辦公室自動(dòng)化下的文書檔案管理方法探究

劉琳

摘要：在當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展過程中，很多公司辦公室都應(yīng)用辦公自動(dòng)化設(shè)備來提高辦公效率。辦公室的檔案管理工作需要結(jié)合當(dāng)今的辦公自動(dòng)化技術(shù)，來提高檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。

關(guān)鍵詞：辦公室自動(dòng)化;檔案管理;方法研究

引言：

通過將檔案資料制作成電子版，上傳到公司的辦公系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)資料在公司內(nèi)部共享、高效的傳輸。同時(shí)，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的保密功能給公司各個(gè)員工分配一定查閱檔案的權(quán)限，這樣就可以加強(qiáng)檔案資料的保密性，同時(shí)，也便于員工查閱檔案。通過開展檔案管理的數(shù)字化工作，將大幅度地提高檔案工作管理的效率，實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案管理工作的全自動(dòng)化、信息化。使用計(jì)算機(jī)來存儲(chǔ)檔案資料，不會(huì)占用公司的辦公室，便于存儲(chǔ)信息，也便于數(shù)據(jù)的收集和整理，減輕員工的工作量。

一、辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的影響

（一）提升工作效率

辦公自動(dòng)化最大的特點(diǎn)就是提高辦公室內(nèi)部文書資料編輯、傳輸效率，相比傳統(tǒng)手工式操作，信息化可以降低管理工作中的一些錯(cuò)誤。尤其是在檔案數(shù)據(jù)的采集和加工處理方面，使用辦公自動(dòng)化，可以提高數(shù)據(jù)采集和處理的準(zhǔn)確度。同時(shí)，辦公自動(dòng)化也會(huì)對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)有較大提升。尤其是公司在引入數(shù)據(jù)庫時(shí)，數(shù)據(jù)庫具有豐富的查找、增添功能，這樣就提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)資料的實(shí)時(shí)更新和查閱。

（二）提高信息的共享

引用先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以為公司節(jié)省大量的辦公場所。應(yīng)用當(dāng)今的先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將紙質(zhì)資料掃描成電子文件，存儲(chǔ)到公司的硬盤當(dāng)中。硬盤要比傳統(tǒng)的紙質(zhì)具有更大的存儲(chǔ)量，同時(shí)，硬盤中的電子文件也便于傳輸和查閱。在公司內(nèi)部可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，公司可以將電子版的技術(shù)文件和檔案信息資料，通過郵件的方式，快速地發(fā)送到供應(yīng)商和合作企業(yè)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)信息的快速傳輸和共享。

（三）提高檔案管理的規(guī)范化

應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)來存儲(chǔ)當(dāng)前的檔案管理資料，可以為工作人員減輕工作量。同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)也可以快速地查找資料，將檔案資料進(jìn)行歸類，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。在使用自動(dòng)化的辦公技術(shù)時(shí)，可以給檔案設(shè)置索引，這樣就可以提高檔案查找的效率。同時(shí)，也可以給檔案管理系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限，對(duì)于那些機(jī)密度比較高的資料只對(duì)公司特定的人員開放，其他人員無權(quán)查閱，這樣就可以提高檔案資料的保密性。

二、問題研究

（一）檔案的保密工作受到威脅

當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)深入到人們的生活當(dāng)中，同時(shí)也對(duì)企業(yè)的管理模式帶來一定的變革，當(dāng)前國內(nèi)的許多公司都紛紛地應(yīng)用自動(dòng)化辦公技術(shù)，來提高工作的效率。應(yīng)用固態(tài)硬盤來存儲(chǔ)檔案資料，或者通過云服務(wù)技術(shù)，來將公司的部分資料上傳到云系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)共享。但是信息技術(shù)也有自身的缺點(diǎn)，當(dāng)公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)被黑客入侵時(shí)，就會(huì)造成資料的大面積泄露，給公司的日常經(jīng)營帶來嚴(yán)重的影響。尤其是當(dāng)公司的核心技術(shù)信息，被泄露之后，會(huì)嚴(yán)重的損失公司的商業(yè)利益。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)上的病毒種類也在日益更新，威脅著公司辦公系統(tǒng)。公司需要加強(qiáng)內(nèi)部信息技術(shù)的水平，建立高效的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，以此來提高公司信息管理的安全性[1]。

（二）員工檔案工作能力偏弱

由于公司對(duì)于檔案管理工作不夠重視，很多公司內(nèi)部的檔案工作往往都是由其他崗位的員工來兼任，這些員工沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，在檔案管理工作的方法上，都存在一定的不足之處。甚至有些公司將檔案管理交給后勤，這樣就會(huì)容易導(dǎo)致公司內(nèi)部的信息泄露。檔案管理工作的員工專業(yè)性不足，沒有學(xué)過專業(yè)的課程，部分員工對(duì)于檔案管理工作，沒有建立正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致其工作能力不足以勝任當(dāng)前檔案工作。

三、檔案管理方法研究

（一）保障充足的資金，樹立數(shù)字化管理理念

員工需要樹立為公司的服務(wù)理念，提升公司內(nèi)部的檔案服務(wù)質(zhì)量，向公司申請(qǐng)資金，為數(shù)字化檔案管理方向發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。積極結(jié)合現(xiàn)有檔案的資源，充分利用并為公司提供各種類型的檔案服務(wù)。對(duì)檔案部門的各種類型資料進(jìn)行整理，并作簡單的說明。

（二）資源共享

各部門互相溝通協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案部門相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該積極與公司的各個(gè)部門進(jìn)行通力配合協(xié)調(diào)一致，檔案的信息資源可以在各個(gè)部門之間共享，打破公司組織機(jī)構(gòu)的壁壘。積極利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的無縫銜接，共享資源。同時(shí)要積極做好各部門之間的溝通，妥善處理好各個(gè)部門之間的利益關(guān)系，從而保證公司各個(gè)部門在檔案管理信息平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)利益共享，資源共享、服務(wù)共享，方便公司員工查找檔案，為其提供一站式多樣化的服務(wù)[2]。

（三）建立數(shù)字化管理機(jī)制

將辦公室的檔案管理工作與數(shù)字信息化技術(shù)相融合，給予檔案管理工作人才資源，技術(shù)資源以及資金的有效保障，建立健全檔案部門數(shù)字化建設(shè)機(jī)制。

從多個(gè)方面，來滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需求，將我國現(xiàn)有的法律法規(guī)、體制機(jī)制以及公司員工對(duì)于信息服務(wù)的需要，與目前的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。制定明確的檔案工作數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，保證辦公室檔案管理工作的服務(wù)功能，為檔案工作制定明確的發(fā)展路線，并建立由多個(gè)部門、多領(lǐng)域組成的組織指揮管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)而化解檔案管理中協(xié)調(diào)溝通難的問題，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

（四）制定數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

借鑒國外公司優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，可以為公司信息共享提供重要保障基礎(chǔ)。在國內(nèi)，目前沒有規(guī)范統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，進(jìn)而嚴(yán)重制約了公司檔案管理部門數(shù)字信息化發(fā)展的進(jìn)程，也制約了公司檔案信息共享融合的進(jìn)程。因此，公司研制開發(fā)一套適用于公司檔案管理實(shí)際情況的管理系統(tǒng)，并將信息資源快速傳遞、易于管理的特點(diǎn)與傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行融合，提高檔案管理數(shù)字化存儲(chǔ)，建立檔案管理大型數(shù)據(jù)庫等，為未來檔案數(shù)據(jù)融合、數(shù)據(jù)共享、提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)功能，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)束語

在當(dāng)前辦公自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展的背景下，公司需要推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，以及加強(qiáng)檔案服務(wù)功能發(fā)展的研究，推動(dòng)公司檔案信息的共享，實(shí)現(xiàn)檔案資料高效管理。通過應(yīng)用信息技術(shù)，提升檔案查找、存儲(chǔ)的工作效率，應(yīng)用信息的保密技術(shù)，來提高公司檔案資料的保密能力。

參考文獻(xiàn)：

[1]席玲.淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理[J].時(shí)代教育，2017（3）：297-297.

[2]蘇青麗.基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的電子文書檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018，v.21;No.378（12）：172-173.