財(cái)務(wù)檔案管理的問(wèn)題及完善對(duì)策

解添

摘要：在信息技術(shù)與人們的生活和工作結(jié)合得更為緊密、人們的工作效率變得更為高效的背景下，公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。公司應(yīng)看到財(cái)務(wù)檔案管理信息化的價(jià)值和作用，重視公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化工作，給予更大的政策和資金支持，更好地滿(mǎn)足財(cái)務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞：信息化;財(cái)務(wù)檔案管理;公司

引言

隨著信息化水平的提高，公司財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制也愈加被人們所重視。從確立信息化財(cái)務(wù)檔案管理理念、完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理制度、提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)和健全財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)四方面，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的思路進(jìn)行簡(jiǎn)要的說(shuō)明，以期能夠給有關(guān)單位帶來(lái)啟發(fā)。

1公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

通過(guò)公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，有利于公司財(cái)務(wù)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，有利于提升公司的財(cái)務(wù)管理水平，有利于推動(dòng)公司信息化進(jìn)程，是公司改革的重要方面，也是當(dāng)前公司財(cái)務(wù)檔案管理的必然要求。財(cái)務(wù)管理是公司的重要工作內(nèi)容，對(duì)于公司發(fā)展起著重要影響作用。通過(guò)財(cái)務(wù)檔案管理信息化能夠以信息技術(shù)對(duì)公司形成的各項(xiàng)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，進(jìn)一步減輕公司財(cái)務(wù)檔案管理工作人員壓力，能夠?yàn)楣揪唧w工作開(kāi)展，提供財(cái)務(wù)檔案信息支撐，使公司戰(zhàn)略決策更加高效，實(shí)現(xiàn)公司資源配置的合理利用。

2公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化存在的主要問(wèn)題

公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，對(duì)于公司發(fā)展起著重要的保障作用。但從當(dāng)前看公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)還存在財(cái)務(wù)檔案管理信息化意識(shí)薄弱，財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)制度不完善，財(cái)務(wù)檔案管理信息化專(zhuān)業(yè)人才缺乏等現(xiàn)實(shí)困境。

2.1公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化意識(shí)薄弱

一方面，當(dāng)前公司主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不足，簡(jiǎn)單地認(rèn)為公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)就是為財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)購(gòu)買(mǎi)一些電腦設(shè)備和復(fù)印設(shè)備，提升財(cái)務(wù)檔案管理部門(mén)的辦公效率，沒(méi)有看到公司財(cái)務(wù)檔案管理通過(guò)數(shù)據(jù)化建設(shè)之后所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值。因此對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化支持力度不足，影響了公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。另一方面，當(dāng)前公司財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)于信息化建設(shè)也重視程度不足，沒(méi)有看到財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于公司財(cái)務(wù)檔案管理的巨大促進(jìn)作用，特別是一些年紀(jì)較大的財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)于信息化建設(shè)本身就比較排斥，依然沿用老辦法、老思路來(lái)開(kāi)展工作，也不愿意接受公司為其安排的信息化培訓(xùn)，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理信息化具體工作流程步驟了解不多，無(wú)法勝任財(cái)務(wù)管理信息化崗位要求。

2.2公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度不完善

財(cái)務(wù)檔案管理信息化需要完善的制度作為保障，當(dāng)前很多公司在推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程中只注重了硬件設(shè)施改善，并沒(méi)有跟進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度進(jìn)程。雖然公司針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理形成了一系列的制度體系，但這些制度體系更適用于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理，對(duì)于信息時(shí)代財(cái)務(wù)檔案管理出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況難以發(fā)揮作用。還有些公司在財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度體系完善上，更多是照搬照抄上級(jí)部門(mén)出臺(tái)的指導(dǎo)意見(jiàn)，并沒(méi)有結(jié)合公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化的具體情況進(jìn)行制度完善和優(yōu)化，導(dǎo)致很多財(cái)務(wù)檔案管理信息化制度與實(shí)際工作開(kāi)展明顯不符，也在一定程度上阻礙了公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程。

3公司財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

3.1完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理制度

制度是開(kāi)展一切管理行為的前提，公司財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，關(guān)系著單位的未來(lái)發(fā)展。近年來(lái)，公司的規(guī)模在日益擴(kuò)大，相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案也在不斷增加，因此，必須要健全電子化財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，從而提升公司的管理水平。為了完善信息化財(cái)務(wù)檔案管理制度，保證各項(xiàng)工作的順利展開(kāi)，從業(yè)人員需要將信息化與檔案管理結(jié)合起來(lái)，對(duì)原有的制度進(jìn)行必要的優(yōu)化和改善，從而促進(jìn)單位檔案管理水平的提升。首先，公司必須明確電子化財(cái)務(wù)檔案管理的流程，推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化與專(zhuān)業(yè)化，明確檔案的利用、查閱、移交、歸檔、整理等內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化資源配置，減少管理成本。其次，單位要對(duì)檔案存儲(chǔ)進(jìn)行規(guī)定，確保檔案可以統(tǒng)一管理、錄入和處理，將檔案以永久期限、30年期限、10年期限分隔清楚，確定不同年限的檔案中包含的財(cái)務(wù)決策、財(cái)務(wù)賬簿、財(cái)務(wù)憑證等信息，對(duì)文字檔案可以采用DOCX格式，圖片檔案采用PDF格式，表格檔案采用XLSX格式等。再次，單位需要明確規(guī)定電子檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度，我國(guó)出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案法》主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案，公司應(yīng)當(dāng)按照自身的需求，針對(duì)電子檔案制定如《電子財(cái)務(wù)檔案的移交與接收管理辦法》《電子財(cái)務(wù)檔案工作考評(píng)辦法》等檔案管理制度，確保各項(xiàng)工作有章可依，有據(jù)可循，指導(dǎo)并規(guī)范日常檔案管理行為方式。最后，公司需要制定崗位管理制度，明確檔案管理責(zé)任考核及獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)規(guī)范管理工作人員的行為態(tài)度，形成自上而下的管理體系，確保檔案的管理科學(xué)有效、安全合理。

3.2提升財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案與公司健康穩(wěn)定發(fā)展有著密切的關(guān)系，財(cái)務(wù)檔案管理涉及的數(shù)據(jù)比較多，范圍也比較廣，管理人員的工作水平、業(yè)務(wù)能力等綜合素質(zhì)對(duì)管理有著巨大的影響?，F(xiàn)階段部分公司財(cái)務(wù)檔案管理人員信息操作水平低，導(dǎo)致單位啟用信息化管理后，工作效率不升反降，不能將電子財(cái)務(wù)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)。要想切實(shí)保證各項(xiàng)管理工作的有序開(kāi)展，公司要注意提升管理人員的素質(zhì)水平，公司領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人才的培養(yǎng)，構(gòu)建一支能力強(qiáng)、水平高、素質(zhì)好的現(xiàn)代化管理隊(duì)伍。要迎合信息化時(shí)代的發(fā)展，需要管理人員具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)水平，明確檔案管理的內(nèi)容和相關(guān)流程，掌握設(shè)備的使用方法。積極從社會(huì)吸納素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的財(cái)務(wù)管理人才，依照檔案管理的需要，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理培訓(xùn)技術(shù)，分層次分階段的培訓(xùn)檔案管理人員，組織現(xiàn)有人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。比如，單位可以訂閱《中國(guó)檔案報(bào)》要求員工按時(shí)閱借鑒上面的管理經(jīng)驗(yàn)，聘請(qǐng)專(zhuān)家為員工介紹其工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)員工道德素質(zhì)、檔案管理、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)技能等能力，將培訓(xùn)結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤，調(diào)動(dòng)員工培訓(xùn)的積極性。

3.3健全財(cái)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)

基于信息化的背景，財(cái)務(wù)檔案管理在向數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，公司需要認(rèn)識(shí)到應(yīng)用現(xiàn)代化信息設(shè)備開(kāi)展財(cái)務(wù)檔案管理的好處，鼓勵(lì)管理人員應(yīng)用設(shè)備提升工作效率。公司領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要性，加大資金資源的投入，購(gòu)入先進(jìn)的信息設(shè)備，對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，為財(cái)務(wù)管理工作提供硬件支持。在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員需加強(qiáng)與管理人員之間的聯(lián)系，確保采購(gòu)的設(shè)備滿(mǎn)足管理工作的實(shí)際需要。

結(jié)語(yǔ)

傳統(tǒng)的檔案管理工作簡(jiǎn)單，但操作煩瑣，信息量大，出錯(cuò)率高，消耗的時(shí)間長(zhǎng)。而電子檔案可以利用設(shè)備處理簡(jiǎn)單重復(fù)的工作，提高了效率，減少了出錯(cuò)率，降低了人工成本，因此受到了廣泛的歡迎。

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（作者單位：北京博望華科科技有限公司工程咨詢(xún)分公司）