新形勢下的檔案信息化工作

劉利娟

摘要：當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)信息化發(fā)展飛快，社會生活各方面生產(chǎn)力的進步依賴于信息技術(shù)的深入對接和有效利用，信息技術(shù)的建設(shè)也被提上了、日程。檔案信息建設(shè)是信息建設(shè)的重要組成部分。

隨著社會的發(fā)展，我們進入了信息時代，檔案信息資源日益多樣化和復(fù)雜化，對檔案信息資源的需求越來越大。因此，為了強化檔案服務(wù)工作，保障社會穩(wěn)定，必須加強新時期的檔案信息資源建設(shè)，加強檔案服務(wù)工作。

檔案管理是確保機關(guān)事業(yè)單位機有序，高效運作的基礎(chǔ)，對機關(guān)事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。目前，檔案工作的現(xiàn)狀存在很多問題，檔案工作資金不足，檔案管理人員專業(yè)水平低等，在很大程度上限制了事業(yè)單位的有效發(fā)展。因此，作為政府機構(gòu)的檔案管理人員，必須適應(yīng)當(dāng)前形勢和任務(wù)的需要。因此，如何加快檔案信息資源的開發(fā)利用，促進機構(gòu)和機構(gòu)的發(fā)展，使其融入社會發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于我們是檔案工作者需要考慮和解決關(guān)鍵問題。

一、檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）資金投入不足，設(shè)備配置不能滿足服務(wù)需要

檔案信息資源建設(shè)工作是一項具體而復(fù)雜的工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支持和完備的軟硬件設(shè)施，完善的軟硬件設(shè)備是加強檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息管理的基礎(chǔ)。檔案信息資源建設(shè)對數(shù)字環(huán)境和必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備性能要求相對較高，價格昂貴，但檔案部門預(yù)算有限，加上檔案信息資源建設(shè)不能立即看到效果，因此無法引起重視。有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的配合，對檔案信息資源建設(shè)資金的削減，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息的進程。

（二）檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

檔案信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理方法，對相關(guān)技術(shù)和專業(yè)知識有著很高的要求。但目前大多數(shù)檔案管理人員都不能滿足這一要求。專業(yè)檔案管理知識不夠豐富，計算機技術(shù)應(yīng)用水平不到位，不能滿足工作要求。目前，人才整體素質(zhì)不理想，不能留住高素質(zhì)人才。它還不能吸引足以適應(yīng)信息管理要求的人才。檔案管理工作是一項不斷更新和發(fā)展的知識管理工作，對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，才可以適應(yīng)新時代的發(fā)展需要。

（三）檔案信息資源建設(shè)存在安全隱患

實現(xiàn)檔案信息資源的建設(shè)有必要對于原件進行加工和處理。過程中如果處理不當(dāng)，它會損壞檔案和文件。許多原始文件，由于其保存年限太長載體較弱，很容易損壞。此外，一些事業(yè)單位檔案部門委托專業(yè)的信息化公司來管理自己單位的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，但這些公司的安全意識相對薄弱，這帶來了極大的安全風(fēng)險，檔案也可能被損壞。

（四）檔案管理工作不夠規(guī)范

檔案管理工作過程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是有效實施檔案管理工作的先決條件。但是，目前，一些事業(yè)單位的檔案管理部門認(rèn)為，配備計算機和應(yīng)用管理軟件就是檔案管理信息化的實現(xiàn)。信息管理的概念并沒有滲透到檔案管理的各個方面，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化的過程。

二、新時期加強檔案信息化管理的幾點對策

（一）加大投入力度，加強軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)工作是一項具體的管理工作，需要嚴(yán)格的技術(shù)支持和完善的軟硬件設(shè)施。因此，事業(yè)單位應(yīng)加大檔案信息管理的投入，配備檔案信息資源建設(shè)中需要的軟硬件設(shè)施。改進和檔案信息資源建設(shè)的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)檔案管理的信息化，提供良好的基礎(chǔ)設(shè)施安全，實現(xiàn)全方位，多層次的檔案管理，才能更好地服務(wù)于公眾。

（二）提高事業(yè)單位人員技術(shù)水平

檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代計算機技術(shù)。在檔案信息化管理過程中，為保證檔案管理信息化的順利進行，需要強有力的技術(shù)性建設(shè)基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)資源信息共享和信息社會化服務(wù)，檔案信息化管理工作一般應(yīng)建立在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。只有提高相關(guān)技術(shù)水平，才能消除網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，完成智能化檢索檔案信息，確保檔案的保密性和安全性。

（三）強化檔案信息資源安全管理

首先，應(yīng)加強認(rèn)識檔案內(nèi)容和載體的安全性，在處理重要檔案時，必須規(guī)范操作流程，嚴(yán)格記錄操作流程，防止操作不當(dāng)造成檔案損壞。然后要提高檔案管理人員的檔案意識和安全意識。在檔案信息資源建設(shè)過程中，必須規(guī)范運作，提高責(zé)任感。最后，要提高檔案管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性，定期備份檔案數(shù)據(jù)庫，采取必要的安全保護措施，防止因系統(tǒng)故障或人為破壞造成檔案信息資源的損失。

（四）建立完善的信息化管理制度

檔案管理是一個復(fù)雜的、系統(tǒng)的工作。檔案管理人員不僅要負責(zé)檔案的信息收集、信息處理，工作負擔(dān)比較大。因此，為了保證檔案管理工作的順利進行，有必要建立健全的檔案信息管理系統(tǒng)，有效地調(diào)節(jié)和控制各種管理流程根據(jù)信息化的需要。此外，有必要建立一個檔案信息安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏的發(fā)生。與此同時，我們必須認(rèn)識到檔案管理人員的責(zé)任，加強他們的檔案安全意識和責(zé)任意識，有效提高檔案管理工作的作用。

新形勢下，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)現(xiàn)代社會快節(jié)奏和高效率的檔案管理要求。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理的現(xiàn)狀不能滿足檔案事業(yè)發(fā)展的需要，改革是必然的。檔案的信息化管理是一個必然的發(fā)展方向，也有利于提高檔案管理水平服務(wù)。做好檔案信息資源建設(shè)在促進檔案信息的建設(shè)中扮演著重要的角色。因此，檔案工作者應(yīng)該充分認(rèn)識到當(dāng)前檔案信息資源建設(shè)中的問題和困難，并采取積極有效的措施，加大投入信息資源的建設(shè)，提高檔案工作人員的素養(yǎng)，提高檔案信息資源建設(shè)的效率，并最終實現(xiàn)檔案管理信息化 ，并提供強大的檔案信息支持和保障經(jīng)濟和社會的發(fā)展。