油田企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化

王珂瑋 衛(wèi)瑋

摘要：基于企業(yè)的立場而言，其發(fā)展直接取決于管理，良好的管理機制能夠促進(jìn)企業(yè)順暢協(xié)調(diào)的發(fā)展。對于油田企業(yè)而言，辦公室是其整個組織結(jié)構(gòu)的重要構(gòu)成，要格外強調(diào)其管理。本文圍繞油田企業(yè)辦公室這一對象探討如何做好辦公室管理工作。

關(guān)鍵詞：油田企業(yè);辦公室管理;辦公室工作

辦公室部門是協(xié)調(diào)和組織各部門活動的主體，對內(nèi)負(fù)責(zé)部門間的銜接和溝通，對外代表著企業(yè)形象。因此，辦公室管理的優(yōu)劣，直接影響著整體的內(nèi)部運轉(zhuǎn)效率和外部形象?；诖?，必須要確保辦公室管理的精準(zhǔn)有序。

1 概述油田辦公室職能

辦公室在油田企業(yè)肩負(fù)著相當(dāng)關(guān)鍵的作用，是核心的職能科室，是各部門的潤滑劑，也是內(nèi)部事務(wù)的傳聲筒，承擔(dān)著大量的事務(wù)處理工作，是管理結(jié)構(gòu)中不可缺少的組成。

油田辦公室要對自身在企業(yè)中的職能作用有清楚準(zhǔn)確的定位。處于繁榮的市場經(jīng)濟和嚴(yán)峻的競爭壓力下，油田企業(yè)承受著難以想象的挑戰(zhàn)。在此背景下油田企業(yè)要想獲得持續(xù)性的發(fā)展，首先要從內(nèi)部管理的強化著手，基于這些挑戰(zhàn)，要求辦公室部門掌握更強的管理能力。為了順應(yīng)這一發(fā)展，辦公室部門要及時強化管理能力及質(zhì)量，服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，并且持續(xù)的進(jìn)行自我調(diào)整和改進(jìn)，促進(jìn)管理能力的持續(xù)強化。筆者在此對辦公室所承擔(dān)的橋梁及參謀作用描述如下。

1.1 辦公室承擔(dān)的橋梁作用

石油企業(yè)的日常運作中，辦公室扮演著橋梁紐帶的角色，將各個職能部門、核心節(jié)點連接起來，促進(jìn)信息的傳達(dá)和流通。并且從宏觀和整體上對企業(yè)進(jìn)行權(quán)衡和調(diào)控。在執(zhí)行和實施決策中，辦公室扮演著中介的角色，把決策者的指令傳遞到執(zhí)行部分，并將任務(wù)的進(jìn)度、質(zhì)量及問題等反饋給領(lǐng)導(dǎo)層和決策者，促進(jìn)執(zhí)行過程中各環(huán)節(jié)的順暢運行。與此同時，辦公室部門還承擔(dān)著監(jiān)察決策執(zhí)行情況的任務(wù)，及時上報和修正執(zhí)行問題。

1.2 辦公室承擔(dān)的參謀作用

除了要扮演橋梁的角色以外，辦公室部門還要扮演參謀的角色。具體反映在在決策中，及時全面的準(zhǔn)備各種資料，為管理層的判斷和決策提供依據(jù)。另外，負(fù)責(zé)調(diào)查和研究企業(yè)的核心工作，并整理和上報調(diào)查結(jié)果，為企業(yè)順利的開展工作做好鋪墊。除此以外，對領(lǐng)導(dǎo)的指令和號召，要快速響應(yīng)，及時的完成文件及指令的起草和傳達(dá)，并跟進(jìn)決策在各環(huán)節(jié)的執(zhí)行和實施。辦公室還要以發(fā)展和審視的眼光，來探查油田企業(yè)的問題，并制定妥善的解決方案，為企業(yè)發(fā)展掃平前行的道路。

2 辦公室如何強化管理水平

強化辦公室管理水平是一項持續(xù)性的活動，無法一蹴而就。油田企業(yè)應(yīng)基于自身能力，最大限度的實施科學(xué)化管理。組織工作人員接受管理技能與素質(zhì)水平的培養(yǎng)，在此圍繞辦公室如何強化管理水平，筆者將進(jìn)行重點論述。

2.1 從思想作風(fēng)著手強化油田辦公室管理

企業(yè)的整體工作效率與外在形象，很大程度上取決于辦公室工作作風(fēng)，基于此，有必要從思想與作風(fēng)上著手加強管理建設(shè)。要強調(diào)辦公室人員道德素養(yǎng)及價值觀的正確培養(yǎng)，促進(jìn)其養(yǎng)成良好的工作作風(fēng)與意識，及時的督促辦公室的日常學(xué)習(xí)情況，樹立良好的學(xué)習(xí)和工作態(tài)度，既要嚴(yán)肅認(rèn)真，又要踏實肯干，還要有奉獻(xiàn)精神。

2.2 加強管理體制的建設(shè)

作為核心的職能機構(gòu)，辦公室必須要有完善成熟的管理機制，這也是決定其管理成效的關(guān)鍵因素。在建設(shè)和完善管理體制的過程中，應(yīng)強調(diào)“以人為本”，既不可過于苛刻，導(dǎo)致員工熱情及積極性受到打擊，也不可過于松懈，使管理體制失去了應(yīng)有的制約力，而破壞工作的有序性。基于此，一方面要確保管理體制成熟完善，一方面要確保其合理有度。既要有一定的激勵效果，又要形成梯度的管理結(jié)構(gòu)，促進(jìn)辦公室工作者明晰個人職責(zé)，在全面認(rèn)識自身職能的基礎(chǔ)上采取目標(biāo)化管理，杜絕盲目無序的工作，提高工作認(rèn)知度。

2.3 全面實施精細(xì)化管理

顧名思義，精細(xì)化管理強調(diào)的正是 “精”和“細(xì)”。首先，精確定位責(zé)任，合理分工，把責(zé)任明確到個人。細(xì)化工作流程，落實每一個崗位的具體事務(wù)，實現(xiàn)權(quán)責(zé)的對等。其次，精簡工作流程，剔除繁瑣環(huán)節(jié)，既要保證工作運行的有序高效，又要確保各個銜接節(jié)點的流暢性。

2.4 綜合辦公室要有明晰的職責(zé)劃分

為了促進(jìn)辦公室更好地履行職能，強化辦公室管理能力，要對辦公室的職能進(jìn)行具體詳細(xì)的劃分，根據(jù)責(zé)任分配執(zhí)行工作有助于效率的提升和質(zhì)量的保障。在所有的工作階段和環(huán)節(jié)，均要有對應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)，最大化的發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)功能，保障油田企業(yè)順利完成任務(wù)。

2.5 工作執(zhí)行嚴(yán)格遵循工作流程

油田企業(yè)內(nèi)部工作執(zhí)行，需要一套標(biāo)準(zhǔn)的流程作為指引。依托于具體的流程，可以有效地增強工作效率。在工作執(zhí)行中，辦公室應(yīng)嚴(yán)格遵循流程指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，落實各項工作內(nèi)容。辦公室應(yīng)根據(jù)流程把各項任務(wù)具體化到時各個節(jié)點和部門，履行其工作分配協(xié)調(diào)的職能，幫助油田企業(yè)保質(zhì)保量當(dāng)完成工作任務(wù)，為油田企業(yè)有序穩(wěn)定的前進(jìn)保駕護航。

2.6 深化部門協(xié)調(diào)能力，提高管理手段

作為油田企業(yè)的職能部門，辦公室需要承擔(dān)協(xié)調(diào)各項任務(wù)的職能，是各個節(jié)點及崗位及時有效地完成工作任務(wù)，確保工作進(jìn)度的如期完成，完成辦公室的任務(wù)。如此以來，使得各部門以辦公室為主導(dǎo)，有機的融合起來凝聚強大合力，從而使辦公室的管理手段和油田的整體運行效率得到大幅度的提升。

3 結(jié)語

油田企業(yè)的有序順暢運行，離不開良好的管理機制的支撐，而辦公室作為其中的核心能機構(gòu)，要想發(fā)揮其應(yīng)有隊員能，同樣離不開有效可行的管理機制?；趯k公室管理深入細(xì)致的探討，筆者總結(jié)了上述觀點。希望在后續(xù)的工作道路上辦公室能夠確定明晰的工作目標(biāo)，強化自身責(zé)任意識，更加出色的完成辦公室工作，為企業(yè)走向輝煌的未來注入驅(qū)動力。

參考文獻(xiàn)

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