鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題及信息化解決方案探討

李歷明

摘 要：目前，我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作隨著社會的發(fā)展已經(jīng)取得了些許成就，但仍存在一些亟待改進(jìn)的問題。在此之上，本文主要通過樹立信息化管理及服務(wù)理念、建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)、提高檔案信息化建設(shè)的實際水平等解決方案，進(jìn)一步促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；解決方案

前言

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案能夠記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常開展工作的實際情況及鄉(xiāng)鎮(zhèn)變化，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)民眾所利用的了解鄉(xiāng)鎮(zhèn)情況最原始文件資料。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)切實做好檔案管理工作，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，讓其在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展中發(fā)揮出重要作用，實現(xiàn)它的真正價值，推動新農(nóng)村的發(fā)展。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理存在的問題

1.信息化管理服務(wù)理念較為薄弱

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理相對而言尚未形成完善的評價考核標(biāo)準(zhǔn)，因此，無論是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)還是干部對檔案管理工作并不重視，而且也沒有較強(qiáng)的信息化管理服務(wù)理念，造成《檔案法》得不到有效落實，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案不能更好的為鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)民而服務(wù)。

2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理模式較落后

傳統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作主要以收集保存紙質(zhì)版檔案為主，而現(xiàn)今在新形勢下，加強(qiáng)信息化檔案管理具有重大意義，以此發(fā)揮出檔案的真正實用價值。由于目前缺乏專業(yè)人士的指導(dǎo)及先進(jìn)的管理模式，造成檔案查找仍有很大難度，不利于統(tǒng)一管理。

3.缺乏信息化管理手段且實際操作不高

檔案管理工作較為繁雜，許多管理人員只局限于當(dāng)前工作內(nèi)容中，卻不懂得應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)解決眼前困難，導(dǎo)致編制工作、管理工作效率得不到有效提升。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)應(yīng)用創(chuàng)新理念積極發(fā)掘先進(jìn)的技術(shù)手段，讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作趨于信息化、科學(xué)化。多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作人員都不是本專業(yè)出身，導(dǎo)致其專業(yè)素質(zhì)并不高，甚至信息化操作能力較低，這樣極易導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患。另外，由于工作程序較為單一，讓工作人員很難產(chǎn)生高漲的工作熱情，從而降低了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)速度。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的解決方案

1.樹立信息化管理及服務(wù)理念

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府要想讓檔案管理工作順應(yīng)時代的發(fā)展就必須樹立信息化管理服務(wù)理念。首先，應(yīng)當(dāng)高度重視信息化檔案建設(shè)工作，并不斷深入研究，發(fā)掘出更多有價值的信息資源，始終以服務(wù)人民為工作理念，將檔案信息化建設(shè)作為工作重點；其次，成立專門的檔案信息化管理小組，并加大信息化建設(shè)力度及資金投入，為下一步工作的開展提供重要保障；最后，工作人員應(yīng)當(dāng)優(yōu)化信息化檔案，切實做好檔案整理歸檔工作，提高檔案資源的開發(fā)利用率。同時，在新時期背景下，結(jié)合時代發(fā)展需求，讓檔案管理工作在服務(wù)意識的指引下提升工作效率，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案既要為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的實際工作提供參考依據(jù)，又要深度開發(fā)現(xiàn)有鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民檔案中的婚姻檔案、土地承包檔案、戶籍檔案等信息資料，結(jié)合民眾的實際需求為其提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)[1]。

2.建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中，最為關(guān)鍵的是應(yīng)用信息技術(shù)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)，這樣才能真正實現(xiàn)信息化管理。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府部門應(yīng)當(dāng)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)站，并在網(wǎng)站中上傳與鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府有關(guān)的具體內(nèi)容，并保證實時更新，確保其上傳信息足夠準(zhǔn)確，同時需在網(wǎng)站中建立完善的檔案管理界面，管理人員通過輸入紙質(zhì)版檔案信息，按照《電子公文歸檔管理暫行規(guī)定》將所有資料全部存儲于計算機(jī)設(shè)備中，并制定具有明確功能的系統(tǒng)進(jìn)行分類管理，讓每個檔案之間都能形成緊密的聯(lián)系，以便用戶在登錄網(wǎng)站時能及時精準(zhǔn)的找到所需檔案資料，并積極與相關(guān)部門保持聯(lián)系，比如戶籍檔案就需與當(dāng)?shù)乇ｋU、公安部門進(jìn)行交流，進(jìn)而保證后期能在良好的環(huán)境中對檔案資料進(jìn)行補(bǔ)充。另外，還應(yīng)當(dāng)建立完善的信息管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，這也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的重要渠道：（1）綜合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案特點及規(guī)律，制定符合要求的管理制度，并明確各工作人員的崗位職責(zé)，可設(shè)置獎懲機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員進(jìn)行嘉獎；（2）落實檔案管理制度工作，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定督促工作人員做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，應(yīng)用創(chuàng)新理念，保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)性[2]。

3.提高檔案信息化建設(shè)的實際水平

1）應(yīng)用信息化手段

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理應(yīng)用信息化手段能夠形成良好的社會影響，并有利于檔案的利用與開發(fā)。用戶只需在電腦界面中輸入想要搜索的信息即可獲取相關(guān)資料，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更為安全且保密性較強(qiáng)。另外，應(yīng)用信息化手段還可以滿足大眾查詢便捷的需求，若在以往工作中想要找到所需檔案資料，需花費較多的精力及時間去紙質(zhì)檔案中翻找，而今只需利用鼠標(biāo)操作即可完成，極大程度上提高實際工作效率，為用戶提供多樣選擇。

2）培養(yǎng)高素質(zhì)信息化專業(yè)人才

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息化管理專業(yè)人才的培訓(xùn)工作，結(jié)合整體學(xué)習(xí)能力聘請專業(yè)的信息技術(shù)管理人才進(jìn)行信息化檔案操作講座，增強(qiáng)管理人員的操作水平，并嚴(yán)格要求管理人員做好信息化管理知識的積累，提高信息化操作水平。同時，還要加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，督促他們遵守《信息化檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)范，積累先進(jìn)的管理經(jīng)驗，為后期開展管理工作提供扎實的基礎(chǔ)，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理部門也要為其營造適合自身發(fā)展的信息化管理氛圍，從而提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，推動鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息化檔案建設(shè)。

三、結(jié)論

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作要想提升工作效率就必須與時俱進(jìn)，順應(yīng)時代的發(fā)展，應(yīng)用信息化管理手段，積極改進(jìn)當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中存在的不足之處，以此促進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)，根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H發(fā)展情況，切實做好檔案管理工作，滿足信息化管理的相關(guān)要求。

參考文獻(xiàn)

[1]滿玉平.鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合管理背景下的檔案管理規(guī)范化分析[J].現(xiàn)代交際，2019（09）：128+127.

[2]王崇華.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中的問題以及對策研究[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2018（07）：15.