淺談公安局檔案信息化建設中存在的問題及實施策略

陳曉芹 姜長征

隨著檔案信息化的不斷深入，公安機關檔案信息建設中存在各種問題和不足，找到了解決問題的關鍵，提出建設性實施策略是公安機關檔案信息化順利進行的必經之路。

公安局機關檔案信息化建設

公安局檔案是國家重要的專業(yè)檔案，是國家檔案的重要組成部分。它是公安工作和其他工作的真實記錄，是公安工作和其他工作的重要依據和必要條件。公安局的檔案信息化工作，不僅關系到公安工作的順利開展，而且關系到整個公安機關基礎信息管理水平和檔案信息化工作的發(fā)展。

一、目前公安局檔案信息化建設存在的主要問題

1、檔案信息資源相對分散。隨著公安局信息化的不斷發(fā)展，公安局辦公自動化系統的發(fā)展產生了大量的電子公文，需要新的檔案管理系統及時，準確，有效地接收。部門的辦公軟件系統無法集成到文件管理系統軟件中，導致部門生成的電子文件資源越來越多且相對分散，使得接收信息化檔案的任務變得相對繁重。

2、電子文件的真實性和長期保管問題。由于電子文件具有易復制、易篡改的特點，在實際工作中仍需依靠傳統的紙質文件作為憑證。雖然國家頒布了《電子文件簽名法》，但在實際應用中仍存在許多問題需要解決。此外，由于電子文件的非直接讀取、信息與載體分離等特性，存儲系統的更新換代所造成的數據丟失也越來越嚴重。

3、檔案管理工作的基礎不牢。在軟件環(huán)境中，檔案信息管理的各個環(huán)節(jié)都缺乏標準規(guī)范。例如，在將紙質文件轉換為電子文檔的階段，缺乏詳細和統一的標準來確定應該將哪種轉換格式用于紙質文件。導致由不同部門和人員處理的相同類型的紙質文件，存在不同的電子格式，增加了信息管理的工作量和難度。

4、可用的檔案信息資源并不多。很長一段時間，檔案部門主要依賴于歸檔系統來確保檔案實體的采集，從來沒有能夠擺脫重藏輕用的情況：也就是說，注重檔案部門的內部組織和管理，輕視研究和預測公安機構對室藏信息的需要;重視室藏服務方式，輕視深度的信息服務。

5、檔案管理人員素質較弱。檔案部門人員不足，一些兼職檔案員同時是檔案管理人員，本職業(yè)務工作較繁忙，沒有時間兼顧檔案工作，而且檔案專業(yè)知識相對缺乏，只能做到一邊學習一邊工作;受思想認識水平的限制，檔案人員認為檔案管理工作是服務工作，難以建立績效，許多檔案工作者工作一兩年就會換工作，很難保持管理工作的有序交接，難以實現檔案管理工作的進步發(fā)展。

二、公安局檔案信息化實施策略的步驟

1、需求分析。對現有檔案資源進行調查，了解業(yè)務部門的實際需要，尋求公安局主管部門的支持，這一系列問題要給出明確的答案，檔案信息化才可能實現 。要解決檔案信息化面臨的問題，然后制定信息化方案。這需要檔案歸檔部門、業(yè)務部門、開發(fā)人員共同努力。

2、確定信息化目標。確定信息化項目后，要根據現有條件，結合實際制定信息化目標，這個工作不能只看當前，更應著眼于今后檔案部門的發(fā)展和公安局信息化的進行，制定短期和中長期的規(guī)劃。

3、建設標準和規(guī)范。建設標準和規(guī)章制度是一項重要的基礎性工作，尤其是在現代網絡環(huán)境下，它是必要的標準和規(guī)范，如果沒有一個統一的數據標準，那么對數據的采集、加工、保存以及以后的信息共享將會出現問題。

4、檔案信息化基礎構架的實施。信息化建設，少不了信息化設施，如網絡平臺建設、設備采購等，這部分工作得費用在信息化過程中是非常昂貴的。對于這部分不同的單位由于基礎不同、預算和工作模式的不同，沒有規(guī)律可循。因此，檔案信息化基礎構架應該從實際需要出發(fā)，并根據需要進行更改。在這里，我們提出了一個檔案信息化的基本觀點供您參考。

許多單位在設備購置中往往注重一次性投資，實際上，一套設備在使用過程中所產生的費用不僅是這些，使用的損耗、升級、維修費用以及因停工造成的設備停機也是一種無形成本，所以我們應該把重點放在一段時間內關于這套設備的直接費用上。這個費用包括軟件和相關硬件的投入、采購服務的費用、與此相關的直接人力資源成本。

建設低成本、高可用性的檔案信息基礎設施，是未來檔案信息系統建設的主要趨勢，隨著信息化建設的加速發(fā)展，成本效益對檔案信息系統建設的影響越來越受到重視。在實施和建設過程中，選擇合適的解決方案，有效降低總成本。

5、信息安全策略。

（1）信息安全的現狀

缺乏必要的投資，防止病毒的攻擊。公安局檔案部門資金不足，很難獲得必要的安全投資。甚至使用單機殺毒軟件來應對，而這樣的軟件完全無法解決“沖擊波”等利用網絡漏洞傳播的惡性蠕蟲病毒。一旦中毒只能所有短網一一查殺，它會嚴重影響正常的業(yè)務的運行。

安全設備維護不當。對于反病毒軟件和防火墻，日常更新維護是非常重要的。由于缺乏經驗豐富的網絡管理員，很容易放松設備的日常維護。如果反病毒軟件的病毒數據庫沒有及時更新或網絡安全設備本身存在漏洞，將給整體安全帶來隱患。

員工的不規(guī)范行為會導致病毒感染。沒有建立相應的安全制度，員工缺乏專業(yè)性，網上下載軟件，電影，音樂，使用聊天軟件，訪問不良網站，所有這些都給網絡的總體安全帶來隱患。

（2）應對策略

技術層面：部署網絡殺毒軟件，硬件防火墻，配備和訓練合格的網絡管理員。

制度層面：建立嚴格的安全制度，杜絕非法操作。

管理層面：經常維護、定期升級、及時發(fā)現影藏問題。

三、結束語

在當今時代，訴訟檔案的信息化建設是一種新的發(fā)展趨勢和選擇。公安局檔案信息的建設是一項長期任務。它具有廣泛的內容，它包括檔案信息資源的有序組織，檔案信息數據庫的建設，檔案信息網絡的建設，檔案信息資源的開發(fā)和利用，以及檔案信息。建立一支優(yōu)秀的團隊，制定政策，法規(guī)和標準，促進檔案信息資源的開發(fā)和利用等，是一項龐大的系統工程，其實施是檔案工作理念和傳統工作模式的一次革命。

因此，公安局檔案應從推進信息化建設的方面入手，針對信息化過程中出現的問題，制定相應的應對策略，有效保證檔案信息化順利進行。