淺議高校檔案信息服務(wù)中存在的問題

摘 要：檔案利用服務(wù)作為檔案館的重要職能，是整個(gè)檔案工作的目的與出發(fā)點(diǎn)。本文通過分析高校檔案信息服務(wù)工作存在的問題，提出了提升高校檔案信息服務(wù)水平的策略，為提升檔案信息服務(wù)水平，服務(wù)師生、高校、社會(huì)，從而促進(jìn)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)指明了重要方向。

關(guān)鍵詞：高校檔案;信息服務(wù);利用

檔案信息服務(wù)是整個(gè)檔案管理中重要的一部分，它是檔案價(jià)值在現(xiàn)實(shí)生活中得以體現(xiàn)的一種途徑。對(duì)于高校檔案工作來說，雖然高校檔案用戶對(duì)高校檔案信息服務(wù)提出了全新的要求，但是各高校檔案館以人為本、為廣大師生服務(wù)的理念還沒有完全建立起來，檔案信息服務(wù)的部分內(nèi)容停留在探索層面，缺乏實(shí)質(zhì)的推進(jìn)，高校檔案館的利用服務(wù)仍然存在諸多問題。在用戶信息需求和文化訴求日益凸顯的大背景下，提升檔案信息服務(wù)水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校檔案信息服務(wù)工作存在的問題

1.檔案信息服務(wù)方式單一

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及，人們已經(jīng)不再僅僅局限于從學(xué)校圖書館檔案館獲取知識(shí)、信息，人們?cè)絹碓絻A向于從網(wǎng)絡(luò)獲取所需要的信息。然而高校檔案館多采用傳統(tǒng)的管理模式，僅能提供到館查閱等基本服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)、傳真、郵寄的方式提供服務(wù)的較少，大多數(shù)時(shí)候所采用的方式是面對(duì)面的查閱紙質(zhì)檔案信息，處于手工查找、檢索、復(fù)印和借還階段，提供的服務(wù)大都是一些簡(jiǎn)單操作服務(wù)，如日常的檔案查詢、借閱，對(duì)檔案材料進(jìn)行復(fù)制，加蓋公章，而服務(wù)級(jí)別相對(duì)較高的檔案專題服務(wù)、網(wǎng)上的在線咨詢服務(wù)，以及以錄音磁帶、光盤為載體的服務(wù)相對(duì)較少。信息服務(wù)方式較為單一，使得在信息高速發(fā)展，用戶需求日益復(fù)雜的情況下，高校檔案館難以滿足不同用戶的需求，長(zhǎng)此以往，用戶到檔案館利用檔案的次數(shù)會(huì)逐漸減少，用戶滿意度低下，其服務(wù)失去了其本身的價(jià)值和意義。

2、檔案信息服務(wù)內(nèi)容單一，開放程度不高

檔案館提供服務(wù)所用到的檔案內(nèi)容，主要以人事檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)類檔案、財(cái)會(huì)類檔案、行政類檔案為主，而對(duì)黨群、外事、設(shè)備等其他幾類的檔案利用相對(duì)較少。其中教學(xué)類檔案的利用頻率最高，但其服務(wù)內(nèi)容只是局限在學(xué)生就業(yè)、求學(xué)、出國(guó)深造方面，這種狹窄的利用范圍，限制了利用者的需求意見。從高校檔案館所提供的服務(wù)內(nèi)容來看，主要涉及學(xué)籍材料認(rèn)證、認(rèn)證翻譯、檔案證明、人事、學(xué)生檔案代存轉(zhuǎn)遞幾個(gè)方面，服務(wù)內(nèi)容十分單一，對(duì)于現(xiàn)有歷史檔案的開發(fā)、編研、利用基本沒有加以開展推廣。此外，由于國(guó)家并沒有明確高校檔案館開放的定位與系統(tǒng)規(guī)范，各高校大多采取相對(duì)安全保守的態(tài)度，減少檔案的開放范圍，以致于檔案信息開放范圍有限，致使檔案館利用效率較低。

3.? 檔案信息化建設(shè)水平落后

大多數(shù)高校檔案館經(jīng)費(fèi)短缺硬件設(shè)施落后，沒有配置高效率的計(jì)算機(jī)和打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等常規(guī)辦公室設(shè)備，檔案管理系統(tǒng)等軟件也較為滯后，導(dǎo)致工作效率較低，這也在一定程度上影響了高校檔案館的信息服務(wù)水平。此外，不少高校檔案館沒有能夠充分應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)展開工作，現(xiàn)代的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并未在高校檔案館中體現(xiàn)，導(dǎo)致與學(xué)校各部門之間的信息共享不夠，在一定程度上降低了高校檔案館的服務(wù)水平。

4.主動(dòng)服務(wù)社會(huì)意識(shí)薄弱

高校檔案館在很長(zhǎng)一段時(shí)間里一直處于一種封閉或半封閉的狀態(tài)，主要對(duì)象仍然是校內(nèi)師生，以為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供服務(wù)為首要任務(wù)，以滿足“自我”服務(wù)為目標(biāo)。對(duì)外服務(wù)，一般都是利用者有實(shí)際需要，主動(dòng)聯(lián)系檔案館要求提供服務(wù)，缺少超前服務(wù)意識(shí)和提供社會(huì)化服務(wù)的積極主動(dòng)性。檔案館的社會(huì)屬性被忽略，一方面缺少服務(wù)社會(huì)的資源與途徑，另一方面也阻礙了社會(huì)信息資源的獲取。缺少與社會(huì)的互動(dòng)，以致于與社會(huì)檔案利用者之間的信息交流少，共享程度低。

二、提升高校檔案信息服務(wù)水平的策略

1. 提供針對(duì)性專屬化服務(wù)。

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，針對(duì)不同用戶建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，主動(dòng)地制定出專屬化信息服務(wù)，提供其感興趣的檔案信息。面向?qū)W生建立學(xué)業(yè)、學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，學(xué)生成績(jī)單、在校證明、出國(guó)材料等信息服務(wù);面向在職教師、研究生、博士以及其余科研人員建立科研信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供科學(xué)研究方面的各種信息查詢、拷貝等服務(wù);面對(duì)畢業(yè)建立就業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提供歷年畢業(yè)就業(yè)信息的綜合分析與整理服務(wù)和學(xué)籍檔案驗(yàn)證服務(wù);而面向院校以及個(gè)人建立學(xué)校發(fā)展史數(shù)據(jù)庫(kù)，提供企業(yè)與高校合作的歷史信息、校史、院史等。通過分類別提供專屬化信息服務(wù)，不僅能夠最大程度的滿足用戶的需求，充分發(fā)揮高校檔案館自身的信息優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案館自身對(duì)其信息的分類、整理和分析，而且還能通過用戶的使用記錄，對(duì)其習(xí)慣、興趣進(jìn)行分析，為其推薦有用的信息，縮短用戶的尋找有效信息的時(shí)間。

2.提供多樣化服務(wù)方式

高校檔案館公共化信息的服務(wù)用戶是社會(huì)各界人士，故其用戶具有很強(qiáng)的社會(huì)性。用戶的文化修養(yǎng)和受教育水平也相差很多，所以很自然的就要求高校檔案館針對(duì)這些不同文化層次的用戶提供多樣化的信息服務(wù)。對(duì)于檔案館信息有需求的社會(huì)人士大多源于工作、學(xué)習(xí)或自身興趣。學(xué)生或者工作人士，其具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)與接受能力，有基本的互聯(lián)網(wǎng)操作能力。對(duì)于此類用戶，檔案館可提供數(shù)字化服務(wù)，推薦和引導(dǎo)其使用檔案館的信息門戶網(wǎng)站進(jìn)行信息的查詢?？勺珜懶畔㈤T戶網(wǎng)站使用指南，并將其分發(fā)到此類用戶手中，讓其自行學(xué)習(xí)與翻閱，這樣既能滿足用戶的信息需求也可減少服務(wù)的人工投入。而對(duì)于學(xué)習(xí)、接受能力較差的用戶，如老人與小孩，檔案館應(yīng)在大廳與數(shù)據(jù)庫(kù)等地增設(shè)人工服務(wù)臺(tái)，為此類用戶提供咨詢、引導(dǎo)等服務(wù)。

3. 加強(qiáng)高校檔案館信息的交流與溝通

封閉的信息體系將不利于機(jī)構(gòu)的進(jìn)步與發(fā)展。面對(duì)不同用戶類型不同種類的需求，高校檔案館需要適當(dāng)?shù)男畔⒔涣髋c共享。而公共化的信息服務(wù)擴(kuò)展了信息收集的范圍，為高校檔案館提供了一個(gè)與社會(huì)信息交流與溝通的平臺(tái)。高校檔案館可以針對(duì)當(dāng)?shù)匚幕攸c(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)地方民俗風(fēng)情、社會(huì)公眾現(xiàn)象甚至當(dāng)?shù)鬲?dú)有的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)等極具地方特色的文化信息進(jìn)行良好的收集與保存，并將此些具有較大文化價(jià)值的信息反哺于高校學(xué)生、教師以及研究人員，豐富其的見識(shí)，也可提供與以往不同的科研觀點(diǎn)與看法。公共化信息服務(wù)有利于高校檔案信息以及當(dāng)?shù)厣鐣?huì)文化信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)與提升以及館藏信息的更新。

參考文獻(xiàn)

[1] 謝星巧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施及社會(huì)意義[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（9）.

[2] 崔岱.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視角對(duì)檔案信息化安全建設(shè)策略的探討[J]. 城建檔案，2018（03）：17-18

[3] 蒲小英，唐明瑤，杜全國(guó).數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)建設(shè)初探———以司馬記數(shù)字檔案室為例[J].數(shù)字與縮微影像，2018（01）：27-30

[4] 戴彥.檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].城建檔案，2017（01）

[5] 徐代珍.湖大數(shù)據(jù)時(shí)代高校數(shù)字檔案共享服務(wù)探究.科技資訊，2019

作者簡(jiǎn)介：陳黎（1982.08-），女，籍貫：湖北孝感，碩士研究生，講師，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用，現(xiàn)任桂林理工大學(xué)綜合檔案室主任。