大數(shù)據(jù)背景下檔案館的新發(fā)展：智慧檔案館

楊林 崔靜華 張靜 徐浩然

摘 要

大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)之后的又一次創(chuàng)新性技術(shù)變革，其數(shù)據(jù)挖掘及決策功能時(shí)刻影響著生活的各個(gè)方面。通過大數(shù)據(jù)對檔案館的啟示，分析了智慧檔案館興起的背景、特點(diǎn)和建設(shè)實(shí)施。檔案部門應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代潮流，學(xué)習(xí)應(yīng)用大數(shù)據(jù)方法和技術(shù)，盡早部署檔案館未來發(fā)展。

關(guān)鍵詞

大數(shù)據(jù) 發(fā)展 數(shù)字檔案館 智慧檔案館

Abstract Big data is another innovative technological change after the information technology such as cloud computing and Internet of Things， whose data-excavating and decision-making functions affect every aspect of life. Through the enlightenment of big data to archives， this paper analyzes the background， characteristics and construction of the rise of smart archives. Archives departments should keep up with the times， learn to apply big data methods and techniques and deploy future development of archives as soon as possible.

Keyword big data; development; digital archives; smart archives

隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已到來。邁爾·舍恩伯格曾表示，我們面臨的是全體數(shù)據(jù)而不是隨機(jī)樣本，是混雜性而不是精確性，是相關(guān)關(guān)系而不是因果關(guān)系[1]10。大數(shù)據(jù)具有大量、多樣、高速、價(jià)值低等特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)量級至少是TB級別，數(shù)據(jù)類型不僅包含傳統(tǒng)且常見的數(shù)字、符號等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還包括影視、圖像、三維模型、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，各種類型數(shù)據(jù)常以數(shù)據(jù)流的方式高速生成，時(shí)效性強(qiáng)，但價(jià)值密度相對較低。

一、大數(shù)據(jù)對檔案館的啟示

大數(shù)據(jù)思維給檔案館的發(fā)展帶來了啟示。首先，思想上的啟示。通過不斷加強(qiáng)電子文件與電子檔案管理建設(shè)，我國檔案工作水平有了很大的提高。但是，傳統(tǒng)檔案館習(xí)慣于被動服務(wù)，只接收最有價(jià)值的檔案，因此數(shù)量少，價(jià)值度高。這顯然不符合大數(shù)據(jù)“大”的基本特征，要做到“大”，就必須主動出擊，凸顯數(shù)據(jù)的多維特征。其次，發(fā)展定位上的沖擊。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思維模式，與其落后于時(shí)代，成為邊緣化部門，不如緊跟時(shí)代步伐，學(xué)習(xí)應(yīng)用大數(shù)據(jù)方法和技術(shù)，從海量數(shù)據(jù)中深度挖掘出對用戶有價(jià)值的信息，對未來作出預(yù)測，提出發(fā)展規(guī)劃和思路，爭取主動，努力成為引領(lǐng)知識創(chuàng)新的主導(dǎo)部門。

二、智慧檔案館的興起

1.智慧檔案館興起背景。（1）智慧城市發(fā)展的需要。IBM公司于2010年提出了“智慧城市”的概念，標(biāo)志著城市發(fā)展從數(shù)字時(shí)代跨向智慧時(shí)代。智慧城市主要依靠物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)城市的全面感知、智能融合和寬泛互聯(lián)。智慧城市的建設(shè)為智慧檔案館的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，檔案館建設(shè)的信息化程度只有與智慧城市建設(shè)相統(tǒng)籌，才能更好地保存好城市的發(fā)展歷史與珍貴記憶。檔案館還要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對現(xiàn)有的檔案管理方式和利用方式進(jìn)行變革，實(shí)現(xiàn)智慧管理、智慧感知、智慧服務(wù)，在數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)上創(chuàng)建智慧檔案館。（2）現(xiàn)代信息技術(shù)的驅(qū)動。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案實(shí)體信息進(jìn)行智能感知與處理，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的智慧化管理;云計(jì)算提供超強(qiáng)的計(jì)算性能、無限的存儲容量，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享，降低了使用成本，提高了服務(wù)效率;大數(shù)據(jù)從海量數(shù)據(jù)中挖掘出對用戶有價(jià)值的信息，便于管理者作出決策;無線寬帶技術(shù)拓展了數(shù)據(jù)的通信范圍，使用戶足不出戶便可隨時(shí)隨地利用信息。

2.智慧檔案館的特點(diǎn)。（1）智能感知。利用智能感知技術(shù)快速捕獲并監(jiān)測檔案設(shè)備、檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效率運(yùn)行。例如，利用射頻識別技術(shù)、二維碼技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理人員通過終端設(shè)備對各類檔案數(shù)據(jù)等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和管理。（2）立體互聯(lián)。利用多種網(wǎng)絡(luò)通訊工具，如互聯(lián)網(wǎng)、移動4G網(wǎng)絡(luò)等服務(wù)平臺，將檔案實(shí)體、檔案設(shè)備、檔案管理人員有效地連接起來，建立一個(gè)系統(tǒng)，并對收集的檔案信息進(jìn)行交互與共享，實(shí)現(xiàn)檔案館物理空間上的立體相連，實(shí)現(xiàn)檔案間的件件相連，實(shí)現(xiàn)檔案工作的人人相連、人機(jī)相連和用戶的相連[2]13，實(shí)現(xiàn)檔案館之間跨部門、跨區(qū)域的全面立體相連，最終實(shí)現(xiàn)檔案館實(shí)體、館藏資源、檔案設(shè)備、檔案工作人員、用戶之間的高效、快捷、無障礙溝通。（3）挖掘分析。利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分挖掘檔案信息資源，并對各類檔案信息進(jìn)行深度整合與數(shù)據(jù)分析，將背后的隱藏價(jià)值充分挖掘出來，從而縮小檢索范圍，提高查準(zhǔn)率，為用戶提供智能響應(yīng)與智能支持，便于用戶及時(shí)作出決策。（4）創(chuàng)新服務(wù)。為用戶提供個(gè)性化的、多元化的檔案利用模式。在智能感知與立體互聯(lián)的前提下，用戶可以通過各種社交網(wǎng)絡(luò)載體，申請無時(shí)空限制的信息咨詢服務(wù)和預(yù)約查詢服務(wù)，檔案館又將用戶查詢的信息轉(zhuǎn)化成地理位置信息反饋給用戶，體現(xiàn)檔案館信息服務(wù)高度時(shí)效性的特點(diǎn)。智慧檔案館將原本分散在不同區(qū)域的檔案信息資源關(guān)聯(lián)起來，通過信息與服務(wù)的廣泛互動，實(shí)現(xiàn)智慧檔案館以人為本的服務(wù)理念。

3.智慧檔案館與數(shù)字檔案館的比較。從定義上看，智慧檔案館和數(shù)字檔案館都滿足檔案館的定義范疇，即使數(shù)據(jù)的龐雜性有不同、技術(shù)的先進(jìn)性有高低、服務(wù)的多樣性有差別，它們從本質(zhì)上仍然是“永久保管檔案的基地”，日常工作都包括檔案管理的八大環(huán)節(jié)——收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)[3]21。從形式上看，智慧檔案館的挖掘分析技術(shù)，需要對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化和數(shù)字化，智慧檔案館的立體互聯(lián)功能，也體現(xiàn)了數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)化的特征。所以，兩者并沒有本質(zhì)上的區(qū)別，都是為了保存好、管理好與利用好檔案。數(shù)字檔案館重視檔案信息的物理集成，以數(shù)據(jù)為大;而智慧檔案館注重檔案管理與服務(wù)，以服務(wù)為大，將各種館藏資源深度整合，為用戶提供高效的個(gè)性化知識服務(wù)。

三、智慧檔案館的建設(shè)實(shí)施

1.搭建綜合應(yīng)用平臺。物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)θ魏挝矬w進(jìn)行感知，并將抽象出的各種信息形成一個(gè)巨大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)ξ锫?lián)網(wǎng)感知的海量數(shù)據(jù)進(jìn)行云存儲、云計(jì)算，深度挖掘有價(jià)值的信息;移動互聯(lián)網(wǎng)能夠使用戶隨時(shí)隨地獲取所需信息。利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建綜合應(yīng)用平臺，能夠使用戶不受時(shí)空限制而獲取檔案部門的資源與服務(wù)。

2.貫徹落實(shí)以人為本服務(wù)理念。智慧檔案館建設(shè)依賴現(xiàn)代化信息技術(shù)，更需要微博、微信等各類網(wǎng)絡(luò)平臺的互動。智慧檔案館建設(shè)初期就要注重用戶體驗(yàn)和用戶需求，通過各種社交載體加強(qiáng)與用戶之間的溝通和交流，讓用戶成為建設(shè)智慧檔案館不可或缺的重要參與成員。

3.檔案信息集成服務(wù)。檔案部門大多向政府、企事業(yè)單位內(nèi)部開放，面向公眾開放的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用很少。在國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃綱要的驅(qū)動下，全國檔案工作在檔案資源建設(shè)和信息化建設(shè)方面取得了比較大的進(jìn)展，但是從整體上仍然缺乏檔案信息集成融合的一站式服務(wù)模式。檔案信息的集成融合，用戶只需單點(diǎn)登錄，即可檢索到所需檔案信息資源，擺脫了時(shí)空限制，這樣既方便了用戶，又提高了檔案的利用效率，發(fā)揮了其價(jià)值所在。

四、智慧檔案館發(fā)展展望

1.向知識管理轉(zhuǎn)型。當(dāng)前檔案工作主要集中在收集、整理、保管等前期環(huán)節(jié)，任務(wù)繁雜，占用了大部分的時(shí)間與精力，這些環(huán)節(jié)很難實(shí)現(xiàn)知識的再生功能。智慧檔案館利用大數(shù)據(jù)管理功能和云存儲技術(shù)，可以節(jié)約檔案收集的時(shí)間，甚至可以實(shí)現(xiàn)自動化收集。此時(shí)，檔案工作者從機(jī)械的、單調(diào)的傳統(tǒng)檔案管理中脫身而出，利用更多的時(shí)間，將碎片化的檔案信息進(jìn)行二次加工，編制出滿足用戶需求的各類參考資料。在這個(gè)過程中，檔案工作者能夠更加深入了解檔案資源的價(jià)值所在，并結(jié)合自身專業(yè)知識，發(fā)揮聰明才智，深入開展知識服務(wù)，個(gè)人角色從檔案管理者轉(zhuǎn)變成知識管理者，而檔案管理部門也逐漸發(fā)展成為知識管理部門。

2.向文化教育轉(zhuǎn)型。檔案是各級各類機(jī)構(gòu)的真實(shí)記錄。檔案館若僅僅是保存檔案，就會落后于社會發(fā)展，甚至在單位內(nèi)部被邊緣化。智慧檔案館通過智能感知獲取信息，通過立體互聯(lián)打通數(shù)據(jù)間隔，通過數(shù)據(jù)挖掘獲取知識再生，全新、立體的交互模式使得用戶與檔案館之間的交流頻繁而有效，檔案利用群體會迅速擴(kuò)大，如黨員干部參觀、學(xué)生學(xué)習(xí)教育、老人查閱歷史、年輕人上網(wǎng)娛樂等等，檔案館不再是沉悶的行政部門，更多地體現(xiàn)在文化、教育、休閑功能上。用戶可以通過終端隨時(shí)反饋檔案館建設(shè)信息，檔案館也在第一時(shí)間了解用戶需求，從而不斷改進(jìn)、完善檔案管理與服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)檔案館的可持續(xù)創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]泰溱.智慧檔案館建設(shè)研究[D].鄭州：鄭州大學(xué)，2015.

[3]李月娥，劉淑妮，周曉林，賈玲.從數(shù)字檔案館到智慧檔案館的發(fā)展探要[J].山東檔案，2018（3）.

作者簡介：楊林，中國核動力研究設(shè)計(jì)院館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理;崔靜華，中國核動力研究設(shè)計(jì)院副研究館員，本科，研究方向?yàn)闄n案管理;張靜，中國核動力研究設(shè)計(jì)院館員，本科，研究方向?yàn)闄n案管理;徐浩然，中國核動力研究設(shè)計(jì)院館員，碩士研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。