對規(guī)范招標(biāo)檔案管理工作的理解和認(rèn)識

王曉娟

招標(biāo)檔案的管理是整個招標(biāo)過程的重要組成部分，必須高度重視，規(guī)范管理，以確保招標(biāo)工作規(guī)范運行，穩(wěn)步推進。通過招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理，對項目運行的實際情況和對招標(biāo)過程有效掌握，促進招標(biāo)工作的公平、公證和可持續(xù)發(fā)展。

一、增強對招標(biāo)檔案管理工作重要性的認(rèn)識

目前，只重視招標(biāo)工作而忽視招標(biāo)檔案的現(xiàn)象仍然存在，招標(biāo)檔案管理工作一般是在招標(biāo)結(jié)束以后才進入工作程序，或者進行一些所謂的補救工作，致使招標(biāo)工作與招標(biāo)檔案管理工作不能同步進行，這樣不僅是材料歸檔不及時的問題，關(guān)鍵是更容易導(dǎo)致招標(biāo)歸檔材料不齊全，出現(xiàn)材料歸檔后所體現(xiàn)的招標(biāo)過程銜接不合理，甚至材料缺失的情況也時有發(fā)生。加之有些檔案管理人員對管理工作不認(rèn)真負(fù)責(zé)，缺乏默默無聞的工作品性，這些都是對招標(biāo)檔案管理工作重要性認(rèn)識不夠的體現(xiàn)，只有領(lǐng)導(dǎo)和管理人員提高做好這項工作重要性的認(rèn)識，才能保證招標(biāo)檔案的規(guī)范化管理。

（一）招標(biāo)檔案是完善業(yè)務(wù)服務(wù)的重要保障

隨著經(jīng)濟全球化的深入發(fā)展，國際間的經(jīng)濟活動日趨頻繁，招標(biāo)工作也要與國際市場逐步接軌，在符合政策法規(guī)、合理程序的前提下，更重要的是要利用自身的優(yōu)勢和資源，為客戶提供富有價值的咨洵服務(wù)。 其中，招標(biāo)檔案就是非常重要的資源，包含有招標(biāo)操作中形成的大量不同行業(yè)不同類型的招標(biāo)項目，積累了豐富的經(jīng)驗和資料，把這些資料規(guī)范管理和保存起來，可以為今后的招標(biāo)工作提供強有力的真實信息資源支持。在需要時，查閱提供相應(yīng)或類似項目以前的招標(biāo)資料，情況分析，為客戶提供有效的服務(wù)，降低招標(biāo)項目風(fēng)險，為招標(biāo)工作的順利開展提供保障。

（二）招標(biāo)檔案是招標(biāo)活動的重要組成部分

招標(biāo)檔案系統(tǒng)、完整、真實地記錄了招投標(biāo)活動的全過程，是檢驗招標(biāo)活動是否公開，公平，公正的依據(jù)。 這些檔案資料真實可靠，一方面便于招標(biāo)人和有關(guān)部門、機構(gòu)對項目進行后期的管理、驗收、審核和備查，另一方面它也是管理工作人員進行招投標(biāo)工作學(xué)習(xí)研究、總結(jié)經(jīng)驗、提高工作水平的重要參考資料。

（三）招標(biāo)檔案使招標(biāo)過程更加規(guī)范有序

招標(biāo)工作是嚴(yán)格按照《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》所規(guī)定的程序運作的，整個運作的程序和過程中都會形成格式化的檔案材料，執(zhí)行嚴(yán)格的檔案管理制度，確保這些材料收集齊全完整，通過歸檔，移交，驗收，實際上是對招標(biāo)過程各個程序是否規(guī)范運作的檢查，做好檔案管理工作，實際上也是保證招標(biāo)工作質(zhì)量的一道防線。

二、制定招投標(biāo)檔案歸檔案圍和內(nèi)容

招投標(biāo)檔案的歸檔范圍是在招投標(biāo)活動中形成的有保存價值的資料都應(yīng)當(dāng)歸檔保存，對文件資料是否具有保存價值的判定，主要通過文件的內(nèi)容和性質(zhì)進行認(rèn)定。依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)，各監(jiān)管部門對招標(biāo)項目歸檔的內(nèi)容都作了規(guī)定，具體有以下幾個方面：

（一）項目立項及批復(fù)材料：委托代理協(xié)議，招標(biāo)文件及論證材料，招標(biāo)文件確認(rèn)函;

（二）項目的招標(biāo)材料：招標(biāo)公告，招標(biāo)邀請函、詢價函或談判邀清函，已發(fā)出的招標(biāo)文件，已發(fā)出招標(biāo)文件的必要澄清或修改文件，購買招標(biāo)文件的登記記錄，供應(yīng)商的資格審查情況報告，邀請招標(biāo)的供應(yīng)商邀請記錄，詢價及競爭性談判的邀請對象，確定理由等材料，答疑會記錄和紀(jì)要，現(xiàn)場勘察記錄和紀(jì)要，繳交投標(biāo)保證金情況表;

（三）項目的開標(biāo)文件材料：收取投標(biāo)文件的登記記錄、參加開標(biāo)的供應(yīng)商簽到表，開標(biāo)會議議程，開標(biāo)時間地點過程的有關(guān)記錄，投標(biāo)文件的正本，已提交投標(biāo)文件的補充修改和撤回的文件記錄，投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄，對開標(biāo)過程的公正書，評標(biāo)專家形成過程和名單;

（四）項目評審文件材料：評標(biāo)委員會，監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表、 評審工程記錄及打分表、評審報告及附件、項目廢標(biāo)報告及處理意見、評審紀(jì)律材料、 現(xiàn)場監(jiān)控錄音錄像材料;

（五）項目的中標(biāo)文件材料：確定中標(biāo)人的文件材料（招標(biāo)結(jié)果的確定文件、中標(biāo)通知書）、質(zhì)疑處理材料;

（六）項目采購階段的材料：采購項目合同，項目的驗收文件材料，資金支付文件及證明;

（七）其他文件材料：項目工作總結(jié)、項目效益評估書、其他與招標(biāo)項目、過程及完成情況有關(guān)的文件材料。

三、落實招標(biāo)檔案規(guī)范化管理的有效措施

（一）建立健全招標(biāo)檔案歸檔管理制度

通過建立和完善科學(xué)合理的管理制度，并在工作中嚴(yán)格執(zhí)行落實好，歸檔制度的內(nèi)容主要包括三個方面：歸檔范圍、歸檔時間和歸檔文件質(zhì)量要求，對歸檔的時間，內(nèi)容、移交，驗收，分類、整理，立卷，保密;保管，使用，銷毀等，做出明確詳細(xì)的規(guī)定。根據(jù)管理制度履行招標(biāo)檔案管理利用手續(xù)，定期進行檢查考核，及時發(fā)現(xiàn)問題和處理問題，使招標(biāo)檔案管理在制度的保障下規(guī)范運行。

（二）加強檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)

目前，由于重視程度不夠等多方面的原因，招標(biāo)檔案管理的硬件設(shè)施跟不上招標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，普遍存在庫房面積小、無查閱利用室、安全設(shè)施配備不齊全等現(xiàn)象，達不到規(guī)范化管理檔案的要求。按照檔案保管的基本要求，檔案庫房要達到“防盜、防火、防水、防蟲、防光、防塵、防潮、防輻射、防污染”的“九防”要求，庫房要配備檔案存放櫥柜、溫濕度儀、加濕器、除濕器、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，另外為防止檔案丟失還要配備安全防盜門，監(jiān)控報警器的安全設(shè)備，這是檔案安全保管的有關(guān)要求。只有加大投入，配足配全硬件設(shè)施設(shè)備才能滿足招標(biāo)檔案的安全規(guī)范管理和日益增長的檔案數(shù)量存放要求。

（三）不斷提高招標(biāo)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

招標(biāo)工作的原則和特點，要求管理招標(biāo)檔案人員首先要有良好的職業(yè)道德，明確檔案管理是一項原則性、服務(wù)性的工作，要有法律法規(guī)和檔案較強的法律法規(guī)意識，招標(biāo)活動本身就是依照法律法規(guī)規(guī)范運作的采購活動，招標(biāo)檔案管理人員必須恪守檔案工作紀(jì)律，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國招標(biāo)法〉《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》。 其次要樹立正確的職業(yè)觀念，熱愛檔案工作，認(rèn)清自己工作的性質(zhì)，珍惜自己的工作，求真務(wù)實，以嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和高度的責(zé)任感做好檔案管理工作。第三要有較強的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案業(yè)務(wù)。檔案工作是一門專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)工作，《檔案法》要求檔案工作人員應(yīng)“具備專業(yè)知識”，招標(biāo)檔案管理者要加強檔案業(yè)務(wù)、信息化、招投標(biāo)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)理解，促進招標(biāo)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展，為項目運營管理提供有力保障。