淺談辦公室行政事務(wù)管理

王軍

摘 要：在所有企業(yè)中，辦公室的行政事務(wù)管理工作有著非常重要的作用。他們主要進(jìn)行處理行政辦公室內(nèi)的日常工作以及整個公司的行政策劃及落實(shí)管理的工作，并協(xié)助公司負(fù)責(zé)人做好各部門的協(xié)調(diào)工作，編寫公司規(guī)章制度，在整個公司內(nèi)部形成一個完整的職能網(wǎng)絡(luò)鏈貫穿于公司的每個部門，在保證公司政策傳達(dá)落實(shí)的同時與各部門做好溝通，保證公司的精神與各項(xiàng)規(guī)章制度能夠及時有效的傳達(dá)到公司各個部門，為了保障企業(yè)的整體運(yùn)營和各部門的對公司規(guī)定和政策的窒息規(guī)律，也為了公司可以在一個又只有的良好氛圍中得到更好的發(fā)展，就需要不斷完善辦公室行政管理部門。

關(guān)鍵詞：職能網(wǎng)絡(luò)鏈；行政事務(wù)；管理；認(rèn)識

辦公室行政人員的工作在整個公司機(jī)構(gòu)中起著承上啟下的重要作用，是組織連接公司內(nèi)部整體的協(xié)調(diào)工作和對外銜接宣傳的特殊部門。一個完整的公司形態(tài)離不開行政辦的協(xié)助。在日常工作中，行政辦工作人員要擬定、執(zhí)行公司的行政文件，下達(dá)公司的政策和發(fā)展方針，需要處理各分、子公司以及部室招、投標(biāo)文件的審核并向公司總負(fù)責(zé)人任傳達(dá)請示；負(fù)責(zé)公司內(nèi)部所有部門的日常辦公用品、辦公設(shè)備以及其他消耗品的申請和發(fā)放工作，除此之外也要對公司資產(chǎn)進(jìn)行管理與維修。對于一個部門來說這是一項(xiàng)重要而又繁瑣的工作，但是對整個公司的生產(chǎn)效率和發(fā)展來說是非常重要的，是不可或缺的。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征

在各大企業(yè)實(shí)際辦公實(shí)踐中，辦公室行政管理工作需要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力，職責(zé)范圍也比較廣泛，主要表現(xiàn)在服務(wù)性、雜亂性和困難性特點(diǎn)等方面。

（一）服務(wù)性特點(diǎn)：辦公室行政管理崗位主要是服務(wù)性質(zhì)的工作，具有比較基礎(chǔ)的服務(wù)工作，如服務(wù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)的高管甚至于公司的每一個部門都要服務(wù)，所以辦公室行政管理工作具有服務(wù)性的特點(diǎn)。這份工作對他們來說，他們每天都需要跑遍公司的各個層級和部門，處理的事情比較多，也比較繁瑣，協(xié)調(diào)好每個部門之間的聯(lián)系，并處理之間的問題，為整個公司的正常運(yùn)營而做著不可磨滅的貢獻(xiàn)，提升了企業(yè)的綜合工作效率。

（二）雜亂性特點(diǎn)：行政管理工作本身就具有工作量大，工作種類繁雜的特點(diǎn)，在日常繁瑣的工裝狀態(tài)中，想要把公司的政策更好的貫徹執(zhí)行到每個部門，不僅要制定和下達(dá)各項(xiàng)規(guī)章制度，并且要處理公司各部門的訴求及其他問題，并傳達(dá)給公司負(fù)責(zé)人?？梢哉f工作任務(wù)比較重。在這情況下想要提高辦公室行政人員的整體素質(zhì)就要培養(yǎng)其業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)，并吸收專業(yè)能力較高的外部人才進(jìn)來以提高辦公室的整體素質(zhì)水平，使日常的行政工作能夠有條不紊的進(jìn)行下去，為公司各部門更好的開展工作。

（三）困難性特點(diǎn)：辦公室行政管理崗位工作困難，任務(wù)多，涉及各個部門各個領(lǐng)域，所以辦公室行政管理工作有著困難性的特點(diǎn)。工作千頭萬緒，如果遺漏或做錯任何一項(xiàng)工作，都會造成全局的工作動蕩。

（四）職責(zé)范圍廣泛：辦公室行政崗位是整個企業(yè)的中心，工作綜合性強(qiáng)，需要天文地理，雞毛蒜皮都了解一些，所以辦公室行政管理工作職責(zé)范圍廣泛。辦公室內(nèi)的行政人員組織安排公司的各種會議，做好會議室的預(yù)定和清潔工作，并且要將會議內(nèi)容整理編向公司領(lǐng)導(dǎo)請示簽字，并把會議內(nèi)容向各分公司、部室進(jìn)行傳，甚至于購發(fā)辦公室用品的基礎(chǔ)性工作都是辦公室行政的工作內(nèi)容。企業(yè)辦公室行政管理工作職責(zé)范圍廣泛，為了不影響企業(yè)的工作效率，辦公室行政人員任何細(xì)節(jié)都不能疏忽。

（五）較強(qiáng)的應(yīng)變能力：企業(yè)辦公室行政管理工作時間緊迫，工作內(nèi)容繁瑣，甚至有很多突發(fā)的工作任務(wù)，所以要求辦公室行政管理人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。在工作內(nèi)容較多或工作內(nèi)容較困難的時候，為了增強(qiáng)工作效率，工作人員要善于合理安排工作內(nèi)容，分清主次，有條理、有建設(shè)性的開展本職工作。

二、如何完善、提高辦公室行政事務(wù)的工作質(zhì)量

（一）提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)

辦公室性質(zhì)人員直屬公司負(fù)責(zé)人并作為公司的行政鏈機(jī)構(gòu)貫穿于整個公司。其特殊性和重要性是有目共睹的。辦公室行政人員的整體素質(zhì)直接決定著公司的發(fā)展和生產(chǎn)效率。公司在注重效益的同時要注重員工素質(zhì)的培養(yǎng)，在日常的工作中以老員工帶動新員工的工作方法來提高新員工的工作經(jīng)驗(yàn)。除此之外對行政辦公室人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，以提高員工的專業(yè)素質(zhì)和工作效率，提升員工的工作態(tài)度，使其更好的為公司的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（一）提高辦公室工作人員的工作積極性

繁雜且高強(qiáng)度工作量長期下來會打消一部分工作人員的積極性，要想使全體員工把精力更好的投入到工作中去，就要制定一定的獎賞制度來帶動員工整體積極性，合理優(yōu)化各個崗位的等級制度，及時調(diào)整工作人員的等級，激發(fā)他們最大的工作潛能。

公司領(lǐng)導(dǎo)和全體員工要充分認(rèn)識行政管理工作的重要地位。作為辦公室行政管理人員，其工作水平影響著整個企業(yè)的形象和發(fā)展必須認(rèn)清形勢，作為直接服務(wù)企業(yè)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu)，要充分認(rèn)清自己的重要地位。所以要把握大局，要有責(zé)任感和使命感，切實(shí)履行自己的工作職能，積極參加公司組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且在日常工作中加強(qiáng)自身的工作意識，積極進(jìn)取，從工作不斷的汲取經(jīng)驗(yàn)，完善自己的業(yè)務(wù)技能，力求自身工作素質(zhì)得到整體的發(fā)展和提升。

結(jié)語：

綜上所述，辦公室行政崗位是企業(yè)不可或缺的組成部分。企業(yè)是通過行政管理崗位把企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，各個部門和各個層級有序健康的聯(lián)合在一起，通過行政管理手段組織企業(yè)正常運(yùn)營，來保證企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。所以，企業(yè)要重視辦公室行政管理人員，加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)，激發(fā)每個管理人員的最大潛能。辦公室行政管理人員要意識到自己的崗位對于公司的重要性，要有全面樹立整體意識與責(zé)任感，在日常工作中要時刻以公司大局出發(fā)，不斷地汲取工作經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高專業(yè)水平，增強(qiáng)工作效率，企業(yè)才能健康可持續(xù)發(fā)展。

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