淺談如何有效開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作

張召尊

鄉(xiāng)鎮(zhèn)所存的檔案資料，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府在管理公共事務(wù)活動(dòng)、處理社會(huì)問題等各項(xiàng)工作中所直接形成的文字、圖表、音像等多種形式的歷史資料，是一種重要的信息資源，對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定發(fā)展規(guī)劃，推進(jìn)可持續(xù)發(fā)展提供了寶貴的參考依據(jù)。但隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷提升和社會(huì)生活的迅速變化，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理及其對(duì)社會(huì)的有效服務(wù)明顯滯后于社會(huì)發(fā)展，甚至近年來檔案工作出現(xiàn)嚴(yán)重滑坡現(xiàn)象。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中存在的主要問題

1.人員更換頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。由于檔案工作繁雜事細(xì)，且出成績難，不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部不愿意干。從人員配備上看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基本無專職檔案員，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案人員為兼職，有的由婦聯(lián)主席或團(tuán)支部書記兼任，還有的由黨政辦主任兼任，還有的由大學(xué)生村官臨時(shí)負(fù)責(zé)，檔案人員變動(dòng)頻繁，有些檔案人員參加過一兩次培訓(xùn)，業(yè)務(wù)剛接觸就調(diào)換崗位，人員不穩(wěn)定因素嚴(yán)重制約了檔案工作順利開展。

2.檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不高，保管條件差。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)無檔案室，多年檔案即在黨政辦公室存放，鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室事雜人多，非常不利于檔案的安全保管，而且存放空間有限;有的建立檔案室，但室內(nèi)堆放其它雜物，形同一個(gè)雜物儲(chǔ)存?zhèn)}庫，甚至多日衛(wèi)生無人清掃，檔案長期無人問津，“八防”設(shè)施更無從談起。

3.缺乏有效的統(tǒng)一管理。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)收集的僅是些上級(jí)下發(fā)的紅頭文件和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室日常形成的材料，每年年度接續(xù)立卷僅數(shù)十件。缺乏本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門工作活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)檔案如黨委會(huì)議記錄、組織關(guān)系介紹信、黨員干部名冊(cè)、土地檔案、林木檔案、婚姻檔案、司法檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、財(cái)務(wù)檔案、鄉(xiāng)村建設(shè)項(xiàng)目（水利、道路建設(shè)）等檔案，造成室藏檔案貧乏、材料不齊全。而上述提到的檔案多由本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門自行保管，未集中到檔案室，時(shí)間一長，多年文件材料混為一堆，一旦查詢頗費(fèi)周折，而且很難查到想要的內(nèi)容。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案收集難、利用難等問題十分突出。各部門間檔案工作協(xié)調(diào)性差。鄉(xiāng)鎮(zhèn)一些部門總認(rèn)為整理檔案是檔案部門的事，平時(shí)不收集，到時(shí)不上交，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員在收集檔案時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)注，說話沒效力，普遍存在著畏難和應(yīng)付情緒。

4.檔案管理創(chuàng)建活動(dòng)參與面不廣，檔案開發(fā)利用效果差。檔案室除上級(jí)檢查外，平時(shí)基本無人問津，利用效果差也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層領(lǐng)導(dǎo)不重視的一大原因，檔案除了每年接續(xù)立卷產(chǎn)生數(shù)十件新檔案外，多年來沒有新的編研成果，而利用者查詢檔案無從下手。如第二輪土地延包檔案中曾規(guī)定一式三份，農(nóng)戶、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府、縣檔案館各一份，但近年來查詢?cè)摍n案只能到縣檔案館查詢，鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）政府的土地延包檔案已基本失落。

二、規(guī)范有序的檔案工作對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的意義

作為歷史記載，檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作經(jīng)年傳承的一筆寶貴的文化財(cái)富，規(guī)范有序的檔案工作對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層工作的開展有著重要意義。

1.檔案具有重要的查考作用和存儲(chǔ)歷史記憶的功能。如開展全縣的縣志、年鑒、組織史等編寫工作，編寫本鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)內(nèi)容時(shí)能夠參考到鄉(xiāng)土志、大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等資料的就會(huì)使該項(xiàng)工作順利進(jìn)行，而這也得益于檔案員注意平時(shí)工作材料的積累和事件的記錄、階段性的編輯。而隨著時(shí)間的推移，作為歷史記載的檔案就是鄉(xiāng)鎮(zhèn)一筆寶貴的文化財(cái)富，時(shí)間越久，檔案價(jià)值就會(huì)越高，如回頭看幾十年前能反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、人物活動(dòng)、社會(huì)習(xí)俗、地理風(fēng)貌變遷的文件和照片會(huì)感覺彌足珍貴。

2.具有重要的查證作用。開展關(guān)乎民生項(xiàng)目、民心工程（如精準(zhǔn)扶貧、危房改造、美麗鄉(xiāng)村建設(shè)）的業(yè)務(wù)檔案的收集整理是一項(xiàng)重要工作，它承載著對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)政資金、人民群眾和集體、個(gè)人責(zé)任履清說明的一種公開效力。財(cái)務(wù)建檔，確定資金流向，工作建檔，確定工作效果?！肮ぷ髁艉邸奔粗冈诠ぷ髦行纬捎袚?jù)可查的檔案。

3.具有提高基層工作效率的作用。規(guī)范有序的檔案工作同規(guī)范有序的機(jī)關(guān)工作相輔相成，機(jī)關(guān)公文運(yùn)轉(zhuǎn)從收發(fā)文登記開始，機(jī)關(guān)事務(wù)運(yùn)行終結(jié)點(diǎn)即是到形成檔案為止，即使機(jī)關(guān)事務(wù)公文處理尚未終結(jié)但相關(guān)人員閱覽流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)完畢，原件也要及時(shí)交回檔案室備查，有查詢者可提供復(fù)印件，這使得文件查詢有章可循、有人可問，有地可查。所以運(yùn)行流暢的機(jī)關(guān)工作秩序不僅提高機(jī)關(guān)工作效能，還容易促進(jìn)形成規(guī)范的檔案。再如時(shí)下運(yùn)行的機(jī)關(guān)工作匯報(bào)制，即單位負(fù)責(zé)人聽取部門負(fù)責(zé)人工作匯報(bào)中形成的專題匯報(bào)材料，這一制度的良好運(yùn)轉(zhuǎn)，既督促和檢驗(yàn)部門各項(xiàng)工作的運(yùn)行情況，也為形成能夠反映某時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的檔案資料提供契機(jī)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門各項(xiàng)工作千頭萬緒，要讓通過檔案工作這一條線有機(jī)整合起來，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)全體人員形成“工作沒問題，請(qǐng)把資料交給檔案室，工作有問題請(qǐng)到檔案室找資料”的集體檔案意識(shí)，讓檔案工作成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層機(jī)關(guān)工作中的重要環(huán)節(jié)并發(fā)揮重要的參謀作用。

三、加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作建設(shè)的幾點(diǎn)建議

1.著力建造標(biāo)準(zhǔn)較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。建立標(biāo)準(zhǔn)較高的鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)該成為當(dāng)前著手進(jìn)行的緊迫任務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案館的建設(shè)要符合檔案工作的“八防”要求，要“筑巢引鳳”，建立起面積寬敞不應(yīng)低于30平方米的檔案室，室內(nèi)整潔，要配備適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的軟件和硬件設(shè)備，給檔案員創(chuàng)造一個(gè)舒暢的工作環(huán)境和得心應(yīng)手的現(xiàn)代化辦公用具。

集中時(shí)間和人力把鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門該移交的檔案整理接收進(jìn)來，今后還要在接收照片檔案和特殊載體檔案接收上下功夫，拓展接收檔案的種類和范圍，努力打造一個(gè)具有豐富室藏的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室。

2.構(gòu)筑良性運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案工作人員運(yùn)行體系。從鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門工作人員，建立一個(gè)有效運(yùn)轉(zhuǎn)、分工明確、責(zé)任到人的檔案工作人員構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)。

首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府主要領(lǐng)導(dǎo)要重視起來，要明方向、定調(diào)子，年初召開鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委或政府班子辦公會(huì)，把年度檔案工作列入議程，要確定檔案室用房、落實(shí)檔案工作經(jīng)費(fèi)，及時(shí)解決其它檔案工作中遇到的各種問題，要關(guān)心檔案工作人員的個(gè)人成長和待遇問題。

其次，選拔能夠在較長時(shí)期內(nèi)從事檔案工作的人員專職人員到崗，務(wù)求責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)技能高，具備較強(qiáng)的靈活性和主動(dòng)性，熟悉檔案保管、移交的業(yè)務(wù)知識(shí)，能夠?qū)︵l(xiāng)鎮(zhèn)各部門和下轄單位的檔案整理進(jìn)行指導(dǎo)。

第三，分管領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)負(fù)起責(zé)任，平時(shí)多關(guān)注檔案員工作中的困難并及時(shí)與主要領(lǐng)導(dǎo)溝通解決，做到定期（一般每年春季3-4月份）召開鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門負(fù)責(zé)人參加的協(xié)調(diào)會(huì)，布置各部門的檔案整理和移交任務(wù)。

最后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門負(fù)責(zé)人為本部門移交檔案的直接責(zé)任人，同時(shí)各部門設(shè)立1名兼職檔案員具體負(fù)責(zé)檔案整理移交事宜。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的能否實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)一管理，各部門的負(fù)責(zé)人配合移交意愿和責(zé)任感是關(guān)鍵，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)在不僅檔案工作協(xié)調(diào)會(huì)上布置，還要在會(huì)后督促檢查落實(shí)情況。

要制定檔案工作綜合管理長效機(jī)制，不因人員變換使工作受影響，讓檔案工作形成一個(gè)有章可循的良好工作習(xí)慣。

3.檔案員抓好自身的綜合素養(yǎng)提高，積極適應(yīng)現(xiàn)代化的文化素質(zhì)要求。檔案員要在穩(wěn)妥推進(jìn)傳統(tǒng)檔案工作的同時(shí)，不斷創(chuàng)新開拓檔案工作新領(lǐng)域新方法。檔案員要不斷提高自我要求，提升自身技能，加快使檔案工作由不規(guī)范到合格，由合格到優(yōu)秀的進(jìn)程。

我們常說檔案員就是史官，做為一名史官即要擔(dān)付起傳統(tǒng)史官的責(zé)任，又要具備一名現(xiàn)代史官的素養(yǎng)。

周恩來總理曾說：“檔案工作人員要學(xué)習(xí)司馬遷，要當(dāng)司馬遷?！弊鰹橐幻麄鹘y(tǒng)史官的職責(zé)是通過檔案工作為供職單位留存盡量多的歷史記錄，這就要求檔案員要運(yùn)用好手中的“一筆一機(jī)”：一筆即指平時(shí)用筆記錄，現(xiàn)在也可以用電腦隨時(shí)記錄，記錄下反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史發(fā)展的鄉(xiāng)鎮(zhèn)大事、基礎(chǔ)數(shù)字、人員調(diào)整、活動(dòng)簡要等;一機(jī)即指相機(jī)或手機(jī)，有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)可以配備先進(jìn)的數(shù)碼照相設(shè)備，隨時(shí)捕捉到有意義、有價(jià)值的人、事、物拍攝并保存下來，檔案員要成為本單位攝影的行家里手，要增強(qiáng)主動(dòng)性和能動(dòng)性，做有心人，利用現(xiàn)代化的科技讓照片檔案的建立歸檔成為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作中的一大亮點(diǎn)。

而做好一名現(xiàn)代史官，就要求“打鐵首先自身硬”，要具備掌握現(xiàn)代科技知識(shí)的本領(lǐng)，不僅檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)精，還要現(xiàn)代科技知識(shí)通。這就要求檔案人發(fā)揮干到老、學(xué)到老的精神，一是積極參加上級(jí)部門的培訓(xùn)，解決檔案領(lǐng)域內(nèi)常見的共性問題，掌握好常規(guī)的立卷方法;二是搞好自學(xué)，向書本和網(wǎng)絡(luò)學(xué)，如POTOSHOP和CDR等編輯軟件應(yīng)用、繪聲繪影等短視頻的制作應(yīng)用，我們可以通過百度搜索這個(gè)身邊的網(wǎng)絡(luò)老師以及一些自學(xué)網(wǎng)站來學(xué)習(xí)，只要有目標(biāo)和信心，經(jīng)過一段時(shí)間的堅(jiān)持，就會(huì)有獲得感和增長才干的自豪感，力爭通過自身素質(zhì)的提高熟練地使用現(xiàn)代化設(shè)備，熟練地掌握科學(xué)技術(shù)，成為單位工作骨干，成為單現(xiàn)代科技應(yīng)用的引路人，每年年終檔案員要編輯出圖文并茂的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)風(fēng)采》、《大事記》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編》等檔案成果，讓領(lǐng)導(dǎo)刮目相看，檔案員和檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中的地位才會(huì)拔高。

4.抓好以點(diǎn)帶面的示范作用。縣級(jí)檔案行政部門根據(jù)全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)際，督導(dǎo)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)做好檔案建檔工作，抓好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)制定好檔案收集范圍，并注意工作中選樹先進(jìn)典型，發(fā)揮好典型的示范帶動(dòng)作用，以點(diǎn)帶面，推廣好的經(jīng)驗(yàn)，全面推動(dòng)全縣檔案工作的規(guī)范健康發(fā)展。

5.要抓住一切有利契機(jī)，為檔案工作宣揚(yáng)造勢(shì)，要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案學(xué)會(huì)的建設(shè)。檔案行政部門或檔案館在鼓勵(lì)檔案員自學(xué)的基礎(chǔ)上要抓好集體培訓(xùn)，要成為檔案員培訓(xùn)的基地，不僅要抓好文書檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，還要在照片檔案、特殊載體檔案、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)建檔方面的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)上下功夫，并適時(shí)開展電子文件收集建檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的知識(shí)普及，為即將來臨大數(shù)據(jù)時(shí)代開展檔案工作布局。

同時(shí)在業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)外，加強(qiáng)公文寫作、成果編輯、各類編輯軟件應(yīng)用、現(xiàn)代化辦公室設(shè)備使用的培訓(xùn)上下功夫，培訓(xùn)講求短、快、靈，多開展小規(guī)模、小范圍的培訓(xùn)，要讓培訓(xùn)常態(tài)化，要因人而宜，通過培訓(xùn)來提升檔案員自身的價(jià)值觀、成就感、自豪感，打造一支精干的檔案員工作隊(duì)伍。

檔案行政部門要抓好“四個(gè)一（一個(gè)學(xué)會(huì)、一種期刊、一個(gè)QQ群、一個(gè)微信群）”的建設(shè)應(yīng)用，成立縣級(jí)檔案學(xué)會(huì)，通過檔案學(xué)會(huì)吸收縣直機(jī)關(guān)檔案員、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員、各類企業(yè)檔案員及一些對(duì)檔案有興趣的人員，搭建縣域檔案人交流的平臺(tái);定期印刷縣級(jí)檔案學(xué)會(huì)期刊，鼓勵(lì)檔案員積極發(fā)表建議、見解，積極開展征文和攝影比賽，激發(fā)檔案員公文寫作和攝影的興趣;通過縣域檔案工作微信群和QQ群進(jìn)行縣域內(nèi)檔案學(xué)術(shù)知識(shí)交流、探討、培訓(xùn)教育。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)協(xié)同縣級(jí)檔案館做好本鄉(xiāng)鎮(zhèn)特色檔案征集，開展好鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)歷史文化、歷史名人、歷史事件展覽，讓檔案深入到群眾生活中，提高廣大干部群眾的檔案意識(shí)。

縣人事部門要落實(shí)好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案員崗位津貼和職稱評(píng)聘問題，消除檔案員職務(wù)職位晉升后顧之憂，確保其能長期安心工作。

總之，檔案的價(jià)值在于它的完整性和時(shí)間長久性，做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作就要看到檔案的長效價(jià)值，克服短視行為，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作全員參與、規(guī)范整理、適時(shí)移交成為長效機(jī)制，讓檔案員通過提高自身技能拓寬檔案工作思路，搞活檔案工作局面，把檔案工作搞得有聲有色、多姿多彩，才能提高檔案的社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值。

（作者單位：河北省滄縣檔案館）