遼寧省縣級數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀及問題對策

摘 要

本文旨在結(jié)合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)代背景，梳理一段時(shí)期以來遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題，并提出相應(yīng)的對策建議。

關(guān)鍵詞

縣級 數(shù)字檔案館 現(xiàn)狀 對策 遼寧省

Abstract This paper combs the problems existing in the construction of digital archives in Liaoning province for a period of time under the era background of the construction of digital archives in China and puts forward corresponding countermeasures and suggestions.

Keyword county-level; digital archives; current situation; countermeasures; Liaoning province

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是對傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行升級和革新的一項(xiàng)系統(tǒng)工程和長期任務(wù)。面對當(dāng)前工作環(huán)境，如何準(zhǔn)確定位目標(biāo)任務(wù)、完善建設(shè)內(nèi)容和功能需求，同時(shí)要考慮與基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的結(jié)合，實(shí)施方案的切實(shí)可操作，避免成本耗費(fèi)，是我們檔案工作者，特別是數(shù)字檔案館建設(shè)者，必須要思考的問題。

遼寧省檔案信息化建設(shè)起步相對較晚，數(shù)字檔案館建設(shè)工作自2014年著手開展。當(dāng)年，省數(shù)字檔案館建設(shè)宣傳貫徹會(huì)議召開，制定總體建設(shè)規(guī)劃，部署相關(guān)工作任務(wù)。各級檔案部門結(jié)合地區(qū)實(shí)際，在爭取政策資金支持、整合現(xiàn)有資源等方面開展了一系列工作，數(shù)字檔案館創(chuàng)建相繼啟動(dòng)并初步實(shí)施。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

1.時(shí)間緊迫，時(shí)不我待。2005年，國家檔案局即提出要建立一批數(shù)字檔案館。時(shí)至今日已14年。作為檔案資源大省及檔案科研強(qiáng)省，遼寧更加深刻認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐的緊迫性和艱巨性。十余年來，一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)、信息化等基礎(chǔ)條件較為完善的省份的檔案部門和檔案工作者通過大膽嘗試和深入探索，已經(jīng)積累了較為豐富的操作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐成果，其示范效應(yīng)也已十分明顯。2014年和2016年國家檔案局分別發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)概論》，從數(shù)字檔案室的內(nèi)涵、內(nèi)容和建設(shè)要求等幾方面明確了建設(shè)要點(diǎn)[1]。該指南實(shí)施后，國內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)再一次進(jìn)入到一個(gè)高潮階段，包括遼寧在內(nèi)的多個(gè)地方將數(shù)字檔案館建設(shè)列入本地檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃。截至2019年初，全國已有多家單位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)通過國家示范數(shù)字檔案館測試。然而，遼寧地區(qū)至今尚未有一家單位開展測試工作。

2.遼寧省地區(qū)工作進(jìn)展。2010年前后，江浙地區(qū)一系列數(shù)字檔案館建設(shè)的成功范例相繼涌現(xiàn)，引起了國家檔案局的充分關(guān)注，同時(shí)也讓遼寧的檔案人開展了將地域工作實(shí)踐與國家頂層設(shè)計(jì)相互融合的深入思考。2014年，遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)宣傳貫徹會(huì)議后，省檔案局依據(jù)《遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范（試行）》《遼寧省數(shù)字檔案館等級評估辦法》，連續(xù)兩年對省內(nèi)各家市級檔案館及部分縣級檔案館開展實(shí)地調(diào)研。調(diào)查2014及2015年度各地?cái)?shù)字檔案館建設(shè)情況，匯總存在的問題。調(diào)研工作的同時(shí)，省局也對各市檔案部門開展數(shù)字檔案館創(chuàng)建及其對轄區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)的指導(dǎo)工作進(jìn)行了督促。

3.階段性工作成果。近年來，遼寧一些地區(qū)的檔案部門迎難而上，在市本級館建設(shè)和對轄區(qū)數(shù)字館建設(shè)的指導(dǎo)上開展了一系列具體工作。如部分市級檔案部門提出，到2020年，縣級檔案館100%完成館藏永久保管文書檔案數(shù)字化，并建成數(shù)字檔案館。有的市級檔案部門通過申報(bào)專項(xiàng)規(guī)劃，建立了民生檔案共享平臺(tái)，以市、縣兩級檔案館為服務(wù)窗口，初步實(shí)現(xiàn)全市民生檔案信息資源共享[2]。同時(shí)，有部分市級檔案部門將縣級檔案館的數(shù)字化工作納入各單位績效目標(biāo)考核中，以此推動(dòng)工作開展。這些單位的積極努力為遼寧省數(shù)字檔案館的建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)，增強(qiáng)了遼寧檔案工作者的信心。

截至2018年底，已有兩家市級檔案館及五家縣級檔案館通過了遼寧省數(shù)字檔案館等級評估。

二、遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

1.量化考核結(jié)果呈現(xiàn)問題。2014年和2015年，遼寧省檔案局依據(jù)《遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)測評細(xì)則（試行）》《遼寧省數(shù)字檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評估細(xì)則（試行）》，對各基層檔案館相關(guān)工作進(jìn)行量化考核，2014年全省各市級檔案館百分制的平均得分為69.72分，其中75分以上占21.5%，65—75分占57%，65分以下占21.5%。2015年，各館的平均得分為74.62分，其中75分以上占43%，65—75分占57%。從建設(shè)內(nèi)容的分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)來看，兩個(gè)年度內(nèi)，各館在“電子檔案管理平臺(tái)建設(shè)”及“數(shù)字檔案資源建設(shè)”方面均失分較多，可見當(dāng)時(shí)遼寧的數(shù)字檔案館在核心內(nèi)容建設(shè)方面較省級標(biāo)準(zhǔn)仍有不小的差距。

2.工作調(diào)研結(jié)果呈現(xiàn)問題。2017年下半年，遼寧省檔案局依據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，結(jié)合對縣級檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)研的反饋結(jié)果，對市、縣兩級檔案館的館藏量及檔案數(shù)字化情況進(jìn)行了梳理。截至2017年9月，14家市級館中，數(shù)字化完成率50%以上的僅有兩家，而工作未實(shí)際開展或剛剛起步的檔案館共有7家。100家縣級館中，數(shù)字化完成率60%以上的僅有11家，工作未實(shí)際開展或剛剛起步的檔案館共有50家。調(diào)研結(jié)果清晰顯現(xiàn)，遼寧省的數(shù)字檔案資源體系建設(shè)十分不充分，形勢依然嚴(yán)峻。仍有部分市縣的數(shù)字檔案館建設(shè)尚未起步，且未制定數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，即便開始，其水平也僅停留在館藏檔案目錄編制和全文數(shù)字化環(huán)節(jié)，缺乏系統(tǒng)設(shè)計(jì)和整體推進(jìn)。同時(shí)，整體的畏難情緒依然存在，片面強(qiáng)調(diào)客觀，難以保障相關(guān)資金的持續(xù)投入和建設(shè)項(xiàng)目的科學(xué)、有序開展。

3.地域差異及發(fā)展不均衡問題突出。就省內(nèi)各地相比較而言，大連地區(qū)的檔案信息化工作起步較早，也最先確立了本級館及本地區(qū)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展模式。2018年大連市兩家縣區(qū)館的數(shù)字館建設(shè)對縣區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)示范性較好[3]，也得到了在省內(nèi)優(yōu)先開展數(shù)字檔案館建設(shè)的難得機(jī)遇。大連多個(gè)縣區(qū)的黨委政府明確提出建設(shè)數(shù)字檔案館的要求，并確保經(jīng)費(fèi)投入。大連地區(qū)的檔案部門爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，建立制度方案，研究工作實(shí)施，從理論到實(shí)踐上都作出了有效的探索。

而目前，省內(nèi)其他地區(qū)的基礎(chǔ)較為薄弱。多數(shù)單位的人員資金十分緊張，基礎(chǔ)設(shè)施較為簡陋。應(yīng)該說，由于地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展和工作基礎(chǔ)差異，先進(jìn)地區(qū)的典型示范效應(yīng)不明顯，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)模擴(kuò)展和整體建設(shè)成效。

三、遼寧省縣級數(shù)字檔案館建設(shè)途徑

“統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化和增量電子化，省轄市和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化比例分別達(dá)80%和60%以上;開展數(shù)字檔案館（室）測評工作，縣以上建成數(shù)字檔案館或啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目比例達(dá)50%以上?！边@是《遼寧省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》提出的一項(xiàng)重要工作目標(biāo)。而要確保完成目標(biāo)，檔案部門需思考合理的實(shí)現(xiàn)途徑。

1.提高認(rèn)識(shí)、進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。作為基層檔案部門，首先自身要提高認(rèn)識(shí)，積極爭取地方黨委、政府支持，增強(qiáng)做好工作的責(zé)任感和緊迫感;切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將數(shù)字檔案館建設(shè)納入年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，科學(xué)合理地研究，細(xì)化量化目標(biāo)任務(wù)，采取具體有效措施，做實(shí)做細(xì)相關(guān)工作。檔案資源規(guī)范化建設(shè)、檔案信息安全體系建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)，分別代表著檔案信息化工作的物質(zhì)基礎(chǔ)、安全保障和發(fā)展方向，是持續(xù)推動(dòng)全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的關(guān)鍵工作和重點(diǎn)任務(wù)。遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)有新進(jìn)展，既是充分考慮和認(rèn)真落實(shí)信息系統(tǒng)整合和資源共享，不斷提高檔案信息安全保護(hù)水平的客觀要求，也是檔案部門全面履行檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”職能的使命所在。因此，工作能否做好，目標(biāo)可否實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)鍵在于科學(xué)組織、扎實(shí)開展，關(guān)鍵在于穩(wěn)步推進(jìn)、有效落實(shí)。

2.重視質(zhì)量，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)提升工作整體水平。一是合理開展組織規(guī)劃?？h級檔案部門應(yīng)根據(jù)本地區(qū)、本部門信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，研究提出符合自身實(shí)際的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。積極爭取將檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容納入本地區(qū)工作規(guī)劃和績效考評目標(biāo)體系。確保數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)經(jīng)費(fèi)持續(xù)和有效投入，避免重復(fù)建設(shè)。切實(shí)加強(qiáng)人員培訓(xùn)。二是升級完善基礎(chǔ)設(shè)施。遵循滿足現(xiàn)階段需要并適當(dāng)超前的原則，統(tǒng)籌中心機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、基礎(chǔ)軟硬件、備份存儲(chǔ)及安全防護(hù)設(shè)備的配置維護(hù)和更新遷移。要重視設(shè)備管理維護(hù)、安全保密、應(yīng)急值守等相關(guān)制度的制定和執(zhí)行，建立并維護(hù)相關(guān)工作臺(tái)賬，妥善管理設(shè)備采購、升級文件資料。強(qiáng)化安全意識(shí)，嚴(yán)格遵循保密要求，并切實(shí)開展數(shù)據(jù)備份。三是完善應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)需依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和保密要求，可對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行整合，避免重復(fù)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)的重新研發(fā)、維護(hù)升級和數(shù)據(jù)遷移應(yīng)確保數(shù)據(jù)信息安全。應(yīng)以“檔號(hào)”作為目錄數(shù)據(jù)庫與原文的唯一關(guān)聯(lián)標(biāo)識(shí)。系統(tǒng)操作產(chǎn)生的工作日志及相關(guān)文檔應(yīng)妥善保管，以備查考。四是充分開展資源建設(shè)。要兼顧傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的數(shù)量和質(zhì)量，并確保檔案實(shí)體安全和信息安全。應(yīng)嚴(yán)格按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的相關(guān)要求，通過全程控制、全面質(zhì)檢來確保數(shù)字檔案內(nèi)容的完整、清晰和與原件的對應(yīng)。要合理制定數(shù)字化圖像文件的存儲(chǔ)形式和命名方式，擺脫對應(yīng)用系統(tǒng)的依賴性。要嚴(yán)格防范工作場所的安全風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對人員設(shè)備的管理。同時(shí)，各地可選擇條件較為成熟的機(jī)關(guān)檔案室，開展電子文件歸檔和電子檔案接收試點(diǎn)工作。五是整合共享信息服務(wù)。當(dāng)前，各單位的主要任務(wù)還普遍集中在資源建設(shè)階段。下一步，應(yīng)進(jìn)一步探討?zhàn)^際資源共享的實(shí)現(xiàn)途徑，先進(jìn)地區(qū)的檔案館更要先行一步，研究區(qū)域內(nèi)建設(shè)項(xiàng)目的整合和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的統(tǒng)一，并確保信息安全。

3.緊跟形勢，加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐。縣級檔案館要捋順工作思路，合理分解任務(wù)，明確工作職責(zé)，層層落到實(shí)處。在這個(gè)過程中，各市檔案部門要準(zhǔn)確把握本地區(qū)館藏檔案資源現(xiàn)狀、經(jīng)費(fèi)投入和技術(shù)支撐條件，充分考慮現(xiàn)實(shí)制約，以科學(xué)規(guī)劃指導(dǎo)轄區(qū)各館的項(xiàng)目實(shí)施，提高地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)的科學(xué)水平、建設(shè)效率和投資收益。縣區(qū)檔案部門應(yīng)科學(xué)編制建設(shè)規(guī)劃，合理確定長期目標(biāo)和階段任務(wù)，統(tǒng)籌安排和使用人力、物力、財(cái)力，充分考慮資金投入、人才儲(chǔ)備、技術(shù)支撐和完成時(shí)間等要素，確保建設(shè)任務(wù)如期保質(zhì)保量完成。

數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展到一定階段各級綜合檔案館所面臨的現(xiàn)實(shí)選擇，意義在于對檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的促進(jìn)，在于推動(dòng)檔案工作規(guī)范化、制度化，是提高檔案服務(wù)水平的重要手段，也是遼寧檔案事業(yè)突破瓶頸、轉(zhuǎn)型升級的工作要求。檔案工作的特質(zhì)決定了各級檔案館的信息資源必將成為一個(gè)整體。因此，觀念勢必要更新，基礎(chǔ)勢必要打牢。同時(shí)，要緊跟步伐，主動(dòng)向上對標(biāo)，借鑒先進(jìn)地區(qū)的成功經(jīng)驗(yàn)，在追求建設(shè)質(zhì)量上下功夫，逐步提升遼寧省檔案工作的現(xiàn)代化能級。

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作者簡介：王靜，遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心），碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。