劉軍

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，人們獲取信息的渠道日益增多，信息獲取的效率也越來越高，這對(duì)于當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作而言無疑是一種巨大的挑戰(zhàn)，故步自封的傳統(tǒng)檔案管理模式已逐漸跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，甚至面臨淘汰?，F(xiàn)今社會(huì)，信息技術(shù)突飛猛進(jìn)，檔案管理工作如何正確利用信息技術(shù)，加快檔案管理規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，成為了當(dāng)前廣大檔案管理部門共同關(guān)注的話題。

關(guān)鍵詞：檔案;規(guī)范;數(shù)字化;管理;重要研究

一、數(shù)字化檔案管理的意義

數(shù)字化檔案管理其實(shí)就是指在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，將過去紙質(zhì)、錄像帶以及錄音帶等方式存儲(chǔ)的原始檔案，利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)設(shè)備，通過掃描、壓縮和轉(zhuǎn)換等方式，形成以圖片、文件、視頻或音頻等存儲(chǔ)方式為主的新型檔案管理模式。例如，針對(duì)一些圖片文件檔案的管理，數(shù)字化檔案管理可以利用先進(jìn)的文字識(shí)別技術(shù)匹配每一張圖片信息，并將圖片字段和索引字段通過存儲(chǔ)技術(shù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫等大容量存儲(chǔ)介質(zhì)中，最后再利用各種查閱手段實(shí)現(xiàn)檔案信息的自主查找和檢索，為人們建立高效、快捷的檔案查閱渠道[1]。并且，對(duì)于已建立的檔案信息，人們還可以將其上傳至各種網(wǎng)絡(luò)之中，例如，企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享、檔案的數(shù)字化建設(shè)。除此之外，規(guī)范數(shù)字化檔案管理的最大優(yōu)點(diǎn)在于，檔案信息的存儲(chǔ)和利用突破了時(shí)間和空間的限制。

二、現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展重要性

在過去，書本、報(bào)刊等紙質(zhì)讀物是人們獲取知識(shí)和信息的主要途徑，而到了現(xiàn)代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷完善，傳統(tǒng)紙質(zhì)的信息獲取方式已無法滿足人們快節(jié)奏的信息獲取需求了。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的社會(huì)環(huán)境下，各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求量和交換頻率也在逐漸增加。因此，當(dāng)代人們更加追求新型、便捷、高效的檔案信息獲取方式，迫切的希望檔案管理部門能夠盡快建立起一套完善的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，讓自己能夠在第一時(shí)間獲取想要的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享和高效交流。當(dāng)今社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化特征十足，在這一背景下，人們開始將更多的目光逐漸投向了規(guī)范數(shù)字化檔案管理的建設(shè)當(dāng)中，并給予了規(guī)范數(shù)字化檔案管理模式高度的肯定和評(píng)價(jià)。由此可見，新時(shí)代、新環(huán)境下，檔案規(guī)范數(shù)字化管理不僅是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的一種重要體現(xiàn)，同時(shí)也是滿足人們多元化、個(gè)性化檔案信息需求的重要保障，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)盡早實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范數(shù)字化管理的建設(shè)，并將數(shù)字化檔案管理制度落實(shí)到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中。

三、數(shù)字化檔案的優(yōu)勢

（一）節(jié)省空間

在過去的檔案管理工作中，檔案管理人員通常會(huì)將檔案資源利用檔案袋進(jìn)行封裝，然后再統(tǒng)一收入檔案庫進(jìn)行存儲(chǔ)，這種以檔案庫為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)檔案管理模式，既耗費(fèi)了大量的人力物力，又占用了大量的空間資源[2]。而檔案規(guī)范數(shù)字化管理的實(shí)施則可以有效改善這一現(xiàn)狀，這種管理模式下，管理人員利用現(xiàn)代先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)代替了以往的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，將紙質(zhì)檔案信息資源完美的轉(zhuǎn)換成了數(shù)字化的檔案信息資源，并且在當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)大的存儲(chǔ)功能支持下，紙質(zhì)檔案信息資源在轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案信息資源之后，被完整地存儲(chǔ)在了計(jì)算機(jī)當(dāng)中，如此一來，不僅大大提高了檔案信息資源的管理和存儲(chǔ)效率，同時(shí)也更好的實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作紙資源和空間資源的節(jié)約。

（二）更加安全

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案多是用牛皮紙袋進(jìn)行封裝，并且需要輾轉(zhuǎn)經(jīng)過多個(gè)檔案管理工作人員之手，如此管理方式之下，無形間給檔案管理工作增添了許多安全隱患。不僅如此，一些紙質(zhì)檔案在長期的翻閱和傳閱的過程中，經(jīng)過多次的使用和傳遞之后，難免會(huì)出現(xiàn)一些磨損和損壞，有時(shí)甚至還出導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案資源的丟失。例如，某公司員工小滿欲跳槽至另一家自己心儀的公司就職，并且也得到了接收公司的聘用，因此向公司提出離職，臨行前向公司檔案管理部門索要自己的檔案時(shí)，卻得知自己的檔案被不小心遺失了，由于未能拿到自己的檔案，小滿沒能及時(shí)到新公司赴約，最終錯(cuò)失了自己心儀已久的新崗位。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理工作在安全性和可靠性方面存在嚴(yán)重的不足，而檔案規(guī)范數(shù)字化管理的實(shí)施，通過先進(jìn)的數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)支持，能夠?qū)n案管理工作變得更加規(guī)范化、安全化、可視化，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的聯(lián)網(wǎng)查詢、實(shí)時(shí)閱覽，極大程度上避免了上述問題的出現(xiàn)。

（三）縮短時(shí)間，節(jié)約成本

檔案規(guī)范數(shù)字化管理的實(shí)施，使人們能夠在最快的時(shí)間內(nèi)獲得自己想要的檔案信息，極大程度上縮減了人們的檔案查閱用時(shí)。同時(shí)，在檔案規(guī)范數(shù)字化管理中，超文本和多媒體技術(shù)在搜索方式中的深入融合，也讓人們的檔案查閱效率變得更高、查找范圍變得更廣。并且，為了進(jìn)一步提高檔案管理工作的保密性，檔案規(guī)范數(shù)字化管理中還采用了電子加密技術(shù)，更好的保障了檔案信息資源的安全[3]。不僅如此，檔案規(guī)范數(shù)字化管理還大大降低了檔案管理工作的人力資源消耗，減少了管理人員的工作壓力，讓管理人員有更多的精力去開展其它檔案管理相關(guān)工作，如收集工作、編研工作等，從而讓檔案管理工作的效率得到穩(wěn)步提升，人力、物力、財(cái)力資源得到有效控制。

結(jié)語：

綜上所述，檔案是一種寶貴的信息資源，隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，越來越多的人們開始認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性，實(shí)施檔案規(guī)范數(shù)字化管理勢在必行。筆者相信，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷完善和進(jìn)步，今后的檔案規(guī)范數(shù)字化管理將會(huì)變得查閱更加快捷、功能更加強(qiáng)大、涉及范圍更加廣泛。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁學(xué)剛. 淺談檔案數(shù)字化管理在縣級(jí)文化館建設(shè)中的重要性[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018（06）：187.

[2]曾禎. 淺談企業(yè)檔案數(shù)字化工作的對(duì)策及建議[J]. 現(xiàn)代國企研究，2018（06）：65-66.

[3]王義. 數(shù)字化背景下的企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理研究[D].吉林大學(xué)，2012.