論信息化時(shí)代的公安檔案管理

李宇 嚴(yán)兆宏

摘要： 公安檔案作為一種重要的信息資源，在公安機(jī)關(guān)打擊各種違法犯罪活動(dòng)、維護(hù)社會(huì)治安穩(wěn)定的過程中，發(fā)揮著越來越重要的作用。公安機(jī)關(guān)需要利用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，公安檔案信息化管理是科技強(qiáng)警的必然要求，信息化環(huán)境使公安檔案管理形成一種全時(shí)空、立體化的新格局。

一、公安檔案信息化的現(xiàn)狀，現(xiàn)代高科技正在改變?nèi)藗兊纳罘绞?、工作方式甚至思維方式。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字光纖傳輸技術(shù)和顯微存儲(chǔ)技術(shù)已經(jīng)并將繼續(xù)對(duì)檔案管理產(chǎn)生重大影響。紙質(zhì)與非紙質(zhì)載體、媒體長(zhǎng)期共存，以及現(xiàn)代微縮復(fù)制和網(wǎng)絡(luò)信息下載的便利性，加劇了檔案部門“信息爆炸”的壓力。公安部實(shí)施的金盾工程大力開展信息化建設(shè)，從根本上改變了公安機(jī)關(guān)檔案存儲(chǔ)方式，從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變。各警署都建立了自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)相關(guān)檔案信息，不僅有刑事案件檔案（包括指紋檔案、槍支痕跡檔案、被盜搶車輛或物品、犯罪嫌疑人等信息），還有戶籍、酒店浮動(dòng)等人口、出入境人員、在逃人員、重點(diǎn)監(jiān)管人員等車輛、駕駛員、道路交通、消防管理等檔案以電子檔案的形式存儲(chǔ)，對(duì)維護(hù)社會(huì)秩序、打擊犯罪起著重要作用。

二、公安檔案信息化管理存在的問題信息化環(huán)境使公安檔案管理呈現(xiàn)出一種全新的全時(shí)、立體化管理模式。但也要看到，公安檔案信息系統(tǒng)建設(shè)存在以下問題，制約了檔案信息的有效性，阻礙了警務(wù)工作效率的進(jìn)一步提高。

（一）在公安信息中心的規(guī)劃設(shè)計(jì)中，檔案工作仍處于傳統(tǒng)的地位。在公安信息中心建設(shè)的指導(dǎo)思想中，強(qiáng)調(diào)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的快速采集和發(fā)布，但信息的全面管理、深度處理和長(zhǎng)期利用不足。在一些公安信息中心建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理系統(tǒng)與犯罪信息系統(tǒng)、人口信息系統(tǒng)、交通信息系統(tǒng)并行。檔案部門的工作與其他部門一樣，負(fù)責(zé)本部門的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。規(guī)劃、建設(shè)、管理、數(shù)據(jù)提供和應(yīng)用。這使得檔案工作對(duì)以往信息工作的要求無法實(shí)現(xiàn)，也無法實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)仍然只是傳統(tǒng)檔案工作的輔助手段，但并沒有從根本上改變工具革命帶來的工作模式。

（二）警察數(shù)據(jù)庫(kù)缺乏聯(lián)系。檔案和警察的各部門之間信息不能共享的犯罪情報(bào)、公安、家庭管理、消防、邊境國(guó)防、交通和其他部門投入大量的人力、物力和財(cái)力資源，建立自己的信息網(wǎng)絡(luò)。然而，由于各種原因，這些網(wǎng)絡(luò)還沒有有效地相互聯(lián)系，導(dǎo)致文件信息能力之間不能互聯(lián)和共享數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致“信息孤島”的形成。

（三）警方數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性非常突出。當(dāng)?shù)鼐揭话愀鶕?jù)當(dāng)?shù)刎?cái)政資源和其他條件進(jìn)行金盾工程的建設(shè)。信息化的標(biāo)準(zhǔn)和水平是不同的。目前，各警察數(shù)據(jù)庫(kù)中存檔信息種類繁多，信息標(biāo)準(zhǔn)，信息存量，運(yùn)營(yíng)模式甚至軟件版本存在一定差異。兼容性不強(qiáng)，它成為共享檔案信息的主要障礙。

（四）許多公共安全應(yīng)用軟件不能完全滿足業(yè)務(wù)需求，這表現(xiàn)在軟件開發(fā)環(huán)境不成熟，功能單一，運(yùn)行不穩(wěn)定，往往造成檔案信息丟失，泄密，甚至延誤正常業(yè)務(wù)工作;一些公安機(jī)關(guān)投入了大量資金建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)，但由于應(yīng)用軟件不匹配，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件傳輸，整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行效率很低。

三、對(duì)公安檔案信息化管理的若干思考

（一）應(yīng)注意開發(fā)平臺(tái)的選擇和數(shù)據(jù)庫(kù)模型的設(shè)計(jì)。公安檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的目標(biāo)是通過網(wǎng)絡(luò)整合各級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理部門的數(shù)據(jù)，促進(jìn)信息資源共享。選擇合適的開發(fā)平臺(tái)。一般選擇分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺(tái)。同時(shí)，在各級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理部門建立數(shù)據(jù)庫(kù)。本地?cái)?shù)據(jù)直接在電腦上存取，既省錢，又方便各部門互訪。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮檔案工作的需要。對(duì)于電子文件的全過程管理，要求在檔案工作中貫徹前端控制的原則，將以往各環(huán)節(jié)的階段性管理調(diào)整為協(xié)同管理，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段考慮檔案保存的要求。并將可能的預(yù)設(shè)管理功能整合到系統(tǒng)中。公安信息中心建設(shè)與電子環(huán)境下的公安檔案管理面臨著同樣的問題，即如何將分散在各個(gè)部門的信息有機(jī)地結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的交換與共享。

（二）要重視電子文件和紙質(zhì)文件的公安信息中心建設(shè)，這必然導(dǎo)致信息的形成和更新速度加快，數(shù)量空前擴(kuò)大。“信息寶藏”與“信息垃圾”并存。電子文件是電子信息中最有價(jià)值的部分。電子文件和紙質(zhì)文件一樣，是機(jī)關(guān)管理不可缺少的工具，也是最有可能轉(zhuǎn)化為檔案的部分。在電子環(huán)境下，檔案工作長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的許多理論和原則仍然具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。在判斷電子文檔價(jià)值時(shí)，傳統(tǒng)的基于文檔內(nèi)容和文檔制作者功能的檔案鑒定理論仍有其獨(dú)特的作用，而關(guān)注文檔背景連接來源的原則更為重要。檔案管理人員和電子文件的形成過程不再單一復(fù)雜。用戶理解它的一個(gè)關(guān)鍵。

（三）注意公安檔案的保密和防偽實(shí)現(xiàn)公安檔案信息化管理。保密的問題不應(yīng)該被忽視。因此，提供公共安全檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)上不僅應(yīng)該是合理的，法律和確保警方秘密得到保護(hù)，而且還要促進(jìn)各種警察活動(dòng)的發(fā)展。公安檔案管理人員必須分析檔案信息，區(qū)分開放和非開放檔案信息，非檔案信息的保密程度和不同用戶的限制?？梢允褂梅菣n案信息和限制在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的形式。如果檔案用戶的計(jì)算機(jī)與計(jì)算機(jī)連接公安檔案部門和部門（庫(kù)），那么檔案部可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上門服務(wù)。當(dāng)傳輸電子檔案檔案部門和用戶之間的信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)加密、用戶識(shí)別、終端識(shí)別和其他技術(shù)應(yīng)該用于防止泄漏的傳播過程。

（四）要重視信息環(huán)境下公安電子檔案管理人才的培養(yǎng)。大大提高公安檔案信息資源的作用，大大擴(kuò)展了開發(fā)利用的空間，提供了基于網(wǎng)絡(luò)的綜合公安檔案信息服務(wù)。這實(shí)際上是公安檔案管理現(xiàn)代化的一次飛躍。要實(shí)現(xiàn)這樣的飛躍，沒有高質(zhì)量的文件信息人員是不可能的。公安檔案信息工作者不僅要熟悉公安檔案管理業(yè)務(wù)，檔案工作的規(guī)則和方法，對(duì)掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)有強(qiáng)烈的愿望，還要精通計(jì)算機(jī)軟硬件，網(wǎng)絡(luò)，安全和其他技術(shù)，掌握計(jì)算機(jī)操作，數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。

（五）注重檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化相對(duì)于以實(shí)體為中心的“監(jiān)管模式”，國(guó)外一些檔案學(xué)者提出了一種“以來源為中心，以知識(shí)為中心”的“后儲(chǔ)存模式”，即在電子環(huán)境中，檔案工作者應(yīng)該將注意力從實(shí)體轉(zhuǎn)移到其中所包含的信息，從個(gè)人管理到宏觀管理，在管理之后從管理到前端。當(dāng)然，保管模式不意味不再需要照顧實(shí)體的檔案工作者，而是新技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)給了我們展示這樣的前景，文件將更多地采取電子文件的形式。對(duì)于這樣的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作不能再把我們的頭埋在實(shí)體管理中，而是必須將我們的注意力從真實(shí)對(duì)象轉(zhuǎn)移到文件上以形成整個(gè)信息化過程，檔案部門不僅僅是保管人員并且是檔案活動(dòng)的審核員。依靠公安信息網(wǎng)絡(luò)，完善和發(fā)展公安檔案使用功能，實(shí)施檔案資源共享。