信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新研究

陶冶

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）8-105-01

摘 要 信息時(shí)代下，檔案管理工作需要進(jìn)一步創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)新發(fā)展，邁上新臺(tái)階。當(dāng)下，受信息時(shí)代影響，檔案管理工作的創(chuàng)新措施正在朝智能化、集成化、多元化方向發(fā)展，對(duì)各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用方式也日趨成熟。因此文章重點(diǎn)就信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新展開探討。

關(guān)鍵詞 信息時(shí)代 檔案管理 管理創(chuàng)新

一、檔案管理基本概述

檔案管理也可以稱為檔案管理工作，檔案管理工作不僅需要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行收集、保存，還需要檔案管理部門針對(duì)檔案材料進(jìn)行細(xì)致化管理工作，同時(shí)可以利用檔案，使檔案發(fā)揮最大價(jià)值與作用的總稱被稱作檔案管理工作。檔案管理工作在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮著不可替代的作用，結(jié)合檔案管理工作的性質(zhì)與作用，可以將檔案管理工作視為管理性工作，管理性工作具有一定特點(diǎn)，例如，服務(wù)性、政治性。所以，檔案管理工作無法像其他管理工作一樣創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，而且檔案內(nèi)容并不是由檔案部門以及相關(guān)工作人員制作或者應(yīng)用。檔案管理工作主要是針對(duì)各部門形成的歷史文件進(jìn)行管理，由此可見，檔案管理工作具備一定管理性質(zhì)。

二、信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

檔案信息化主要是指檔案部門對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理工作中。第一，信息技術(shù)的應(yīng)用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲(chǔ)存量。傳統(tǒng)檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構(gòu)成，但是信息技術(shù)的應(yīng)用可以使用一張優(yōu)盤或者光盤記錄大量?jī)?nèi)容。第二，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案整理與分類的科學(xué)性與合理性得到保障。利用先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行編碼，在此基礎(chǔ)上對(duì)電子檔案進(jìn)行整理與分類，同時(shí)可以保證原有紙質(zhì)檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術(shù)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中輸入關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞，相應(yīng)檔案內(nèi)容可以在最短時(shí)間內(nèi)呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)頁面中。節(jié)省大量精力與時(shí)間，而且檔案信息內(nèi)容的查找可以不受時(shí)間與空間的限制

三、信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施

（一）適當(dāng)減少紙質(zhì)檔案

重要的文獻(xiàn)資料采用“紙質(zhì)+ 電子”形式保存。對(duì)于一些重要的文獻(xiàn)資料來說，因?yàn)槠渥陨韮r(jià)值非常高，所以在選擇保存形式的時(shí)候就不能從省錢角度出發(fā)，而是要從安全角度去考慮。紙質(zhì)檔案易遭蟲蛀、水泡和火燒，因此為保證文獻(xiàn)資料萬無一失，必須要采用“紙質(zhì)+電子”的雙保險(xiǎn)保存形式。而普通檔案由于信息量大、應(yīng)用范圍廣，如果僅依靠紙質(zhì)文件保存，無疑費(fèi)時(shí)費(fèi)力費(fèi)空間，所以對(duì)于這些檔案信息，可以采用純電子形式進(jìn)行保存，在有需要的時(shí)候打印出來形成紙質(zhì)文件副本，至于文件中重要的簽章，可以使用電子簽章功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換和識(shí)別，避免出現(xiàn)章印、簽字受污的情況。大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)。現(xiàn)代化檔案管理軟件是隨著檔案管理工作的發(fā)展而不斷改良的，所以其更新速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于計(jì)算機(jī)硬件的更新速度，為了保證在較長(zhǎng)的時(shí)間段內(nèi)硬件可以完全支撐軟件的更新頻率，檔案管理部門要舍得花錢大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)。

（二）開發(fā)檔案管理軟件

為了保證檔案管理軟件符合檔案管理實(shí)情，檔案管理人員一定要在嚴(yán)選軟件的基礎(chǔ)上對(duì)軟件功能進(jìn)行全面了解，有必要的話，還應(yīng)當(dāng)和軟件企業(yè)合作，開發(fā)新軟件。檔案管理軟件開發(fā)過程中，一些重復(fù)、無用的功能可以合并或是剔除。在整合軟件功能配置的過程，檔案管理人員一定要把自己的需求表達(dá)清楚，自己想要什么樣的功能，想實(shí)現(xiàn)什么樣的操作方式，都必須與開發(fā)人員溝通好，這樣做出來的軟件才是以人性化管理為標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)質(zhì)軟件。

（三）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價(jià)值，大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生本就是為了解決繁雜信息無法處理的情況，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，利用它深入挖掘檔案信息的價(jià)值已經(jīng)成為了可能。所以在現(xiàn)階段的檔案管理軟件中，一定要及時(shí)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，從而提高檔案信息的利用率。同時(shí)，還要把大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檢索系統(tǒng)，提高檢索率。

（四）提高管理人員的信息素養(yǎng)提高管理人員的信息素養(yǎng)

在信息時(shí)代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，以全新的交換方式體現(xiàn)自身的先進(jìn)性。而作為檔案信息管理人員，只有增強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)思維，才能助力檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。但需要注意的是，檔案管理軟件再好，計(jì)算機(jī)配置再高，如果沒有高素質(zhì)的使用人，也發(fā)揮不了作用。所以在信息時(shí)代下，提高管理人員的軟硬件使用能力也尤為重要，不僅能節(jié)省軟件的運(yùn)維成本，還能節(jié)省工作時(shí)間。

總之，基于對(duì)信息時(shí)代下信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性以及傳統(tǒng)檔案管理工作的滯后性的分析可知，信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新需要從適當(dāng)?shù)臏p少紙質(zhì)檔案、大范圍引入配置較高的計(jì)算機(jī)、開發(fā)檔案管理軟件、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)以及提高管理人員的信息素養(yǎng)五個(gè)方面入手，既要穩(wěn)扎穩(wěn)打見實(shí)效，又要勇于創(chuàng)新求發(fā)展，只有這樣，才能讓檔案管理工作在信息時(shí)代下實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

[1]董祚宏.信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（05）.