人工智能在畢業(yè)生檔案信息化管理中的應用

李楓 高雪梅 朱曉紅 王超

摘 要

文章以高校畢業(yè)生檔案數據信息平臺為基礎，集合畢業(yè)生檔案信息要素，利用人工智能技術挖掘檔案數據信息，發(fā)揮檔案的服務功能和實效性，為高校畢業(yè)生檔案信息化管理工作提出對策建議，外延檔案社會貢獻力內涵，發(fā)掘檔案的利用價值，為高校招生就業(yè)、學科專業(yè)設置、人才培養(yǎng)等工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供依據。

關鍵詞

人工智能 高校 畢業(yè)生 檔案管理 信息化

Abstract Based on the university graduatesarchives data information platform and collection of graduatesarchives information element， this paper uses artificial intelligence technology to excavate archives data information and give full play to the service function and effectiveness of archives， then puts forward countermeasures and suggestions for the informatization management of university graduates archives. This paper will also expand the connotation of archives social contributions， excavate the utilization value of archives， in order to provide reference for the optimization and innovation of student recruitment and employment， set of disciplines and talents training， etc. in colleges and universities.

Keyword artificial intelligence; university; graduate; archives management; informatization

隨著我國高校教育質量建設的發(fā)展，高校檔案工作已成為反映高校教育質量的重要指標，而高校畢業(yè)生檔案工作作為高校檔案工作的重要組成部分，如何全面跟蹤人才培養(yǎng)質量，建立健全高校畢業(yè)生檔案信息、合理有效利用高校畢業(yè)生檔案信息的價值和社會貢獻力成為高校檔案工作亟需思考的問題。

一、人工智能的應有之義

1.人工智能發(fā)展對高等教育的影響。1956年，Minsky等科學家在美國達特茅斯會議上首次提出人工智能的概念，將其定義為用機器模擬人類智能的一門科學。至今人工智能已走過60多年的發(fā)展歷程，其發(fā)展并非一帆風順，而是經歷了兩輪大起大落。人工智能的發(fā)展總體上可分為三個階段：計算推理階段（1956年至20世紀70年代中期）、知識處理階段（20世紀70年代中后期）和自主學習階段（20世紀90年代初期）。隨著互聯網、大數據和云計算的快速發(fā)展和支持，人工智能在平臺、算法、交互方式等核心技術上不斷更新和突破，正以“人工智能+X”的形式，對各行各業(yè)和社會生活方方面面造成沖擊。例如，從語音識別和圖像識別技術到無人駕駛和無人超市，再到無人銀行和智能翻譯，傳統職業(yè)及其從業(yè)者正在被人工智能取而代之[1]1。

就高等教育領域而言，人工智能在高校教師、學生、教學思想、科學研究、學科與專業(yè)、行政管理等諸多方面帶來變革。2016年以來，《機器人產業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（2016—2020年）、《“互聯網+”人工智能三年行動實施方案》《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》等中央政策和戰(zhàn)略部署相繼出臺，高等教育要緊盯人工智能發(fā)展前沿，積極迎接挑戰(zhàn)，不僅要加速培養(yǎng)智能科學與技術專業(yè)方面的人才，還要加強智慧校園建設，不斷變革創(chuàng)新，適應人工智能發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)和需要[2]22。

2.人工智能帶給檔案管理的機遇。人工智能技術于2016年爆發(fā)，人工智能時代悄然來臨，在學術領域、政治領域和經濟領域已然掀起變革的浪潮。在高校行政管理工作中，實行智能化輔助行政管理，利用人工智能在行政流程、信息收集、行政咨詢、反應回答等方面的科技屬性、“人造物”屬性和“類人物”屬性，能夠精簡管理人員數量，提高服務效率，極大改善高校行政管理工作。高校檔案管理工作，尤其是高校畢業(yè)生檔案管理工作，更需要發(fā)揮人工智能的作用，實現高校畢業(yè)生檔案的信息化管理。

人工智能給常規(guī)性、重復性、技術含量低的檔案崗位帶來沖擊。其代表技術主要有自然語言處理、模式識別、專家系統、機器學習、分布式人工智能和數據挖掘技術。人工智能技術在檔案管理中的應用非常廣泛，包括網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理和智能化檔案提供利用服務等[3]36。人工智能在企業(yè)檔案、圖書檔案管理、人事檔案中的應用研究表明其可大量替代傳統人力資源，極大提高檔案信息化管理的效率[4]19。

3.人工智能對檔案管理的意義。以華中科技大學檔案館為例，引入人工智能技術后，檔案查詢、學歷學位公證、成績翻譯等服務利用工作在數字化、智能化的趨勢下，提升了檔案服務效率和師生用戶的滿意度。通過在檔案管理系統增加“成績翻譯”模塊，實現了中文課程的英文自動翻譯功能，優(yōu)化了檔案管理系統和服務系統，不斷滿足用戶的個性化需求[5]79。

人工智能在檔案信息化管理中的應用研究集中在檔案分類、查閱、收集和保留功能的服務利用上[6，7]54，159，如果人工智能應用在高校畢業(yè)生檔案信息化管理工作中，一方面能夠提高畢業(yè)生檔案的利用率和信息化管理的工作效率，另一方面能夠挖掘和分析畢業(yè)生檔案信息，創(chuàng)造性地將畢業(yè)生檔案信息的功能進行延展和輻射，通過研究分析以及數據反饋進而指導高校在招生就業(yè)、學科專業(yè)設置、人才培養(yǎng)等方面的工作，對高校豐富發(fā)展內涵，提升服務社會能力，培養(yǎng)符合區(qū)域經濟發(fā)展需要的有價值的人才有著重要的指導意義。

二、高校畢業(yè)生檔案管理存在的問題

檔案是學生成長最真實的記錄，檔案里記載有學生的學習經歷、工作經歷、政治面貌、學歷職稱和社會關系等基本情況，與學生畢業(yè)后的工資待遇、勞動保障、組織關系、職務和職稱晉升等緊密相關。檔案對高校、社會和學生而言至關重要。無論是本專科生、碩士研究生，還是博士研究生，其檔案從學生入學到畢業(yè)，貫穿學生培養(yǎng)的全過程。因此，畢業(yè)生檔案中信息資源豐富，具有潛在的利用價值。通過研究了解，目前高校畢業(yè)生檔案管理狀況并不理想，存在的主要問題具體表現如下。

1.檔案管理意識欠缺和重視程度不夠。從學校到學院，從老師到學生，許多人沒有認識到學生檔案的重要性。例如，學生入學的一個月內，需要對新生檔案進行接收、審核和歸檔。新生檔案材料雜亂無章，隨意散落在辦公室，既沒有按照專業(yè)、班級、學號等基本信息分類排序，也存在入學登記表等材料缺失的情況，也有的學生黨員檔案沒有隨學籍檔案一起郵寄。這說明負責檔案管理的老師和學生對檔案重要性的認識程度不夠，欠缺有效的檔案管理意識[8]151。

2.專職檔案管理人員欠缺和經費不足。部分高校學生檔案管理缺少專職的檔案管理人員，檔案館一方面保存高校歷史檔案資料，另一方面提供高校檔案信息，部分高校學生檔案不在檔案館的管理范圍之內，導致高校學生檔案管理多為兼職人員，兼職人員流動性較大，會存在交接不暢、檔案管理體系不健全的問題。學院負責學生檔案管理工作的老師多為輔導員，輔導員由于個人發(fā)展轉崗，使學生檔案不得不頻繁轉手，每一次轉手需要依賴輔導員的重視程度。加上學校機構設置和經費等原因，缺少對檔案管理人員的業(yè)務培訓，導致檔案管理水平的低下。

3.數字化記錄欠缺和查（借）閱效率不高。人工智能對信息檢索提出了更高要求，但學生檔案管理仍停留在手動記錄和手動查詢階段，即使是計算機輔助管理，也只是基礎的信息檢索，缺少數字化記錄。學生檔案中的家庭經濟狀況信息、學生成績信息、民族信息、宗教信仰和畢業(yè)去向信息等潛在利用價值被隱藏在紙質檔案中，難以發(fā)掘。每到招聘季，一些公務員和事業(yè)單位來學校對畢業(yè)生進行政審，各地用人單位派專人來學校審核學生檔案，查（借）閱成本頗高，效率不高。

4.歸檔工作規(guī)范性欠缺和轉遞記錄不連續(xù)。部分高校畢業(yè)生檔案材料歸檔內容不齊全，沒有統一的規(guī)范。畢業(yè)生檔案歸檔內容包括入學階段材料、在校情況材料和畢業(yè)階段材料，歸檔材料能否完整規(guī)范地裝入畢業(yè)生檔案中取決于檔案管理老師的責任意識。如果責任意識欠缺導致畢業(yè)生檔案內容的欠缺、轉寄信息缺失等問題，產生的后果對學生極為不公平。

由于畢業(yè)生就業(yè)的多元化，學生畢業(yè)去向的主體往往是企業(yè)，許多企業(yè)往往不具備接收檔案的權利，而是依托人才服務中心進行檔案管理，導致許多畢業(yè)生離校后對檔案派遣的去向不重視，有的畢業(yè)生在職稱晉級等個人發(fā)展需要時，才會向學校問詢檔案，也有的畢業(yè)生在離校十幾年后會突然回學校尋找檔案。

三、人工智能在高校畢業(yè)生檔案管理中的應用

高校畢業(yè)生檔案管理方式相對落后，檔案的個體特征不明顯，檔案工作的現代化程度較低等問題，直接導致了學生檔案利用率的低下。隨著信息技術的發(fā)展，傳統的檔案管理工作將無法滿足現代社會檔案管理的實際需要。因此，在加快“雙一流”建設的背景下，人工智能開始探索高校畢業(yè)生檔案的科學管理和開發(fā)利用。以成績檔案為例，一是利用人工智能技術發(fā)掘高校畢業(yè)生成績檔案信息的利用價值，二是采取有效手段，健全畢業(yè)生成績檔案的信息反饋機制，提高檔案信息化管理效率。

1.高校畢業(yè)生成績檔案信息的利用價值。首先，反映高校畢業(yè)生就業(yè)去向。畢業(yè)生成績用途一是出國留學;二是國內公務員、事業(yè)單位政審;三是出于某種原因造成檔案丟失、損毀或缺失，回校補辦;四是畢業(yè)學生考博（研）。畢業(yè)生回校查閱利用個人成績，可反映出高校畢業(yè)生的學業(yè)成績和就業(yè)去向具有一定的關聯性和準確性：一是升學、出國留學，需提供學業(yè)成績;二是考取公務員、事業(yè)單位，回校開具學業(yè)成績證明;三是進入外資企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)等，學業(yè)成績作為錄用考核標準;四是靈活就業(yè)或待就業(yè)，考取教師資格證等職業(yè)資格證書[9，10]48，64。

其次，反映高校專業(yè)冷熱程度。通過歷屆高校畢業(yè)生回校查閱個人成績，根據畢業(yè)生所學專業(yè)、年級和畢業(yè)年份，反映出社會對專業(yè)人才的實際需求。查閱個人成績次數較多的專業(yè)畢業(yè)生和查閱次數較少的專業(yè)畢業(yè)生，反映了社會對畢業(yè)生的不同需求。查閱次數多，說明社會對該專業(yè)畢業(yè)生需求多，該專業(yè)比較熱門，是就業(yè)較好的專業(yè);查閱次數少，說明社會對該專業(yè)畢業(yè)生需求不多，該專業(yè)比較冷門，就業(yè)情況偏差[9]49。

最后，反映高校專業(yè)優(yōu)化建設。學校應從適應社會需求的角度對專業(yè)設置和培養(yǎng)方案進行調適。結合學生專業(yè)特點制訂培養(yǎng)計劃，注重特長培養(yǎng)，加強個性化教學，進而指導學生的學習與就業(yè)。成績單上的專業(yè)類課程和通識類課程反映出高校的教學和科研是否與社會脫節(jié)。通過用人單位重點考察的專業(yè)課和成績，挖掘科研課題，注重將專業(yè)理論應用于實踐之中，提高學生的專業(yè)技能和創(chuàng)新能力。將通識類課程與專業(yè)類課程相互滲透互相融合，提高教學質量[11]19。

2.采取有效手段，規(guī)范畢業(yè)生成績檔案信息化管理。從實際出發(fā)，合理利用檔案管理現代化手段，加強信息化建設，從中挖掘有效數據價值，規(guī)范信息化管理，推動和促進現有人工智能背景下檔案信息的挖掘與利用，活躍檔案價值的利用服務。發(fā)揮畢業(yè)生檔案信息利用功能，以畢業(yè)生檔案為信息源，整合各類數據資源，發(fā)掘資源利用價值，向學生個人及管理者推送精準的信息服務。通過人工智能技術分析畢業(yè)生成績單，可以反饋畢業(yè)生的畢業(yè)去向，建立專業(yè)動態(tài)調整預警機制;通過與畢業(yè)生檔案大數據平臺關聯的畢業(yè)生檔案查詢轉遞系統，及時知曉畢業(yè)生檔案的去向，避免檔案的丟失、損毀或造成滯留檔案;通過開通一定的畢業(yè)生檔案數據查閱權限，用人單位能夠更為準確地把握學生情況，進而為其選拔適合的優(yōu)秀人才提供幫助。因此，應用人工智能技術的畢業(yè)生檔案信息化管理，可以有效發(fā)揮高校畢業(yè)生檔案的服務功能和實效性[12]167。

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基金項目：2019年中國學位與研究生教育學會農林學科工作委員會研究課題一般課題“人工智能在高校畢業(yè)生檔案信息化管理中的應用探索”（2019-NLZX-YB28）。

作者簡介：李楓，大連海洋大學學科與研究生管理處助理研究員，碩士研究生，研究方向為高等教育管理;高雪梅，大連海洋大學學科與研究生管理處副研究員，碩士研究生，研究方向為高等教育管理;朱曉紅，大連海洋大學檔案館館員，研究方向為檔案管理;王超，大連海洋大學繼續(xù)教育學院，碩士研究生，研究方向為高等教育管理。