數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理探析

倪代川 茅丹玲

摘 要

開(kāi)放不僅是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展根本要求，而且是數(shù)字檔案資源管理的內(nèi)在要求，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源價(jià)值的必由路徑。文章立足檔案開(kāi)放利用原則，在全面梳理檔案開(kāi)放利用理論研究與政策推進(jìn)基礎(chǔ)上，初步揭示數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理的必要性，重點(diǎn)從資源整合、信息技術(shù)、法律法規(guī)、社交媒體四方面探析數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理路徑。

關(guān)鍵詞

數(shù)字檔案資源 開(kāi)放 路徑

Abstract Open is not only the fundamental requirement of the development of modern archives， but also the internal requirements of digital archives resources management， which is the inevitable way to achieve the value of digital archives resources. In light of the open principle of archives utilization， based on the comprehensive combing of theoretical research and policy implementation of open archives utilization， the paper preliminarily reveals the necessity of open management of digital archives resources， and discusses the path of open management of digital archives resources from the perspective of resources integration， information technology， laws and regulations and social media.

Keyword digital archives resources; open; path

2003年5月23日，習(xí)近平在考察浙江省檔案局時(shí)指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)的進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要。”[1]隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展與數(shù)字檔案館建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，開(kāi)放不僅是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展根本要求，而且是數(shù)字檔案資源管理的內(nèi)在要求，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源價(jià)值的必由路徑。

一、檔案資源開(kāi)放管理發(fā)軔

20世紀(jì)80年代以來(lái)，“隨著當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各方面建設(shè)的加快，對(duì)檔案信息的需求也與日俱增，檔案、檔案館走向開(kāi)放已是大勢(shì)所趨”[2]17-18。我國(guó)檔案開(kāi)放工作力度也逐漸加大，“從《關(guān)于開(kāi)放歷史檔案的幾點(diǎn)意見(jiàn)》（1980年）、《關(guān)于開(kāi)放歷史檔案問(wèn)題的報(bào)告》（1982年）、《檔案館工作通則》（1983年）、《檔案館開(kāi)放歷史檔案的暫行辦法》（1985年）、《中華人民共和國(guó)檔案法》（1987年，1996年修訂），到《中華人民共和國(guó)行政許可法》（2004年）、《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》（2008年），我國(guó)檔案開(kāi)放制度處于不斷完善和創(chuàng)新過(guò)程之中”[2]16，有力推動(dòng)了我國(guó)檔案開(kāi)放工作的持續(xù)、深入開(kāi)展，為檔案信息資源的開(kāi)放利用創(chuàng)造了良好的法制環(huán)境與社會(huì)氛圍，有利于促進(jìn)社會(huì)檔案資源信息消費(fèi)，充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)價(jià)值。

據(jù)統(tǒng)計(jì)，“截至2009年底，全國(guó)檔案館已開(kāi)放檔案202026個(gè)全宗的69477412卷又20874682件，占2009年全國(guó)館藏檔案全宗411066個(gè)的49%，檔案總量297840905卷的23%”[3]139。當(dāng)前，“開(kāi)放檔案的潛力和空間還很大，據(jù)國(guó)家檔案局的統(tǒng)計(jì)顯示，2009年與10年前的1999年相比，開(kāi)放的檔案全宗持平，都是49%，開(kāi)放的檔案（卷），僅增加了1.5%，還有相當(dāng)一部分檔案館，包括一些重要的大檔案館仍處于半開(kāi)放或未開(kāi)放狀態(tài)”[3]141。法國(guó)歷史學(xué)家郎格魯認(rèn)為，開(kāi)放檔案原則的確立“改變了檔案館的性質(zhì)，使檔案館從舊制度下的機(jī)密機(jī)構(gòu)，變成了為社會(huì)全體公民的利益和權(quán)利服務(wù)的公開(kāi)機(jī)構(gòu)，開(kāi)創(chuàng)了檔案利用的嶄新時(shí)代”[4]177。2012年，第17屆國(guó)際檔案大會(huì)發(fā)布《檔案利用原則》，提出“旨在為檔案工作者提供一個(gè)衡量其現(xiàn)行利用政策與實(shí)踐以及重新制定利用政策時(shí)的權(quán)威國(guó)際基準(zhǔn)。文件指明了公眾利用檔案的權(quán)利，也明確了檔案工作者提供檔案及其信息利用的責(zé)任;既適用于政府檔案，也適用于非政府檔案”[5]。

二、數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理必要性

檔案館蘊(yùn)藏著豐富的檔案信息資源，承載著國(guó)家發(fā)展的歷史，蘊(yùn)含著五千年華夏燦爛文明的底蘊(yùn)，是彌足珍貴的“中國(guó)記憶”，面向社會(huì)開(kāi)放館藏檔案資源是發(fā)揮檔案潛在價(jià)值、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必由路徑，并已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)外檔案界檔案利用的基本共識(shí)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（2017）第19條明確規(guī)定：“各級(jí)國(guó)家檔案館保管的檔案應(yīng)當(dāng)按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，分期分批地向社會(huì)開(kāi)放，并同時(shí)公布開(kāi)放檔案的目錄?！盵6]“開(kāi)放檔案原則的提出和實(shí)施，堪稱世界檔案史上具有劃時(shí)代意義的一場(chǎng)革命。在開(kāi)放檔案原則下，利用檔案不再是一種特權(quán)，而是全體公民都應(yīng)充分享受的權(quán)利，體現(xiàn)了對(duì)公民民主權(quán)利的尊重?！盵7]“十二五”時(shí)期，國(guó)家檔案局啟動(dòng)“國(guó)家開(kāi)放檔案信息資源管理與共享利用綜合系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目”，并開(kāi)通“中國(guó)開(kāi)放檔案共享平臺(tái)”網(wǎng)站（http：//www.oasp.cn/），開(kāi)設(shè)“歷史人物、歷史事件、珍品檔案、革命歷史檔案、民國(guó)檔案、明清檔案”等欄目，構(gòu)筑國(guó)家開(kāi)放檔案信息資源管理與共享利用綜合開(kāi)放平臺(tái)，開(kāi)啟了檔案信息資源“一站式”全國(guó)范圍開(kāi)放共享利用的格局，最大限度地與各級(jí)檔案館及社會(huì)公眾協(xié)同互動(dòng)、互惠共享檔案信息資源，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)，方便用戶通過(guò)開(kāi)放平臺(tái)便捷獲取各類檔案信息資源，充分發(fā)揮館藏檔案資源的社會(huì)價(jià)值。

隨著社會(huì)信息化深入發(fā)展與檔案信息化快速推進(jìn)，數(shù)字檔案館建設(shè)步伐加快，數(shù)字檔案資源海量劇增，已經(jīng)成為數(shù)字信息資源的重要組成部分，其價(jià)值潛能日益增強(qiáng)，成為國(guó)家的重要信息資產(chǎn)。數(shù)字檔案資源廣泛產(chǎn)生于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，在急劇增長(zhǎng)的同時(shí)面臨著來(lái)源分散、管理滯后、整合有限、互聯(lián)互通不足等問(wèn)題，服務(wù)理念、服務(wù)方式、服務(wù)手段仍相對(duì)滯后，缺乏有效利用服務(wù)機(jī)制等，與日益增長(zhǎng)的檔案利用需求之間存在現(xiàn)實(shí)差距，館藏?cái)?shù)字檔案資源大部分仍是“睡美人”，處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的狀態(tài)，社會(huì)難以對(duì)數(shù)字檔案資源實(shí)現(xiàn)有效利用，海量數(shù)字檔案資源的整體效益與價(jià)值難以有效實(shí)現(xiàn)。“開(kāi)放檔案既是思想觀念上的革新，又是檔案館工作上的巨大變革?！盵8]400為此，需要強(qiáng)化數(shù)字檔案資源整合與優(yōu)化，加大數(shù)字檔案資源開(kāi)放力度，“加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究，綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把‘死檔案變成‘活信息、把‘檔案庫(kù)變成‘思想庫(kù)，更好為各級(jí)黨委和政府決策、管理提供參考?！盵9]

三、數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理路徑

隨著我國(guó)檔案事業(yè)“增量電子化”“存量數(shù)字化”“利用網(wǎng)絡(luò)化”戰(zhàn)略的持續(xù)推進(jìn)，數(shù)字檔案資源作為未來(lái)國(guó)家檔案資源主體形態(tài)地位日漸顯現(xiàn)，數(shù)字檔案資源在國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略價(jià)值日趨突出，迫切需要加強(qiáng)數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理，探索數(shù)字檔案資源開(kāi)放管理路徑，滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的數(shù)字檔案資源公共利用需求。

1.加大數(shù)字資源整合力度，提升數(shù)字檔案資源價(jià)值內(nèi)涵。隨著電子文件的快速增長(zhǎng)與傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案館數(shù)字檔案資源增長(zhǎng)迅速，成為館藏檔案資源體系的重要組成部分，有利于豐富館藏檔案資源內(nèi)容，推動(dòng)檔案工作創(chuàng)新。與此同時(shí)，數(shù)字檔案資源也為傳統(tǒng)檔案工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)，數(shù)字檔案館不僅存在信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)各異、數(shù)字檔案信息異構(gòu)現(xiàn)象，而且館藏?cái)?shù)字檔案資源尚缺乏科學(xué)的整理和鑒定，眾多數(shù)字檔案資源仍處于無(wú)序、混雜狀態(tài)，未能達(dá)到數(shù)字檔案館信息存儲(chǔ)和管理的要求，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共建共享。為此，需要強(qiáng)化館藏?cái)?shù)字檔案資源整合優(yōu)化工作，為數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用創(chuàng)造條件，一方面，要“重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高數(shù)字檔案館建設(shè)效率，避免數(shù)字檔案館重復(fù)開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享，保持信息生態(tài)平衡”[10];另一方面，要“注重對(duì)檔案資源進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，通過(guò)整合、加工、編研，努力從浩如煙海的檔案資料中篩選最有價(jià)值的東西，使檔案服務(wù)實(shí)現(xiàn)由個(gè)別查找向系統(tǒng)分析提升，由簡(jiǎn)單匯總向?qū)ｎ}研究、綜合研究提升”[11]，提升數(shù)字檔案資源價(jià)值內(nèi)涵。當(dāng)前，數(shù)字檔案資源整合需要圍繞數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用，主動(dòng)面向用戶需求，科學(xué)整合數(shù)字檔案資源，推動(dòng)“數(shù)字資源整合模式從靜態(tài)的參考服務(wù)向動(dòng)態(tài)的嵌入利益相關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變;從關(guān)注資源整合的技術(shù)到關(guān)注用戶的需求、行為習(xí)慣、認(rèn)知和體驗(yàn)”[12]，提高數(shù)字檔案資源整合水平、整合效率與整合效益，為數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用奠定基礎(chǔ)。

2.充分利用信息技術(shù)，推動(dòng)數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用。信息時(shí)代，檔案工作者要有現(xiàn)代的眼光和思維，緊密跟蹤現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)創(chuàng)新數(shù)字檔案館利用與服務(wù)，全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源社會(huì)開(kāi)放，激活數(shù)字檔案資源利用活力，系統(tǒng)提升數(shù)字檔案館服務(wù)能級(jí)。與此同時(shí)，我們必須明白，“一份檔案開(kāi)放，并不意味著在目錄上記錄‘開(kāi)放二字就結(jié)束了，對(duì)于開(kāi)放的檔案，要采用信息化技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)公布目錄信息和全文信息并編輯出版檔案文化產(chǎn)品，增值檔案開(kāi)放效應(yīng)”[13]215。數(shù)字檔案資源作為新型檔案資源形態(tài)，具有檔案資源存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的先天優(yōu)勢(shì)，有利于推動(dòng)檔案資源的開(kāi)放利用。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出，要“建立開(kāi)放檔案信息資源社會(huì)化共享服務(wù)平臺(tái)，制定檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放計(jì)劃，落實(shí)數(shù)據(jù)開(kāi)放與維護(hù)的責(zé)任;優(yōu)先推動(dòng)與民生保障服務(wù)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放”[14]。筆者以為，需要充分利用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)方式，提升數(shù)字檔案資源開(kāi)發(fā)質(zhì)量，深度挖掘數(shù)字檔案資源的數(shù)據(jù)價(jià)值，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息資源的數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的個(gè)性化、精準(zhǔn)化與智能化，適應(yīng)社會(huì)各界對(duì)檔案信息內(nèi)容需求的細(xì)粒度不斷提升。

3.完善法律法規(guī)，保障數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用?！伴_(kāi)放檔案，是在新的歷史時(shí)期，黨和國(guó)家賦予檔案館的一項(xiàng)光榮而又艱巨的任務(wù)，它既是社會(huì)客觀需要，又是檔案館工作發(fā)展的需要?！盵8]402-403《中華人民共和國(guó)檔案法》（2016）第19條規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開(kāi)放?！瓩n案館應(yīng)當(dāng)定期公布開(kāi)放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案。”[15]第20條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開(kāi)放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案?！盵15]數(shù)字檔案資源的開(kāi)放利用不僅需要現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，同樣需要完善相關(guān)法律法規(guī)，從法律制度層面為數(shù)字檔案資源開(kāi)放保駕護(hù)航，“樹(shù)立維護(hù)公民利用檔案權(quán)利的服務(wù)理念，向公眾充分展示館藏，公平、公正地對(duì)待每一位利用者”[16]，不斷強(qiáng)化法治思維，落實(shí)制度管理，從法治層面強(qiáng)化數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用的頂層設(shè)計(jì)，明確公民數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用的權(quán)利界限，保障公民合法利用數(shù)字檔案資源，提高數(shù)字檔案資源利用效益，發(fā)揮數(shù)字檔案資源社會(huì)價(jià)值;從制度管理視角為公民利用數(shù)字檔案資源構(gòu)建有效的制度保障機(jī)制，既要確保數(shù)字檔案資源的安全利用，防止數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用過(guò)程中的泄密、失密等風(fēng)險(xiǎn);又要保障用戶檔案利用權(quán)利，促進(jìn)數(shù)字檔案資源開(kāi)放利用的制度化，推動(dòng)數(shù)字檔案資源的社會(huì)共享，滿足社會(huì)大眾對(duì)數(shù)字檔案資源的多元化利用需求。

4.積極利用社交媒體，促進(jìn)數(shù)字檔案資源開(kāi)放獲取。隨著web2.0、web3.0技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，社交媒體在國(guó)內(nèi)外檔案界備受重視并廣泛應(yīng)用，“無(wú)論是機(jī)構(gòu)的借力創(chuàng)新，還是社交媒體的主動(dòng)出擊，都反映了當(dāng)下國(guó)際檔案界技術(shù)發(fā)展的新潮流——應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)”[17]。2012年，馮惠玲在全國(guó)檔案工作者年會(huì)中作《社交媒體與檔案社會(huì)化》主題演講，認(rèn)為“社會(huì)化媒體的廣泛應(yīng)用將變革檔案管理的平臺(tái)、理念、對(duì)象、管理方式和主體，引發(fā)檔案資源來(lái)源、結(jié)構(gòu)和構(gòu)建方式的調(diào)整，推動(dòng)檔案社會(huì)化的進(jìn)程”[18]。當(dāng)前，“開(kāi)放數(shù)據(jù)是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。從政府到普通民眾，借助互聯(lián)網(wǎng)這一工具，用戶產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和檔案將越來(lái)越多，所涉及的范圍也將逐漸擴(kuò)展到社會(huì)生活的方方面面，因而用戶參與到不受限制的數(shù)據(jù)整理過(guò)程中，多形式、多層次、多方面參與共建共享網(wǎng)絡(luò)在線資源，是未來(lái)檔案信息資源整合和利用的主要方式”[12]。與此同時(shí)，以微信、微博、移動(dòng)終端（兩微一端）為核心的社交媒體蓬勃發(fā)展，應(yīng)用廣泛，有力推動(dòng)了數(shù)字檔案資源的開(kāi)放利用，一方面，“檔案館應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)，很好滿足了公眾需求，增強(qiáng)了工作積極性，為檔案館與公眾的交流合作搭建了有效平臺(tái)”[19]。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)樹(shù)立社交媒體意識(shí)，大膽嘗試?yán)蒙缃幻襟w新技術(shù)，多方面、多層次、多途徑、多維度、多形式地傳播數(shù)字檔案資源，深化數(shù)字檔案資源利用方式，提高數(shù)字檔案資源傳播效率與利用效果。另一方面，“對(duì)檔案館而言，應(yīng)用社交媒體提升了檔案館形象，轉(zhuǎn)變了其服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)了館藏資源線上開(kāi)放，反過(guò)來(lái)又推動(dòng)了社交媒體的規(guī)范使用”[19]，有利于數(shù)字檔案館通過(guò)社交媒體展示館藏?cái)?shù)字檔案資源，促進(jìn)公眾通過(guò)社交媒體積極參與數(shù)字檔案館管理與服務(wù)，激活數(shù)字檔案資源價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介：倪代川，上海大學(xué)圖書(shū)館，副研究館員，博士，研究方向?yàn)閿?shù)字檔案館、信息資源服務(wù);茅丹玲，上海大學(xué)圖書(shū)情報(bào)檔案系，碩士研究生，研究方向?yàn)閿?shù)字檔案資源。