mén)業(yè)務(wù)知識(shí)及技能缺乏的突出問(wèn)題，要針對(duì)性地建立與之相適應(yīng)的檔案管理現(xiàn)代化的檔案人才培養(yǎng)機(jī)制，如結(jié)合開(kāi)展檔案專題培訓(xùn)、信息化課程、互動(dòng)交流等多種形式，張貼歸檔材料收集等操作流程，不斷提升專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)技能，做到歸檔材料零丟失、零遺漏。

2.3強(qiáng)化檔案數(shù)字化服務(wù)應(yīng)用。日積月累的檔案數(shù)量越來(lái)越多，亟待解決已是基層單位的共識(shí)，因此，搞好檔案數(shù)字化工作是形勢(shì)所趨。首先是要轉(zhuǎn)變理念，即實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)利用模式向現(xiàn)代利用模式轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到，檔案數(shù)字化既在有效保護(hù)檔案原件的同時(shí)，又促進(jìn)檔案服務(wù)功能提升和資源充分利用，體現(xiàn)出檔案信息資源的價(jià)值所在。其次運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)使數(shù)字化信息大量得到利用，是當(dāng)前檔案管理數(shù)字化最為突出的特點(diǎn)，這就離不開(kāi)完整的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，以及配備相應(yīng)的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備對(duì)文字、圖片、音像進(jìn)行采集和數(shù)字化加工。最后推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃需要有序?qū)嵤?，在檔案數(shù)字信息安全的基礎(chǔ)上，通過(guò)與之兼容的內(nèi)部辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文檔信息共享，切實(shí)有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也為利用者提供更加便捷服務(wù)。

3、結(jié)論

在數(shù)字化時(shí)代的今天，歸檔材料前期收集環(huán)節(jié)顯得尤為重要。鑒于此，檔案管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)學(xué)習(xí)新技能、創(chuàng)新新方法、完善制度機(jī)制等有效措施，積極走出當(dāng)前檔案工作存在的困境。

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