文書檔案整理的要點分析

侯曉杰

摘 要 隨著我國社會不斷的發(fā)展和綜合國力的提升，我國對于文書檔案的整理，也提出了更加嚴格的要求，文書檔案管理是一項服務性較強，具有較強技術(shù)性的工作。文書檔案管理對于各個行業(yè)都有重要的作用。對于文書檔案整理的要點可以總結(jié)為：搜集是文書檔案整理的重點，鑒定是文書檔案整理的關(guān)鍵，細節(jié)在于編目。

關(guān)鍵詞 文書檔案 整理

中圖分類號：G275.2文獻標識碼：A

1搜集是文書檔案整理的重點

文書檔案的收集是檔案整理的第一個工作，在某種程度上來說，文書檔案的收集比整理更重要，關(guān)于文書檔案的整理做不到位，在今后的過程中還可以對其進行改正，但是如果資料收集的不完整在今后的工作過程中將無法彌補。所以在檔案收集這一階段的工作要做的扎實，為檔案的整理工作打好基礎。那些只把現(xiàn)有文件根據(jù)其類型進行歸檔，而不主動對文檔的來源進行搜集，就是對文書檔案整理工作不負責的表現(xiàn)，要嚴格遵守單位的文件材料歸納的范圍和文書檔案保管期限表規(guī)定，具體來說體現(xiàn)在八個方面：第一，要注意文件登記的重要性，對于要保存30年以上的文檔，要對其紙質(zhì)文件進行歸檔封存，并且要注意紙質(zhì)文件與電子文件的一致性，比如文件的蓋章是紅色的，那么紙質(zhì)文件上的蓋章應該也是紅色的，避免出現(xiàn)工作誤差。第二，重視文件的蓋印，蓋印是證明一個文件是否被批準的標志。第三，重要人物方面。第四，保證搜集檔案的真實性，有一些科室為應付上級的檢查工作，將文書檔案進行修繕，而將真實的檔案保留在單獨自行建立的資料庫中，為保證文書檔案收集工作的真實性，要杜絕科室保存文書檔案的現(xiàn)象。第五，對于重大活動資料的收集。第六，白頭文件容易丟失，所以在搜集相關(guān)文書檔案時，要更加細心謹慎。第七，對于歸檔文件原件的搜集。第八，由于各個單位的搬遷導致文件的缺失或者斷檔。

2鑒定是文書檔案整理的關(guān)鍵

對文書檔案進行鑒定，是為了確定文書材料的保管期限，保證文書材料的質(zhì)量，確保文書檔案整理工作的正確性。文書檔案整理工作對于工作人員的專業(yè)性要求極高，要求工作人員掌握難度較大的專業(yè)技術(shù)，尤其是對于文書檔案臨時判斷的技術(shù)，臨時判斷對于國家檔案所沒有明確指定的文件的保存價值，根據(jù)自己的工作經(jīng)驗來做出一個迅速的判斷。這就要求文件檔案管理工作的工作人員在平時注重對于工作經(jīng)驗的積累，將文件檔案管理知識融會貫通，從而對于文件檔案能夠做出迅速、準確的判斷，提高文件檔案管理工作的效率，保證文件檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案的保存期限主要分為永久，30年，10年這三個標準，對于各種不同類型的文件檔案保管有不同的保存期限，對于上級文件非本職文件的保存，一般來說做10年保管，但是也有個別文件檔案作為永久性保管，比如針對性的批復和人事調(diào)動的通知。對于本級的文件保存，要根據(jù)以人為本，以法為大，以產(chǎn)為重的觀念進行判斷，作為永久性保存。以人為本，是要以工作人員薪資待遇，生活福利，職務晉升等方面進行判斷。以法為大，是要在本單位具體工作中依法進行事務辦理，依法進行工作。以產(chǎn)為重，是根據(jù)本單位是否涉及重大資產(chǎn)的購置或者變更文件來鑒定。對于平級文件和一些有價值的文件也應該做10年保存。根據(jù)文件檔案是否有價值，以及來自上下級單位的不同來確定文件檔案保存的期限，是文書檔案整理的關(guān)鍵。

3細節(jié)在于編目

在搜集文書檔案和對于文書檔案進行鑒定之后，就要根據(jù)每份文件檔案的價值的不同來對于文書檔案進行裝訂，分類，編目。對于要保存30年的文件檔案的裝訂，要保持原有裝訂成冊的狀態(tài)，還要去除文件檔案的金屬物，用線裝，封套或者不銹鋼夾等方式進行裝訂。文件檔案需要編目的內(nèi)容較多，比如蓋歸檔章，對歸檔章內(nèi)容進行填寫，對于頁碼進行編次，填寫歸檔文件的目錄等，這些都是文件檔案管理工作所需要注意的細節(jié)，文件檔案管理工作對這些細節(jié)要求極為嚴格，比如填寫的規(guī)章日期的需要填寫八位數(shù)，歸檔章要蓋在文件答案上方的正中央位置，歸檔文件目錄文號欄的文號內(nèi)容填寫完全。甚至我們看似很簡單的一件小事，在文件檔案管理工作中都有著規(guī)范的要求，比如，在文件檔案整理完成后，將其放入檔案盒后，要在檔案盒上蓋全宗章，并整理相應的細節(jié)，文件檔案整理工作講究在蓋章的時候按上中下的順序用力均勻的按三次，以保證全宗章的清晰，字跡清楚。文件檔案管理的工作人員對于文件檔案整理工作的評價就是“內(nèi)實外美”四個字。內(nèi)實說的是文件檔案的實實在在，內(nèi)容清清楚楚，排列有序。外美是指在文件檔案整理時書寫的優(yōu)美，格式的正確，以及外部檔案盒的美觀效果。“內(nèi)實外美”四個字就是文件檔案管理工作的特點，這也在細節(jié)方面決定了檔案管理工作的成敗。

4總結(jié)

文書檔案管理工作是我國進行檔案建設最重要的一個環(huán)節(jié)，也是利用檔案資源進行有助于國家發(fā)展的重要條件。所以說我國要重視文書檔案管理工作的發(fā)展，利用我國飛速發(fā)展的信息化技術(shù)提高我國的文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，于此同時，還要規(guī)范文書檔案管理的過程，通過梳理檔案管理工作各種業(yè)務，改善檔案管理工作的結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化與科學化發(fā)展。文書檔案是我國社會發(fā)展的重要歷史資源，如何更好地進行文書檔案管理，是檔案管理部門的重要工作，只有相關(guān)部門重視和加強檔案管理工作的發(fā)展，才能提高文書檔案管理工作的效率，規(guī)范文書檔案管理工作，加快各個機關(guān)發(fā)展的步伐。

參考文獻

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