摘 要:當今社會已經步入科技高速發(fā)展的時代,信息化技術幾乎已經滲透到了人們社會生活的每一個方面。作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作人員,在面對此新形勢的情況下,必然也要面臨一場劃時代的信息技術革新,以適應新形勢的發(fā)展。本文作者根據(jù)檔案管理工作的實際經驗,歸納了構建、集成、優(yōu)化、管理、關聯(lián)和歸檔所有信息,提升競爭優(yōu)勢,助力衛(wèi)生系統(tǒng)解決檔案管理的難題,提升衛(wèi)生系統(tǒng)競爭優(yōu)勢。幫助一線檔案工作者,解決繁雜的檔案信息管理問題,化繁為簡,享受信息管理的樂趣,讓檔案工作從此智能、簡單、安全、高效。
關鍵詞:如何實現(xiàn);衛(wèi)生系統(tǒng);檔案;信息化;管理
DOI:10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.04.198
隨著社會經濟的發(fā)展,醫(yī)療體系改革的不斷發(fā)展和完善,衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理模式也在不斷的調整和完善,檔案信息化管理也逐漸常態(tài)化。本文筆者將結合自身的工作經驗,分析實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理的方法和策略,以推動相關工作的發(fā)展。
1 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化的基礎條件
網絡環(huán)境的形成是建立在信息技術、通信網絡以及多媒體技術的基礎之上的,這些技術的發(fā)展和應用,為衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作的開展提供了重要的基礎。如HIS系統(tǒng)的應用就為衛(wèi)生系統(tǒng)檔案數(shù)字化管理提供了有利的條件和實踐經驗。由于醫(yī)院管理信息系統(tǒng)僅僅只是以處理文字和數(shù)字類數(shù)據(jù)為主,其所需要的資源、技術和經費投入相對比較少,而直接匯報快,因此大部分醫(yī)院都比較傾向于先建立管理信息系統(tǒng),這些工作的開展為衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理提供了較多可借鑒的經驗,同時,HIS系統(tǒng)的建設還有效的解決了檔案數(shù)字化的技術問題。
2 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理存在的問題
2.1 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作繁雜
在衛(wèi)生系統(tǒng)中,檔案管理是一項綜合性工作,通常檔案管理部門不僅需要負責文案工作,同時在實現(xiàn)信息化管理時,其還需要與人力資源、技術部、設備管理和財務管理等多個部門通力合作,這樣才能有效的落實檔案信息化管理。由此可見,檔案信息化管理的工作極為繁雜,然后在實際工作中,大部分衛(wèi)生系統(tǒng)都沒有認識到檔案管理信息化的重要性,各個部門之間的協(xié)作效果不佳,影響檔案信息化管理質量。
2.2 檔案管理的信息保密性差
衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理,雖然有效的提高了管理重量和效率,但是,在將信息技術應用到檔案管理工作中時,其存在有一個極為突出的問題即檔案信息安全難以得到有效的保障。當前,衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息缺乏統(tǒng)一的保密方式;同時,檔案管理人員的保密安全意識不強,在信息化檔案管理工作中,缺乏信息安全保密意識,在工作中各項操作不夠規(guī)范,導致檔案信息被泄露,影響相關工作的開展。
2.3 缺乏高素質的人才對檔案進行綜合管理
衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理,對于管理人員的綜合素質要求比較高,工作人員需要熟悉檔案管理的技巧和知識。同時,還需要對檔案管理進行標準化的完善,建立系統(tǒng)的信息化管理模式。同時,管理人員還應當具備計算機使用和管理知識,掌握網絡管理安全技能方面的嘗試,如在信息管理出現(xiàn)異常情況時,能夠快速的處理相關情況。但是,結合當前情況來看,由于衛(wèi)生系統(tǒng)對檔案管理工作重視度有限,導致檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏,相關工作開展不夠理想[1]。
3 衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理實施策略
3.1 建立檔案管理標準體系,實施統(tǒng)一規(guī)范化管理
結合當前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理存在問題來看,建立檔案管理標準體系是實現(xiàn)信息化管理的基礎所在。在建立檔案管理標準體系時,要結合衛(wèi)生系統(tǒng)各項工作實施現(xiàn)狀,以及工作人員的技術水平等制定合理的管理標準,要加強各個部門之間的聯(lián)系,檔案信息化管理得益于人力資源部、信息技術部、設備管理部以及財務管理等多個部門的協(xié)同合作與支持。因此,在建立標準體系時,還應當積極加強與各個部門之間的聯(lián)系,進而實施統(tǒng)一規(guī)范化的管理。同時,檔案管理可能還將會涉及到財務、人事、辦公等多個部門的管理內容,不同部門的工作標準以及管理內容也存在有細微的差異,針對這方面的問題也需要及時采取有效措施解決,實規(guī)范化的信息管理。
3.2 加強檔案信息化管理的安全性保護措施
安全是檔案信息化管理的先決條件,如果衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理缺乏安全性,檔案信息大量泄露,可能會給衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作帶來不可估量的損失。因此,在實現(xiàn)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理時,還應當加強檔案信息化管理的安全性。如在工作中,需要為工作人員營造良好的工作環(huán)境,提供良好的基礎設施,做好計算機設備的防火墻設置,防止計算機被病毒入侵,導致檔案信息泄露。同時,還應當提升檔案管理人員的安全意識,規(guī)范其在檔案信息化管理工作中的各項操作,嘗試設置信息管理系統(tǒng)的使用權限,設置管理員權限,引導用戶正確訪問信息管理系統(tǒng),減少安全隱患,對于一些重要的檔案信息,則應當采取行之有效的加密措施[2]。
3.3 培養(yǎng)專業(yè)能力強的高素質檔案管理人才
衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員的能力水平,對檔案信息化管理的工作質量及效率有著極為重要的影響,如上文所述,當前衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員的技能水平并不是很高,難以滿足檔案信息化管理需求。因此,為了更好的落實檔案信息化管理工作,還需要培養(yǎng)專業(yè)且高素質的檔案管理人才,定期對檔案管理人員進行培訓,加深他們對檔案管理知識、計算機知識的了解,提升其自主學習意識,建立現(xiàn)代化的交流機制,積極的反饋在工作中遇到的種種問題,加強各個部門之間工作人員的交流與合作,實現(xiàn)知識技術的創(chuàng)新融合,提升檔案管理人員多方面的技能,做好檔案信息化管理工作[3]。
總之,衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理是時代發(fā)展的趨勢,但是,衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理也并非是一朝一夕的事情,其對于技術和人才的要求相對比較高,需要及時的創(chuàng)新管理理念,提升技術水平,進而為衛(wèi)生系統(tǒng)檔案信息化管理工作的開展提供堅實的基礎。
參考文獻:
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[3]宋守君.工程檔案信息化管理系統(tǒng)的功能與對策研究——以山東建筑大學為例[J].山東建筑大學學報,2014(04):126.
作者簡介:史海嬌(1985-),女,山東定陶人,本科,初級檔案管理員,主要從事衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作。