淺析人事檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及解決的思路

王穎麗

關鍵詞：人事部門;檔案管理;問題;措施

前言

人事檔案資料是結合每一名工作人員的個人經歷、實際能力、風評性格等記載其總體情況的文本資料，是全面考核其工作能力與表現(xiàn)的標準之一，工作人員可以憑借檔案資料享受退休福利待遇。此外，這也是最基本的工作資料。因此，檔案管理部門應提升人事檔案管理工作的質量，優(yōu)化資料管理制度，解決其中存在的問題。以下文章詳細講解人事檔案管理工作中存在的問題，并說明應如何解決并實施。

1人事檔案管理的重要性分析

不管是工作過程里還是日常生活當中，人事檔案都是不可缺少的東西，人事檔案的存在準確的記錄了一個人的個人閱歷，并且會終生陪伴一個人。通過人事檔案，可以體現(xiàn)其人生中重要的生活軌跡，通過人事檔案可以判斷其學習生活和工作生活，了解每一個個人的學習狀況，因此對于個人來說具有重要意義，所以不管是對于用人單位還是個人，人事檔案的重要性不言而喻，而用人單位的人事檔案管理重要性也可想而知，具體的人事檔案管理重要性分析如下所示。①人事檔案準確記錄個人軌跡，體現(xiàn)個人閱歷。對于任何一個人來說，其個人生涯都在自身的人事檔案上有所體現(xiàn)，因此必須做好人事檔案管理工作。對于人事檔案管理人員來說，要充分重視自身工作對于單位的意義，提高個人的責任感，只有這樣才可以做好人事檔案管理工作，進一步完善檔案，提高檔案的真實性，更好的投入到這一工作當中。②人事檔案管理對于人事管理工作具有重要意義。事實上，人事管理工作包含的內容比較多，但是人事檔案管理工作扮演著重要的角色，只有做好這一工作才可以提高綜合水平，因此，不管是用人單位還是每一個檔案管理人員，都要重視這一工作，提高信息的準確性，完善相關的檔案信息。③人事檔案的真實完整性體現(xiàn)了相關部門的工作質量。評價人事檔案管理部門工作的質量和效率主要參考的就是人事檔案的工作是否完整和真實，要想提高人事檔案的真實性，提高其完整性，就要不斷創(chuàng)新相關體系，完善有關規(guī)章制度，提高工作的合理性，這對于人事檔案管理部門來說具有重要意義，有助于實現(xiàn)用人單位和個人的共同成長。

2人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

目前，用人單位在人事檔案管理過程中，依然存在著很多的問題，如，無頭檔案、資料缺失、缺乏管理等問題，下面對其具體存在的問題進行詳細分析，同時提出具體的解決措施，以促進用人單位更為長遠的發(fā)展。①無頭檔案。新時代的進步，人才流動現(xiàn)象越演越烈。因此，在人事檔案管理過程中容易出現(xiàn)部分無頭檔案的現(xiàn)象。無頭檔案主要就是指不明當事人的檔案，由于部分人員出國深造、參與學習而導致在工作合同期結束后，個人無法及時的提交辭呈，手續(xù)沒辦完就離開了單位，出現(xiàn)此種無頭檔案的局面，造成人事檔案管理過程中出現(xiàn)許多不必要的麻煩。②資料缺失。資料是人事檔案管理工作的基礎，人事資料整理對檔案管理人員有諸多要求：認真、仔細等等，但是，在實際工作環(huán)節(jié)中，工作人員只是簡單的進行材料整理，沒有裝訂成冊，影響其應用，出現(xiàn)資料缺失的現(xiàn)象，造成查詢麻煩、工作量大的特點，進而影響整體的閱讀與使用。③缺乏管理。正確的工作管理機制對人事檔案管理部門的工作產生積極的作用。但是，由于工作人員出現(xiàn)偷懶、工作不積極、態(tài)度倦怠的現(xiàn)象，缺乏對其內容合理的管理，陳舊的紙張沒有嚴格的整理分類，無法集中管理，進而影響整體的工作效率，同時也會影響到個人的發(fā)展。

3人事檔案管理過程中的解決方法

3.1建立檔案管理制度

檔案管理部門應建立科學的檔案管理制度，加強對工作人員的培訓，積極落實責任意識，增強其工作能力。其次，應建立健全各種服務體系，堅持以人為本的原則，并堅決抵制各種謀求私利的行為，檢查各種規(guī)章制度，完善建立檔案管理制度，實際的處理其中問題。

3.2預防檔案分離措施

結合單位中出現(xiàn)無頭檔案的情況，負責人應采取有效的措施預防檔案分離現(xiàn)象，并貫徹新型的管理機制，落實有效的措施。首先，針對部分辭職的職員，人事部門應負責幫其調動、辭退手續(xù)，與辭職人員有效溝通，準確掌握其信息。最后，處理辭職事件，有效的預防出現(xiàn)檔案分離的現(xiàn)象，加強對資料的管理。

3.3注重檔案資料收集

工作人員在日常處理資料環(huán)節(jié)中，應注重對檔案資料的收集與整理，并更新工作理念，端正工作態(tài)度。隨著人事管理制度的發(fā)展與創(chuàng)新，每一名工作人員都應積極創(chuàng)新工作觀念，樹立認真的工作風貌，并加強對人員資料的收集，進行系統(tǒng)的分類，認真鑒別其中的真?zhèn)?，經過上層管理人員嚴格的審核，主動交給單位負責人，杜絕出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象，確保資料的完整性、準確性?？茖W的收集工作人員資料有利于日后的檢查，核實資料內容。同時，工作人員還應及時將收集的資料工作落實到實際的工作中，貫徹人員的考核模式，實用簡單，方便操作，有利于人事檔案的收集與管理。

結束語

本文主要就人事檔案管理中的問題及對策進行了相關方面的分析和研究，從目前的人事檔案管理流程來看，不難發(fā)現(xiàn)其工作內容枯燥無聊，缺乏理論依據(jù)，實踐操作性較強。因此，工作人員應樹立認真的工作態(tài)度，以飽滿的工作熱情積極的投身于工作中，圍繞人事檔案管理的核心，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，增強本身的工作責任感，并積極加強實際的工作經驗，不斷提升業(yè)務能力與水平。最后，通過不斷創(chuàng)新檔案工作管理內容，創(chuàng)新人事檔案管理工作，促進人事檔案管理工作的有效開展，以實現(xiàn)干部人事管理更為長遠的發(fā)展。