李思源

摘 要：隨著經(jīng)濟體制改革的深入，信息化建設(shè)步伐的加快，事業(yè)單位的檔案管理面臨著巨大挑戰(zhàn)。如何管理事業(yè)單位的檔案，提升檔案規(guī)范化水平，成為當(dāng)前急需解決的問題。本文首先分析了事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的重要性，然后分析了檔案管理的原則和存在的問題，最后探討了提高檔案規(guī)范化水平的方法，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;規(guī)范化

在事業(yè)單位的規(guī)范化管理中，檔案管理是一項重要組成，是指對事業(yè)單位事務(wù)、人員檔案的收集、整合，從而提高單位的管理水平。從當(dāng)前來看，我國事業(yè)單位的檔案管理尚存在不足之處，如何促進檔案規(guī)范化建設(shè)，是事業(yè)單位迫切解決的難題。筆者認為，在進行檔案規(guī)范化建設(shè)時，要從多個方面著手，結(jié)合單位情況科學(xué)、合理的規(guī)劃，進而提升檔案規(guī)范化水平，促進事業(yè)單位發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化的重要性

所謂規(guī)范化管理，是指通過構(gòu)建可行性、完善性的管理體系，并將其運用管理實踐中，重點是完善體系的構(gòu)建。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，也是單位管理質(zhì)量和水平的主要表現(xiàn)。因此，加強對檔案的規(guī)范化管理具有重要意義，表現(xiàn)為：

1.為日常管理提供資料。檔案管理作為事業(yè)單位的關(guān)鍵內(nèi)容，也是單位領(lǐng)導(dǎo)掌握的信息內(nèi)容，規(guī)范化的檔案管理，能夠為單位各項工作提供參考。通過對數(shù)據(jù)、信息的整合、分析，全方位的了解單位員工的情況，然后按照相關(guān)方式分配人力資源，提高管理效率。

2.搞好管理隊伍建設(shè)。管理隊伍是事業(yè)單位的基礎(chǔ)，也是單位管理工作開展的核心，打造一支復(fù)合型、素質(zhì)高的隊伍，是事業(yè)單位的發(fā)展重點。開展規(guī)范化的管理，不但能夠提高單位的管理水平，還能通過對管理隊伍的分析，做好員工的晉升、獎罰工作，促使其發(fā)揮主觀能動性，進一步提高工作質(zhì)量。

二、事業(yè)單位檔案管理的原則

1.靈活性和規(guī)范性相結(jié)合。事業(yè)單位的檔案管理，必須按照國家要求和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，體現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化、規(guī)范化，確保檔案管理工作順利開展。但是在具體管理中，不能批量化、規(guī)模化的管理，應(yīng)具體問題具體分析，基于相關(guān)問題，科學(xué)選用工作模式，設(shè)置不同的部門和環(huán)節(jié)。同時，結(jié)合單位自身的特點，建立檔案管理機制，細化管理內(nèi)容和流程，促使檔案管理制度更加符合自身需求。

2.重視制度制定、執(zhí)行的實效性。檔案管理工作的主要任務(wù)是，根據(jù)自身情況，探索并制定現(xiàn)代化的管理制度，該制度是否適應(yīng)自身發(fā)展，是否能夠激發(fā)員工的工作熱情，提高工作主動性，關(guān)鍵在于相關(guān)制度執(zhí)行的實效性。因此，在開展檔案管理工作時，應(yīng)將重點放在制度的制定和執(zhí)行上，并在日常工作中不斷完善和改進，使其更加科學(xué)和規(guī)范。

3.權(quán)益性和職責(zé)性相結(jié)合。檔案管理工作中，必須明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，制定工作計劃和目標(biāo)，適時進行檢查。同時，還要保護工作人員的權(quán)益。因為若員工權(quán)益得不到保障，就會影響到他們的工作熱情，甚至影響單位的運營和發(fā)展。所以，在制定檔案管理制度時，要將工作職責(zé)和權(quán)益放在同等的位置。

4.動態(tài)和靜態(tài)相結(jié)合。當(dāng)檔案管理制度形成或人事變動后，會在一定時間內(nèi)保持穩(wěn)定。但是，隨著事業(yè)單位的發(fā)展，制度也要隨之做出改變，便于更好的順應(yīng)單位發(fā)展?；诖耍枰_保檔案管理動靜結(jié)合，并于單位各部門協(xié)同工作。在日常管理中，還要不斷學(xué)習(xí)先進的技術(shù)和知識，結(jié)合實際工作完善現(xiàn)有制度。

三、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.缺乏對檔案管理的重視。當(dāng)前，很多事業(yè)單位并未認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理的存在旨在提高單位的運行效率，由于該工作性質(zhì)特殊，短時間內(nèi)不能為單位帶來效益，而且耗資大，投入物力、人力多，因此多數(shù)單位為了節(jié)約成本，常忽視檔案管理工作。另一方面，很多事業(yè)單位認為檔案管理工作只是對文字資料的儲存，工作繁瑣，也不是事業(yè)單位的核心工作，因此多帶著消極的態(tài)度工作，導(dǎo)致檔案資料泄露。上述問題的出現(xiàn)，都和事業(yè)單位不重視檔案管理工作有著直接的關(guān)系。

2.檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱。在開展檔案管理工作時，大多數(shù)事業(yè)單位都存在基礎(chǔ)工作薄弱的問題，主要表現(xiàn)為：（1）缺乏完善的檔案管理制度和先進的管理方式，不利于管理工作的開展。（2）僅重視檔案的收集，忽視分類整理。檔案收集整理的目的是方便查閱，但是在實際工作中并未形成查閱體系，影響檔案利用率，降低檢索效率。（3）未開展檔案鑒定和保密工作，沒有履行相應(yīng)手續(xù)，擅自銷毀應(yīng)該繼續(xù)保存的檔案資料。

3.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)不同，給檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。這里所說的素質(zhì)，主要包括兩個方面：一方面是管理人員專業(yè)技能、工作能力的高低;另一方面是管理人員對待自身工作的態(tài)度。檔案管理看似簡單，實則專業(yè)性強、工作量大，當(dāng)前的管理人員要么身兼數(shù)職，要么不具備檔案管理知識。在分類檔案資料時，僅憑生活經(jīng)驗劃分，沒有任何的依據(jù)，導(dǎo)致檔案歸類錯誤，無法真實的反映檔案內(nèi)容。此外，很多檔案管理人員不了解檔案管理的重要意義，對該工作毫無責(zé)任感。

四、提高事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平的方法

1.提高對檔案規(guī)范化的重視度。首先，向單位員工介紹檔案規(guī)范化的重要性。領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮模范帶頭作用，重視上級單位的指導(dǎo)，端正工作態(tài)度，這對于提升檔案整理的規(guī)范化水平而言意義重大。其次，加大檔案規(guī)范化管理的宣傳力度，通過宣傳法規(guī)、制度等內(nèi)容，提高工作人員對檔案管理的重視度。利用各界的力量，維護檔案管理，提升規(guī)范化水平。最后，由于檔案規(guī)范化管理工作特殊，無法在短時間內(nèi)為單位帶來利潤，因此，管理者必須放眼未來，加大經(jīng)費、人力的投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，優(yōu)化管理流程，提升管理水平。

2.完善基礎(chǔ)工作

第一，完善檔案管理制度。為了提高事業(yè)單位的檔案管理效率，必須結(jié)合自身情況，制定科學(xué)、規(guī)范的管理制度。實踐中，對相關(guān)細節(jié)做出明確的規(guī)定，比如電子設(shè)備、檔案用紙、歸檔方法等。同時，保證格式規(guī)范，明確工作職責(zé)和管理的目標(biāo)，根據(jù)目標(biāo)設(shè)定安排工作，避免人心渙散。建立長效的考核機制，提高工作人員的責(zé)任感。

第二，做好檔案歸檔。檔案管理工作復(fù)雜，需要進行系列工作，其中檔案分類是一項重要工作。實際工作中，按照檔案的先后順序、內(nèi)容，對檔案進行分類，便于查詢、提取和使用檔案。為保證歸檔質(zhì)量，預(yù)防檔案資料丟失，事業(yè)單位應(yīng)建立相應(yīng)的規(guī)章制度，從而明確檔案的歸檔、調(diào)取流程，減少歸檔問題的出現(xiàn)。

第三，加強檔案保密工作。檔案規(guī)范化管理過程中，應(yīng)強調(diào)檔案管理的安全性。由于檔案具有可復(fù)制的特征，為預(yù)防檔案資料外傳，必須做好檔案的保密工作。首先，按照國家的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，建造專門的檔案室，區(qū)分檔案人員辦公室、檔案存放庫房。為了預(yù)防偷盜現(xiàn)象的出現(xiàn)，需要加固檔案室的門窗。其次，安排專人開關(guān)檔案室，禁止無關(guān)人員進入。最后，做好涉密檔案資料的保管，采用合適措施預(yù)防檔案泄露。因為重要的檔案一旦泄露，就會危害國家利益和安全。此外，保證檔案的存放時間，嚴(yán)格控制存放室的溫濕度，以及歸還、借閱流程。

3.加強管理人員的職業(yè)道德建設(shè)。管理人員是事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的主要人員，此工作是否順利、規(guī)范，取決于管理人員的素質(zhì)和態(tài)度。首先，減少管理人員的調(diào)換，重視優(yōu)秀人才的選拔，確保選拔的人員德才兼?zhèn)?，具有工作?zé)任心。其次，加強管理人員的教育培訓(xùn)，幫助其樹立正確的價值觀。培養(yǎng)管理人員的信息化技能，注意向技術(shù)型人才轉(zhuǎn)型。一方面，培養(yǎng)管理人員的安全意識，注重繼續(xù)教育，提高其對檔案規(guī)范化管理的重視度。另一方面，向管理人員介紹計算機知識，幫助其了解新型的技術(shù)和管理手段，促進檔案管理向電子信息化轉(zhuǎn)型。最后，給予管理人員一定的支持，比如，時刻和管理人員溝通，實行獎罰制度，讓每位管理人員感受到來自領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和關(guān)注，營造良好的工作氛圍，提升檔案管理水平。

4.建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)。紙質(zhì)檔案在查閱、存放等方面，存在一定的局限性。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理部門要解放勞動力，加快管理設(shè)備和手段的更新，減少人為操作帶來的工作失誤，提高工作效率。比如，構(gòu)建檔案借閱系統(tǒng)，預(yù)防人工登記造成口誤或筆誤。再比如，建立電子檔案，通過信息錄入的形式，將檔案信息存放于計算機內(nèi)，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各部分相連，規(guī)范檔案管理行為，積極促進檔案規(guī)范化建設(shè)進程。

五、小結(jié)

綜上所述，檔案管理是一項復(fù)雜、繁瑣的工作，重視其規(guī)范化管理，能夠為事業(yè)單位的日常工作提供參考資料，可以有效提升檔案利用率，對加快檔案管理人員隊伍的建設(shè)大有裨益，從另一方面也真正體現(xiàn)了檔案的價值所在。目前，檔案管理還面臨著各種機遇和挑戰(zhàn)，且存在諸多不足，比如，不重視檔案管理工作、基礎(chǔ)工作薄弱、管理人員素質(zhì)低下等，降低檔案管理水平和效率。為了實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理目的，需要提高對檔案管理的重視程度，建立科學(xué)、完善的管理制度，做好檔案的歸檔和保密工作，建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，提高管理人員的職業(yè)道德和工作素質(zhì)，從而提高檔案的使用率，推動事業(yè)單位健康穩(wěn)定的發(fā)展。

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