覃煒惠

摘要：本文簡(jiǎn)要概述了信息時(shí)代企業(yè)采購(gòu)管理涵義特征、使用工具及管理優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上就信息時(shí)代企業(yè)采購(gòu)管理內(nèi)容展開逐條分析，目的在于推動(dòng)我國(guó)企業(yè)采購(gòu)管理信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 采購(gòu)管理? 管理策略

一、信息時(shí)代企業(yè)采購(gòu)管理概述

（一）信息化采購(gòu)管理涵義及特征

信息化采購(gòu)指的是采購(gòu)方借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，通過招標(biāo)、競(jìng)標(biāo)及談判的方式完成購(gòu)買交易工作。信息化采購(gòu)管理充分利用信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)上述交易過程的全程監(jiān)督及控制，不僅確保企業(yè)資源得到合理利用，同時(shí)還能有效降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)管理工作效率與質(zhì)量。信息化采購(gòu)管理較傳統(tǒng)采購(gòu)方式而言展示出如下特征：通過網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)高效完成采購(gòu)管理工作，無需耗費(fèi)過多統(tǒng)計(jì)、分析成本;擺脫時(shí)間、空間限制的網(wǎng)上采購(gòu)流程，大幅提高采購(gòu)工作效率;采購(gòu)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確保存在信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了貨物信息、采購(gòu)人員的無縫鏈接，確保采購(gòu)管理工作更為優(yōu)化完善。

（二）采購(gòu)管理使用的信息化工具

采購(gòu)管理信息化離不開先進(jìn)理念及可靠工具的鼎力支持，目前我國(guó)大部分企業(yè)內(nèi)部使用的信息化管理工具主要是ERP系統(tǒng)，該系統(tǒng)是經(jīng)過MRP、MRP II更新優(yōu)化而來，三者的區(qū)別與聯(lián)系如圖1所示。

分析可知ERP系統(tǒng)較前兩種系統(tǒng)而言具備更為全面的跨區(qū)域、跨業(yè)務(wù)信息集成功能。信息交換、公共采購(gòu)及私有采購(gòu)平臺(tái)是當(dāng)前應(yīng)用最為廣泛的跨區(qū)域采購(gòu)管理工具，其中信息交換平臺(tái)為企業(yè)間的交流溝通提供穩(wěn)定、順暢渠道，借助專業(yè)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了發(fā)票、訂單的安全交易與管理;公共采購(gòu)平臺(tái)涵蓋了企業(yè)、供貨商及通路等采購(gòu)因素，目前在汽車制造業(yè)、電子制造業(yè)應(yīng)用較多;私有采購(gòu)平臺(tái)相較于前面兩種平臺(tái)更具靈活性，其信息交互費(fèi)用及日常使用門檻相對(duì)較低，我國(guó)的海爾、美的等知名企業(yè)目前使用的就是這類工具。

二、信息時(shí)代企業(yè)采購(gòu)管理優(yōu)勢(shì)

信息化采購(gòu)管理可謂順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，不同于傳統(tǒng)人工采購(gòu)管理模式，該管理模式借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)將買方、賣方有機(jī)結(jié)合到一起，使得采購(gòu)交易更為順暢、便捷，因此其特有優(yōu)勢(shì)嶄露無遺：

（一）縮短采購(gòu)周期

企業(yè)在進(jìn)行日常采購(gòu)工作時(shí)主要通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成信息查詢、比對(duì)工作，在較短的時(shí)間內(nèi)即可瀏覽到大量數(shù)據(jù)。采購(gòu)方可以自由選擇競(jìng)價(jià)采購(gòu)交易時(shí)間及交易方式，縮短了數(shù)據(jù)信息上報(bào)、確認(rèn)周期。據(jù)統(tǒng)計(jì)，采購(gòu)方從采購(gòu)項(xiàng)目確定到競(jìng)價(jià)交易完畢僅需要耗費(fèi)2周時(shí)間，較傳統(tǒng)人工采購(gòu)管理工作相比大約節(jié)省了50～70%的處理時(shí)間。

（二）節(jié)約采購(gòu)成本

微機(jī)網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)的采購(gòu)管理工作提供了公平、開放的交易平臺(tái)，競(jìng)價(jià)采購(gòu)工作無需耗費(fèi)大量人力、物力、財(cái)力，采購(gòu)企業(yè)能夠在這種綠色環(huán)保競(jìng)價(jià)模式影響下獲得更為低廉的交易價(jià)格，因此能夠有效節(jié)約采購(gòu)成本。通過對(duì)以往信息化采購(gòu)管理工作調(diào)查發(fā)現(xiàn)，融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的采購(gòu)管理模式其交易成本較傳統(tǒng)交易模式而言可以降低20～30%的成本損耗。

（三）增加有效供貨商

網(wǎng)絡(luò)微機(jī)技術(shù)為企業(yè)的采購(gòu)交易平臺(tái)提供了專業(yè)幫助與支持，采購(gòu)方能夠完全擺脫地域、行業(yè)束縛，需求到合適供貨商，有助于豐富供應(yīng)貨源渠道。在信息平臺(tái)的幫助下，采購(gòu)方可以對(duì)供貨商資質(zhì)、信譽(yù)進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e，有助于及時(shí)了解供貨商現(xiàn)有資源及經(jīng)營(yíng)情況，準(zhǔn)確判斷行業(yè)市場(chǎng)供求狀況，為采購(gòu)交易確定提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)支持。

三、信息時(shí)代企業(yè)的采購(gòu)管理工作

（一）需求計(jì)劃信息化

需求管理是針對(duì)客戶端產(chǎn)品需求預(yù)測(cè)進(jìn)行分析判斷的，以往的需求管理主要是采購(gòu)人員依據(jù)客戶需求及生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行手動(dòng)計(jì)算與分析，并以此作為原材料訂購(gòu)基礎(chǔ)信息。信息化需求預(yù)測(cè)相比傳統(tǒng)方式而言具有高效、靈活、快速等優(yōu)勢(shì)，采購(gòu)人員無需關(guān)注以往訂單，只需登入采購(gòu)系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行查閱分析，即可明確供貨商在意需求，并有針對(duì)性的制定訂貨計(jì)劃;供貨商在信息系統(tǒng)平臺(tái)查閱到需求預(yù)測(cè)訂單時(shí)可以點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，此時(shí)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)供貨商登記庫(kù)存量、成品量、工單量及訂單量進(jìn)行智能計(jì)算并給出建議交貨日程;一旦采購(gòu)方確認(rèn)建議交貨申請(qǐng)后，供貨商會(huì)收到對(duì)應(yīng)訂單，同時(shí)也為日后交貨提供具體憑證。簡(jiǎn)言之，信息采購(gòu)平臺(tái)是依據(jù)出貨訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃，在此基礎(chǔ)上結(jié)合供貨商實(shí)際庫(kù)存得出具體送貨日程，依據(jù)供貨商生產(chǎn)能力變動(dòng)情況對(duì)生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)行合理調(diào)整。

（二）尋源報(bào)價(jià)信息化

尋源報(bào)價(jià)指的是對(duì)供貨商注冊(cè)信息、管理狀況及認(rèn)證資質(zhì)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢與管理，信息采購(gòu)平臺(tái)為尋源報(bào)價(jià)工作提供了開放、安全的查詢平臺(tái)。尋源報(bào)價(jià)信息化的工作職能主要分為采購(gòu)尋源及報(bào)價(jià)查詢，其中采購(gòu)尋源目的在于系統(tǒng)查詢廠商注冊(cè)信息及認(rèn)證流程，供貨商通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)完成注冊(cè)并獲得合格供貨商清單，為信息采購(gòu)管理提供先決條件;采購(gòu)方通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠及時(shí)知曉稽查結(jié)果，大幅提高工作效率，同時(shí)還能有效擴(kuò)大采購(gòu)尋源范圍，完成潛在供貨商的數(shù)據(jù)收集整理。查詢報(bào)價(jià)指的是利用電子郵件通知供貨商及時(shí)告知報(bào)價(jià)單，并借助系統(tǒng)平臺(tái)完成成本分析及報(bào)價(jià)更新工作，具體工作流程為成本清單模擬-分析查詢報(bào)價(jià)-核查簽署訂單。尋源報(bào)價(jià)信息化不僅能夠?yàn)橐庀蚬┴浬套灾髯?cè)提供便利平臺(tái)，同時(shí)還有助于查詢報(bào)價(jià)電子化、自動(dòng)比價(jià)智能化，為信息采購(gòu)管理提供有效助力。

（三）協(xié)同采購(gòu)信息化

協(xié)同采購(gòu)信息化指的是信息采購(gòu)平臺(tái)將企業(yè)訂單信息及送貨日程展示給供貨商，以便其做好送貨準(zhǔn)備，供貨商在送貨完畢后還可依據(jù)上述信息進(jìn)行賬務(wù)核算與管理。協(xié)同采購(gòu)信息化目的在于為供貨商訂單信息確定、送貨日程安排做好內(nèi)部生產(chǎn)規(guī)劃，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)排程、交付日期，有助于采購(gòu)企業(yè)控制供貨商交貨數(shù)量及時(shí)間，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤偏差。協(xié)同采購(gòu)信息化主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：為采購(gòu)企業(yè)與供貨商間的需求發(fā)布、送貨計(jì)劃提供商議、修改、確認(rèn)平臺(tái);及時(shí)完成新建訂單、存量訂單交付時(shí)間的提前、延后、取消操作，為雙方訂單查詢提供便利渠道;提供未來加單模擬程序，準(zhǔn)確計(jì)算缺料明細(xì)、備料時(shí)間、投產(chǎn)時(shí)期及出貨成品等相關(guān)信息;為供、應(yīng)雙方財(cái)務(wù)明細(xì)對(duì)比提供可靠平臺(tái)，一旦遇到出入部分及時(shí)返回采購(gòu)部門進(jìn)行確認(rèn)處理，直到與供貨商協(xié)商一致為止。

（四）供貨商評(píng)價(jià)信息化

企業(yè)借助信息采購(gòu)平臺(tái)能夠搭建出包含目標(biāo)設(shè)定、績(jī)效考核、結(jié)果分析、優(yōu)化改進(jìn)等內(nèi)容的績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)，為供貨商評(píng)價(jià)工作信息化奠定基礎(chǔ)。供貨商評(píng)價(jià)工作信息化主要涵蓋信息獲取發(fā)布、供貨商績(jī)效考評(píng)及供貨商質(zhì)量評(píng)估三個(gè)內(nèi)容，信息獲取分布從信息公告、數(shù)據(jù)處理及問題追蹤三方面展開研究，其中信息公告涵蓋了采購(gòu)企業(yè)新聞公告、操作手冊(cè)、文件報(bào)告等資料，供貨商可自行查閱、下載;數(shù)據(jù)處理指的是供貨商全部檔案、資料及表單可以通過網(wǎng)絡(luò)上傳至資料庫(kù)，并提供數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、下載、上傳、審核等多項(xiàng)功能;問題追蹤有助于供貨商管理層及時(shí)了解產(chǎn)品問題，并對(duì)這些問題進(jìn)行匯總分析，最后將反饋結(jié)果以表單或圖表的形式反饋給采購(gòu)企業(yè)。供貨商績(jī)效考評(píng)包括評(píng)判流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、改善策略及考核報(bào)告四部分內(nèi)容，有效實(shí)現(xiàn)計(jì)劃安排、稽核審查及評(píng)分管理智能化。供貨商質(zhì)量評(píng)估主要從評(píng)分管理、項(xiàng)目報(bào)表、商品質(zhì)評(píng)等方面展開，目的在于為采購(gòu)企業(yè)相關(guān)決策制定提供參考建議。

（五）入場(chǎng)物流信息化

信息采購(gòu)平臺(tái)提供了一體化庫(kù)存管理功能，原料及貨物外殼均配有對(duì)應(yīng)條碼，倉(cāng)庫(kù)管理員只需掃碼即可獲得對(duì)應(yīng)交貨信息。發(fā)料操作也通過掃碼完成，簡(jiǎn)化了記錄、存儲(chǔ)、使用工作量，同時(shí)還能實(shí)時(shí)進(jìn)行過賬處理，確保料帳達(dá)成一致，有效避免人為失誤導(dǎo)致的不良影響。供貨商在進(jìn)行交貨前通過信息平臺(tái)與采購(gòu)方取得聯(lián)系，為倉(cāng)庫(kù)預(yù)留人手及空間提供準(zhǔn)備時(shí)間，提高交接貨工作效率。信息化采購(gòu)管理平臺(tái)的出現(xiàn)有助于企業(yè)明確每一批材料、貨物的物料信息、交貨時(shí)間及使用時(shí)間，通過追蹤溯源確保庫(kù)存管理更為準(zhǔn)確、規(guī)范;融入定位技術(shù)的倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)將邏輯庫(kù)位與物理庫(kù)位有機(jī)結(jié)合到一起，為快速找料、發(fā)料及盤點(diǎn)工作提供了諸多便利。

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（作者單位：上海金發(fā)科技發(fā)展有限公司）