淺談信息時(shí)代如何加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)往來(lái)管理

摘 要：為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，筆者從建立公共數(shù)據(jù)編碼平臺(tái)從而規(guī)范往來(lái)單位的使用、科學(xué)制定信用額度、強(qiáng)化集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部間往來(lái)管理、內(nèi)部控制及內(nèi)部審計(jì)等方面闡述了如何加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)往來(lái)管理，從而進(jìn)一步提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：往來(lái)管理;客戶信息管理;信用額度;內(nèi)部控制

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等應(yīng)用不斷深化，各行業(yè)面臨升級(jí)挑戰(zhàn)的同時(shí)也迎來(lái)了新機(jī)遇。在這個(gè)產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代、科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛的時(shí)代，如何能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中屹立不倒，更上一層樓，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，是每家企業(yè)尤其是集團(tuán)企業(yè)需要不斷思考的問(wèn)題。隨著競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，建立健全客戶信用管理體系，以信息系統(tǒng)作為工具，依托內(nèi)部控制制度和內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)企業(yè)的往來(lái)管理，在追求利潤(rùn)的同時(shí)，保證集團(tuán)企業(yè)的自由現(xiàn)金流和壞賬風(fēng)險(xiǎn)可控，是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必要舉措。本文就如何加強(qiáng)集團(tuán)企業(yè)往來(lái)管理從以下幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。

一、建立公共數(shù)據(jù)編碼平臺(tái)，規(guī)范往來(lái)單位使用

目前隨著ERP系統(tǒng)的普遍推廣，追求高效管理的集團(tuán)企業(yè)均已上線使用。ERP系統(tǒng)中的物料、供應(yīng)商、客戶等信息以標(biāo)準(zhǔn)編碼的形式存在。以ERP系統(tǒng)的往來(lái)單位編碼為基礎(chǔ)，進(jìn)一步建立客戶信息管理模塊，實(shí)現(xiàn)客戶編碼的唯一性，集團(tuán)企業(yè)范圍內(nèi)推廣使用后，提高了企業(yè)對(duì)客戶信息管理的科學(xué)性、合理性，也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)客戶信息的統(tǒng)一申請(qǐng)、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)客戶編碼的統(tǒng)一定義和維護(hù)，既滿足了對(duì)客戶的催收、清欠的管理要求，也是建立客戶信用體系管理模塊的前提，還可以建立與報(bào)表取數(shù)、內(nèi)部交易和往來(lái)抵消之間的聯(lián)系。以中石油集團(tuán)公司為例，從一家往來(lái)單位的所屬集團(tuán)屬性中，可以判斷這家企業(yè)是屬于中石油集團(tuán)未上市企業(yè)還是上市企業(yè)，或者是這家往來(lái)單位的下級(jí)企業(yè)，這家往來(lái)單位存貨相關(guān)報(bào)表在取數(shù)時(shí)，采購(gòu)數(shù)就不會(huì)包含從所屬下級(jí)企業(yè)采購(gòu)的金額，集團(tuán)上市企業(yè)一級(jí)存貨報(bào)表取數(shù)時(shí)，就不會(huì)包含從所屬集團(tuán)屬性為集團(tuán)上市企業(yè)采購(gòu)的金額，避免了采購(gòu)金額的重復(fù)取數(shù)。

對(duì)于下屬層級(jí)、分、子公司、持股公司較多的集團(tuán)企業(yè)，家族樹(shù)關(guān)系的建立與維護(hù)也是必不可少的，尤其是存在企業(yè)間劃轉(zhuǎn)，或者企業(yè)出售等情形的。所謂家族樹(shù)，就是同一集團(tuán)企業(yè)內(nèi)所屬企業(yè)，管理層級(jí)程樹(shù)狀分布，第二級(jí)或者第三級(jí)往下的所屬單位由第二級(jí)或者第三級(jí)企業(yè)進(jìn)行維護(hù)，用于梳理內(nèi)部客戶隸屬關(guān)系和核實(shí)內(nèi)部機(jī)構(gòu)客戶信息正確性。家族樹(shù)在內(nèi)部交易核對(duì)時(shí)起到關(guān)鍵的作用，同時(shí)，家族樹(shù)關(guān)系隨著變化不斷得到更新，是集團(tuán)公司判斷所屬關(guān)系的重要依據(jù)。

二、科學(xué)制定信用額度并嚴(yán)肅審批流程

通過(guò)對(duì)客戶進(jìn)行額度授信從而增加企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力是集團(tuán)企業(yè)必經(jīng)之路。風(fēng)險(xiǎn)與收益共存，科學(xué)制定信用額度是降低風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。集團(tuán)企業(yè)可以在客戶信息管理的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)信用額度管理模塊，企業(yè)可以借鑒西方發(fā)達(dá)國(guó)家較成熟的信用管理模型和我國(guó)國(guó)內(nèi)有關(guān)信用管理、信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面的模型，結(jié)合自身行業(yè)特點(diǎn)設(shè)計(jì)信用管理通用模型，如利用ABI信用評(píng)價(jià)模型從客戶的履約能力、歷史表現(xiàn)、銷(xiāo)售人員對(duì)企業(yè)的綜合印象等方面確定集團(tuán)企業(yè)的信用政策，各所屬企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境、客戶特征等信息設(shè)置個(gè)性化需求，從而確定各個(gè)客戶的信用額度，并通過(guò)信息管理模塊設(shè)計(jì)的流程逐級(jí)審批，同時(shí)將結(jié)果傳送至ERP系統(tǒng)。集團(tuán)企業(yè)在確定基本的信用政策并將決策權(quán)下放到所屬企業(yè)的同時(shí)，也要重點(diǎn)監(jiān)控大額賒銷(xiāo)及貨款回籠情況。信用政策模型利用量化風(fēng)險(xiǎn)工具，遵循審慎的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)原則，建立并完善相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理流程，對(duì)客戶信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分識(shí)別、準(zhǔn)確計(jì)量和有效監(jiān)控，從而達(dá)到防范壞賬損失的目的。通過(guò)制定信用政策、確定評(píng)級(jí)模型、確定信用額度信用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、應(yīng)收款項(xiàng)催收這些環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的信用管理。這種模式改變了靠經(jīng)驗(yàn)確定賒銷(xiāo)額度的傳統(tǒng)模式，采用了更科學(xué)的定性與定量相結(jié)合的模式，同時(shí)采用了信息化管理模式，信息及時(shí)、高效，且有利于事后分析?？茖W(xué)制定信用額度將賒銷(xiāo)管理從事后轉(zhuǎn)移到了事前、事中管理。

需要指出的是定量分析中財(cái)務(wù)分析是重點(diǎn)，一般包括償債能力、營(yíng)運(yùn)能力分析、盈利能力分析、發(fā)展能力、結(jié)構(gòu)比例。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)大多從資產(chǎn)負(fù)債表和利潤(rùn)表中取數(shù)，這些數(shù)據(jù)的缺陷在于是對(duì)歷史數(shù)據(jù)的分析，而且是以權(quán)責(zé)發(fā)生制為基礎(chǔ)。所以在分析時(shí)，參考以收付實(shí)現(xiàn)制編制的現(xiàn)金流量表作為補(bǔ)充，能夠?qū)ζ髽I(yè)的償債能力做出更客觀、全面地評(píng)價(jià)。另外，根據(jù)二八定律，需要列出重點(diǎn)客戶，隨時(shí)關(guān)注客戶發(fā)展動(dòng)態(tài)、盡力保證客戶按時(shí)償還借款。

同時(shí)，還可以通過(guò)信用額度管理模塊添加客戶分析管理信息以提高客戶價(jià)值鏈管理水平，也可添加黑名單管理以減少兄弟單位的損失，添加聯(lián)合清欠的使用模塊以減少集團(tuán)企業(yè)損失等輔助功能。

三、強(qiáng)化集團(tuán)內(nèi)部企業(yè)間往來(lái)管理

集團(tuán)企業(yè)之間經(jīng)常是業(yè)務(wù)上下游的關(guān)系，業(yè)務(wù)聯(lián)系緊密，企業(yè)間核算口徑一致、往來(lái)余額一致、互不拖欠是集團(tuán)企業(yè)間往來(lái)管理的目標(biāo)。產(chǎn)品購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)相對(duì)來(lái)說(shuō)，目標(biāo)容易實(shí)現(xiàn)，對(duì)于涉及工程技術(shù)、工程建設(shè)、服務(wù)項(xiàng)目類(lèi)業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)還有一些難題需要解決。比如結(jié)算價(jià)格缺失問(wèn)題，甲方企業(yè)希望結(jié)算價(jià)格能夠確定或者下降，乙方企業(yè)受成本、質(zhì)量、安全環(huán)保、科研等因素影響，希望提高結(jié)算價(jià)格，甲乙雙方的訴求有差距，內(nèi)部?jī)r(jià)格結(jié)算中心在確定價(jià)格時(shí)需考慮因素較多，導(dǎo)致結(jié)算價(jià)格遲遲不確定。再者，結(jié)算周期較長(zhǎng)。結(jié)算周期長(zhǎng)導(dǎo)致乙方承擔(dān)較高額利息，同時(shí)，上游結(jié)算的滯后導(dǎo)致下游企業(yè)結(jié)算滯后。還有在工作量確認(rèn)后各自按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則分期暫估掛賬，甲、乙雙方出于各自考慮，往來(lái)掛賬金額不同。針對(duì)以上情況，建議集團(tuán)公司建立總部協(xié)調(diào)仲裁機(jī)制，同時(shí)細(xì)化工程類(lèi)業(yè)務(wù)核算口徑，減少雙方爭(zhēng)議，加快結(jié)算進(jìn)度的同時(shí)保證往來(lái)余額準(zhǔn)確。

四、內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)往來(lái)余額及往來(lái)款項(xiàng)賬務(wù)處理的檢查

往來(lái)余額準(zhǔn)確無(wú)誤和往來(lái)賬務(wù)處理正確是財(cái)務(wù)報(bào)表質(zhì)量的必要保證。因此，確保內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)獨(dú)立性，使其切實(shí)發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督、防范企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的作用是集團(tuán)企業(yè)必須重視的工作。對(duì)于外部審計(jì)來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的職責(zé)是按照審計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定計(jì)劃和實(shí)施審計(jì)工作，獲取充分、適當(dāng)?shù)膶徲?jì)證據(jù)并根據(jù)獲取的審計(jì)證據(jù)得出合理的審計(jì)結(jié)論，發(fā)表恰當(dāng)?shù)膶徲?jì)意見(jiàn)。對(duì)于內(nèi)部審計(jì)來(lái)說(shuō)，除此之外，更應(yīng)該關(guān)注往來(lái)余額是否及時(shí)簽認(rèn)，對(duì)于往來(lái)不一致的情況，需要詳實(shí)的證明材料。一般來(lái)講，存貨賬實(shí)是否相符、往來(lái)余額是否一致，貨幣資金在途是舞弊多發(fā)區(qū)，需要給予重視并跟蹤。對(duì)于其他應(yīng)收/應(yīng)付賬款是否有臺(tái)賬明細(xì)，多年無(wú)動(dòng)態(tài)的原因是否真實(shí)、合理，金額較大的掛賬是否有合同、是否合規(guī)。同時(shí)，往來(lái)款項(xiàng)的賬務(wù)處理是否按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的變化及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，壞賬損失是否落實(shí)清欠人并記錄臺(tái)賬等等。一般集團(tuán)總部?jī)?nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)獨(dú)立性較強(qiáng)，下級(jí)審計(jì)機(jī)構(gòu)獨(dú)立性較弱，這種普遍現(xiàn)象還需要引起重視，加以改進(jìn)。

五、完善往來(lái)管理相關(guān)內(nèi)部控制制度并及時(shí)修訂

將客戶評(píng)級(jí)、客戶授信、欠款催收、往來(lái)詢證、預(yù)期信用損失、壞賬核銷(xiāo)等環(huán)節(jié)制定內(nèi)部控制流程，確認(rèn)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。流程應(yīng)遵循重要性原則進(jìn)一步細(xì)化，切勿制定不符合實(shí)際的操作流程，避免為了做而做，從而失去應(yīng)有的防控作用。

六、開(kāi)發(fā)內(nèi)部交易平臺(tái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部交易和往來(lái)及時(shí)抵消

依托往來(lái)單位公共數(shù)據(jù)平臺(tái)和家族樹(shù)的建立，集團(tuán)企業(yè)內(nèi)部單位有唯一的編碼和確定的內(nèi)部所屬關(guān)系，那么內(nèi)部單位間發(fā)生交易時(shí)，雙方就可以通過(guò)內(nèi)部交易平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部交易和往來(lái)抵消，并通過(guò)平臺(tái)設(shè)定規(guī)則強(qiáng)制約束內(nèi)部單位將內(nèi)部交易體現(xiàn)出來(lái)，以此實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)及時(shí)、充分地抵消，提高工作效率和工作質(zhì)量。以中石油集團(tuán)為例，所有的內(nèi)部購(gòu)銷(xiāo)及內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)都以“單據(jù)”的方式進(jìn)行處理。單據(jù)包含付款單位名稱(chēng)及賬號(hào)、單據(jù)類(lèi)型、交易種類(lèi)、計(jì)量單位、單價(jià)、金額、稅率、稅額及價(jià)稅合計(jì)金額等內(nèi)容，其中選擇正確的單據(jù)類(lèi)型很重要，每一種類(lèi)型的單據(jù)都有其特定的含義和使用要求，能涵蓋所有的業(yè)務(wù)類(lèi)型，包括賒銷(xiāo)、暫估業(yè)務(wù)等。同時(shí)，對(duì)單據(jù)的填報(bào)時(shí)間有嚴(yán)格的要求，保證抵消及時(shí)生成，不會(huì)出現(xiàn)跨期間的錯(cuò)誤。對(duì)于上下游一體化的集團(tuán)企業(yè)，可以征求中介機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)人士的意見(jiàn)，對(duì)于內(nèi)部交易的抵消中未實(shí)現(xiàn)的部分，可以假設(shè)中間環(huán)節(jié)產(chǎn)品沒(méi)有未實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)或虧損，只取最終端產(chǎn)品的未實(shí)現(xiàn)庫(kù)存，并保持會(huì)計(jì)政策一致，以此簡(jiǎn)化工作。

七、加強(qiáng)欠款清收工作

集團(tuán)企業(yè)對(duì)于逾期未收到的應(yīng)收款項(xiàng)必須采取措施，盡量減少損失。各所屬單位應(yīng)成立清欠小組，采取電話清欠、上門(mén)清欠、法律清欠等一系列措施挽回?fù)p失，并及時(shí)將客戶加入黑名單，集團(tuán)公司范圍內(nèi)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。如果與其他兄弟單位有業(yè)務(wù)往來(lái)，及時(shí)開(kāi)展聯(lián)合清欠。同時(shí)，實(shí)施合理的清欠考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，鼓勵(lì)所屬企業(yè)積極清收。

清欠工作也可以根據(jù)成本效益原則，適當(dāng)選擇將不良資產(chǎn)，包括逾期賬款等整體打包出售，獲得效益最大化。

八、總結(jié)

往來(lái)管理是集團(tuán)企業(yè)管理的重要組成部分，是公司管理層、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等全員參與的管理，往來(lái)管理應(yīng)利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)將先進(jìn)的管理思想、完善的管理制度運(yùn)用到企業(yè)經(jīng)營(yíng)中，進(jìn)一步提高集團(tuán)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡(jiǎn)介：左慶坤（1981- ），女，漢族，黑龍江肇東市人，中級(jí)會(huì)計(jì)師，碩士研究生，現(xiàn)任高級(jí)主管，注冊(cè)會(huì)計(jì)師