三全育人理念下的高校學(xué)生檔案工作研究

王麗萍

（武漢生物工程學(xué)院，湖北 武漢 430415）

三全育人即全員、全程、全方位育人。學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專業(yè)技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)?？疾?、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。三全育人理念在學(xué)生檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。

一、學(xué)生檔案管理的組織架構(gòu)[1]（以W高校為例）

W高校由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案館領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督學(xué)生檔案室日常工作，學(xué)生檔案室負(fù)責(zé)與各職能部門指定專人溝通聯(lián)絡(luò)，各學(xué)院輔導(dǎo)員、組織員、教學(xué)秘書負(fù)責(zé)完成具體工作任務(wù)，形成了學(xué)校、檔案館、職能部門、各學(xué)院的四級管理格局。

圖1 W高校學(xué)生檔案管理示意圖

二、學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

學(xué)生檔案的直接性決定著檔案的憑證功能[2]，但多數(shù)高校除了轉(zhuǎn)遞、建檔必要的開銷外，并無更多投入。縱觀多數(shù)高校學(xué)生檔案工作的歸屬，有的劃分在招就處，有的在學(xué)工處，有的在檔案館，很難形成一套完整的可借鑒的管理模式，究其原因主要是檔案的專業(yè)性、涉及職能部門的多樣性的要求以及各校的工作實際不同。無論學(xué)生檔案工作歸屬哪個部門，其工作業(yè)績的好壞始終是檢驗學(xué)校職能部門工作的一把利劍。

（一）學(xué)生檔案考評機(jī)制不健全，學(xué)校層面不夠重視

學(xué)生檔案工作時間緊、任務(wù)重、涉及部門多，在新生建檔、階段性檔案材料審閱歸檔、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞、檔案宣傳教育活動等工作中需要花費大量的時間和精力，學(xué)生檔案考評機(jī)制不健全，檔案館對其他職能部門無法形成工作制約。各職能部門、學(xué)院日常事務(wù)繁雜，大多數(shù)會按照“利好”傾向?qū)ぷ魅蝿?wù)進(jìn)行排序，學(xué)生檔案在考評機(jī)制中所占比重微乎其微，一般都被邊緣化，工作效率和質(zhì)量往往都不理想。

（二）學(xué)生檔案管理部門日常事務(wù)繁雜，檔案宣傳教育工作做得不夠

學(xué)生的檔案材料包含類別多、形成時間不同，每一份歸檔材料都要經(jīng)過嚴(yán)格的檢查審核、問題反饋、完善修改后才能歸檔，反饋整改問題過程中的溝通與督促是學(xué)生檔案管理部門工作的最大阻力。在每年的“6.9國際檔案日”宣傳教育活動期間，正值畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的高峰期，學(xué)生檔案管理部門既要收集整理各部門移交的檔案材料，又要進(jìn)行活動宣傳，往往力不從心；再者，宣傳教育途徑較為單一，多采用展板、宣講等傳統(tǒng)方式，對學(xué)生缺乏吸引力。

（三）職能部門配合力度不夠

學(xué)生檔案管理部門與其他職能部門之間是平級關(guān)系而非隸屬關(guān)系。學(xué)生檔案工作是一項系統(tǒng)性的工作，職能部門缺乏全局意識和責(zé)任感，不按時移交檔案材料，選擇性地移交獎懲材料，或檔案材料的初步審核、鑒定蓋章部分由學(xué)生干部代勞。

（四）大學(xué)生對學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識不夠[3]

檔案材料要求字跡工整清晰、用黑色簽字筆填寫、填寫內(nèi)容真實，但檔案管理人員在檢查中仍發(fā)現(xiàn)許多問題；學(xué)生對處分類檔案歸檔仍存僥幸心理；學(xué)生不知道檔案會被作為工資、工齡、職務(wù)和社保等這些自身利益事項的確立依據(jù)。這些問題都充分說明學(xué)生不重視檔案。

三、學(xué)生檔案管理的思路及對策

針對學(xué)生檔案管理中存在的諸多問題，現(xiàn)以檔案館集中管理模式為例，提出相關(guān)思路及對策。

（一）加強(qiáng)重視，健全考評機(jī)制

分管學(xué)生檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不定期召開職能部門聯(lián)合辦公會，明確各部門工作職責(zé)，并建立有效的監(jiān)督與問責(zé)機(jī)制。檔案館應(yīng)細(xì)化學(xué)生檔案考評方案，健全日常工作考核臺帳，做到獎優(yōu)罰劣有跡可查。學(xué)校應(yīng)適當(dāng)增加對學(xué)生檔案工作的投入，對履職盡責(zé)、積極配合學(xué)生檔案工作的人員給予表彰，增加工作動力。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員、組織員檔案工作的監(jiān)督，組織優(yōu)秀的學(xué)生干部協(xié)助開展相關(guān)工作。

（二）發(fā)揮學(xué)生檔案實踐育人功能[4]，創(chuàng)新宣傳教育方式

檔案館可將學(xué)生修改完善檔案問題、查詢利用檔案、整理歸檔班級檔案等作為實踐育人的平臺，與學(xué)生進(jìn)行面對面的溝通與教育，引導(dǎo)學(xué)生重視檔案。檔案館也要不斷創(chuàng)新檔案宣傳教育方式，除了傳統(tǒng)的展板宣傳，還可利用抖音、微視頻等多媒體開展主題班會教育，組織學(xué)生傾聽“身邊的檔案故事”，邀請學(xué)生參觀檔案庫房，揭開學(xué)生檔案的神秘面紗，向?qū)W生展示優(yōu)秀學(xué)生檔案，讓學(xué)生了解檔案從收集到轉(zhuǎn)遞的整個工作流程。實踐證明，參與過檔案材料修改完善及班級檔案整理的學(xué)生表示，以后會認(rèn)真對待自己的檔案，認(rèn)為檔案整理是一件繁瑣而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，從事檔案工作的人員需具備高度的責(zé)任心。學(xué)生認(rèn)為，優(yōu)秀學(xué)生檔案材料填寫工整，他們嚴(yán)肅認(rèn)真的工作（學(xué)習(xí)）態(tài)度是學(xué)習(xí)的榜樣；歸檔的多份校級以上的獎勵材料更進(jìn)一步激發(fā)了學(xué)習(xí)的動力，為了更好地服務(wù)于就業(yè)，大學(xué)生需要把握學(xué)習(xí)機(jī)會，多參加有益的社團(tuán)活動、社會實踐活動，為自己的人生增光添彩。

（三）加強(qiáng)與職能部門之間的良性溝通，努力排除工作障礙；加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)，將問題扼殺在萌芽狀態(tài)。

各職能部門往往因從事自身主要工作而忽略了其他，為了了解工作進(jìn)展、順利完成工作任務(wù)，只有通過有效的溝通才能達(dá)到。檔案工作出現(xiàn)的問題需要從源頭來查找原因。學(xué)生檔案填寫不認(rèn)真，就要反思檔案育人的效果。實踐證明，檔案材料收集不齊全、整理不規(guī)范、填寫有問題的班級90%的原因與輔導(dǎo)員的工作態(tài)度有關(guān)系；移交檔案材料不及時，有時甚至整個學(xué)院移交逾期，主要與學(xué)院對檔案工作的不重視有關(guān)。結(jié)合問題，檔案館采取了四個措施：一是統(tǒng)一填寫模版，檔案材料填寫質(zhì)量明顯提升；二是建立了學(xué)生檔案管理工作群，反饋問題有的放矢；三是組織新進(jìn)輔導(dǎo)員進(jìn)行培訓(xùn)，并將培訓(xùn)效果納入檔案工作績效考核范疇；四是發(fā)揮班級優(yōu)秀學(xué)生干部的傳幫帶作用。實踐證明，學(xué)生檔案管理與服務(wù)水平有了明顯提升。