戴金鋒
摘 要:檔案綜合利用,是檔案管理的重要組成部分。檔案管理的生命線在于保持檔案的原貌,檔案利用則是在保持其檔案原貌的基礎(chǔ)上,通過對檔案資料的系統(tǒng)梳理、深入分析、總結(jié)歸納,從中把握工作的規(guī)律性,為謀劃發(fā)展、謀求創(chuàng)新提供有力的決策依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。下面,筆者就如何提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平談幾點認識。
關(guān)鍵詞:檔案管理;管理質(zhì)量;綜合利用
1.加強檔案精細化管理,夯實檔案綜合利用的根基
1.1完善硬件支撐。著力打造高標準的檔案室,有效配備各種防護設施、專業(yè)設備,嚴格落實“九防”要求,確保檔案資料的存貯環(huán)境安全。同時,充分考慮各類檔案的數(shù)量及需要存儲這些檔案的空間大小,以便為檔案室擴容預留發(fā)展空間。
1.2從嚴壓實責任。檔案管理的精細化,離不開高素質(zhì)、高技能的檔案管理專(兼)職人員,更離不開各級領(lǐng)導的高度重視。要從主要領(lǐng)導、分管領(lǐng)導、部門負責人、檔案管理員各個層面,層層壓緊壓實檔案管理責任,嚴格檔案管理工作流程,保證檔案形成與業(yè)務工作的同步進行,提高檔案管理的規(guī)范化、精細化水平。
1.3加強檔案分類細致整理。檔案管理部門不僅是檔案的保管者、整理者,更是檔案的管理者、監(jiān)督者,負有各類檔案的歸檔、保管與集中管理的責任。作為檔案管理部門,要明確分類依據(jù)、分類標準、類目范圍,注重加強對各類檔案的細致分類與系統(tǒng)管理,一方面,要指導各歸口部門按照既定的標準進行分類整理,達到歸檔要求;另一方面,對達不到歸檔要求的,則指導、督促其進行再次整理,確保分類科學、排列有序、利于檢索。
2.注重典型引路,努力從檔案管理的點上進行突破
2.1提煉工作亮點。一個地方有一個地方的特色。地域不同、單位不同、業(yè)務不同,其工作亮點也不相同。每個單位都有每個單位的亮點,即便是工作再落后的單位,也有可圈可點的亮點。這種工作亮點,既有形勢背景的因素影響,更有主觀努力的因素影響。對這種工作亮點形成的分析研究與深入探索,無疑就顯得尤為重要。而年久久遠的檔案資料,為這些研究提供了彌足珍貴的資料。作為煙草企業(yè)檔案管理部門,要結(jié)合時代發(fā)展的脈絡,從煙葉生產(chǎn)、營銷網(wǎng)建、隊伍建設等方面進行提煉,既要找出是什么,更要明白為什么,以便少走彎路,更好開辟新的發(fā)展路徑。
2.2緊盯發(fā)展痛點。對一個企業(yè)來講,發(fā)展痛點常常伴隨著企業(yè)發(fā)展的整個進程,只不過是在不同的階段或者不同的時期,這種痛點所表現(xiàn)的程度輕重不一罷了。表現(xiàn)在外的發(fā)展痛點,反映出企業(yè)運行水平的高低。補短板、強弱項,就要緊盯發(fā)展痛點,以勇于否定、敢于揚棄的精神剖析自我,從決策層敢于亮劍,從管理層直指問題,從執(zhí)行層對號入座,以檔案分析聚焦痛點、標靶療傷,以此變差距為潛力,在破解發(fā)展痛點中找到新的發(fā)展契機。
2.3打通發(fā)展堵點。檔案資料的數(shù)據(jù)真實、內(nèi)容翔實,強化數(shù)據(jù)分析,有助于打通發(fā)展“堵點”。要加強對各類數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析,比如煙葉生產(chǎn)方面,既要有涵蓋年份、煙葉生產(chǎn)面積、收購量等基本數(shù)據(jù)的圖表,又要有反映年度變化的對動態(tài)數(shù)據(jù)的定性定量分析,在把握工作規(guī)律性的同時,找到影響、制約發(fā)展的“關(guān)鍵因子”。比如卷煙營銷方面,可以通過對歷年數(shù)據(jù)的深入分析,從中把握營銷隊伍結(jié)構(gòu)、營銷組織架構(gòu)、零售客戶隊伍結(jié)構(gòu)變化對卷煙經(jīng)營主要指標的影響,從而最大限度地發(fā)揮優(yōu)勢、規(guī)避劣勢,打通營銷轉(zhuǎn)型升級的“經(jīng)絡”。
3.強化宣傳培訓與經(jīng)驗總結(jié),提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平
3.1強化宣傳引導。不重視輿論宣傳,就難以形成推進檔案管理利用的合力。要強化宣傳,引導各業(yè)務口、各層級干部職工深刻認識檔案綜合利用的重要作用,從本單位、本部門、本崗位業(yè)務實際出發(fā),結(jié)合工作推進或者業(yè)務發(fā)展需求,找準需要利用的檔案資料或者數(shù)據(jù)內(nèi)容,與檔案管理部門或者檔案管理人員進行有效對接,以便及時提供,做到為我所用。
3.2強化培訓學習。各單位、部門專(兼)職檔案管理人員要加強對檔案法律法規(guī)、規(guī)范性文件等的培訓學習,做檔案管理與綜合利用的“明白人”。要定期組織培訓,從查閱檔案的程序性、利用數(shù)據(jù)的規(guī)范性、需求數(shù)據(jù)的針對性以及應用實例進行培訓,以便讓干部職工明白“怎么查詢、如何利用”,做到有的放矢。
3.3強化總結(jié)提煉。檔案管理與綜合利用是一個循序漸進的過程,不可能一蹴而就,也不會一蹴而就。要注意總結(jié),多從數(shù)據(jù)分析、資料提供、規(guī)范使用等方面進行總結(jié),既要總結(jié)其中的成功做法,更要查找其中所發(fā)現(xiàn)的問題不足,嚴防“硬傷”發(fā)生,在嚴格落實“規(guī)定動作”的同時,提高檔案管理質(zhì)量與綜合利用水平。
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(作者單位:山東濰坊煙草有限公司)