高校學(xué)生檔案管理信息化平臺的建設(shè)與發(fā)展

摘 要

數(shù)字時代，高校學(xué)生檔案的管理方式不斷優(yōu)化、升級，由側(cè)重紙質(zhì)檔案管理不斷轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)和電子檔案并重管理。針對學(xué)生檔案在高中、大學(xué)和畢業(yè)不同時期的特點分階段進行管理更加便捷和高效。保留紙質(zhì)檔案的原始性和推動電子檔案的數(shù)字化建設(shè)將是現(xiàn)今和未來一段時期內(nèi)高校學(xué)生檔案管理的主要方式。

關(guān)鍵詞

學(xué)生檔案 數(shù)字化平臺 管理 建設(shè)

Abstract In the digital age， the management mode of college students' archives has been continuously optimized and upgraded from focusing on paper archives management to paying equal attention to both paper and electronic archives. It is more convenient and efficient to manage students' archives differently according to the different characteristics of high school， university and graduation. Preserving the primitiveness of paper archives and promoting the digital construction of electronic archives will be the main ways of college students' archives management at present and in the future.

Keyword students' archives; digital platform; management; construction

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)習(xí)、實踐活動中形成的具有保存價值的各種人事文件材料，它是學(xué)生思想道德文化素養(yǎng)、科技素質(zhì)、社會工作能力和身體狀況等綜合素質(zhì)的集中反映。根據(jù)中華人民共和國教育部令第27號，即《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，高校檔案館是學(xué)生檔案的主要管理部門，高校檔案館有責任改進學(xué)生檔案管理方式，推進學(xué)生檔案的信息化和數(shù)字化。在國家政策的引領(lǐng)下，高校檔案館學(xué)生檔案管理模式不斷升級，在發(fā)揮紙質(zhì)檔案原始憑證作用的同時，建立一套完整的學(xué)生檔案計算機管理軟件，搭建學(xué)生檔案數(shù)據(jù)平臺，積極地與學(xué)校信息化建設(shè)接軌，真正實現(xiàn)紙質(zhì)和數(shù)字化管理相結(jié)合，兩種方式共同管理，以期達到優(yōu)化信息資源，更好地為全校師生服務(wù)。

一、高校學(xué)生檔案管理基本情況

高校學(xué)生檔案主要涵蓋兩部分內(nèi)容，一是學(xué)生高中階段檔案，主要是記錄學(xué)生高中階段在校期間個人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)表現(xiàn)的歷史記錄。高中檔案是形成個人人事檔案的起始部分，也是學(xué)生檔案的重要組成部分。二是學(xué)生大學(xué)期間形成的檔案，包括學(xué)生在讀期間的成績、入學(xué)和畢業(yè)登記表、派遣證以及各種獎勵和處分材料等等。學(xué)生檔案的齊全完整關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)之際工作單位政審、考取研究生提前調(diào)檔，是日后工作單位戶口轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)正定級、計算工齡、職稱評定的重要依據(jù)。國家沒有出臺和規(guī)范學(xué)生檔案的管理模式，所以各個高校管理方式各有不同?，F(xiàn)今高校學(xué)生檔案的管理方式大多是學(xué)工和招生就業(yè)部門管理，有的在學(xué)院管理，也有的在檔案館管理，不論何種方式管理，基本方式都是收集、保管、利用和發(fā)送紙質(zhì)檔案，建立電子檢索目錄，以便查找和利用的需要，這種方式雖然階段性使用便利、快捷，但是并不系統(tǒng)和完整。

二、建設(shè)學(xué)生檔案信息化管理平臺的必要性

大學(xué)生在讀期間形成的信用檔案、學(xué)業(yè)水平、學(xué)習(xí)狀況、思想道德文化素養(yǎng)檔案、身體狀況檔案和社會實踐等多方面材料是學(xué)生就業(yè)以及在今后的學(xué)習(xí)和工作中接受各級組織選拔、任用和考核的主要依據(jù)，是日后轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案的基礎(chǔ)材料，為學(xué)生畢業(yè)后的工作、定職、晉級等方面提供重要的憑證。隨著高校擴招步伐的加大，學(xué)生檔案的數(shù)量相應(yīng)也在逐年上漲，以某高校為例，平均每年有九千名學(xué)生的檔案隨新生進校，隨畢業(yè)生發(fā)出，按每份學(xué)生檔案內(nèi)含十份材料粗略計算，每年將產(chǎn)生十八萬份學(xué)生檔案材料需要收集、整理、歸檔及發(fā)送，這樣的一個龐大數(shù)字聽起來著實有些讓人吃驚，加之學(xué)生檔案每年都要循環(huán)一次的收集、整理、歸檔、發(fā)送等工作，其中的辛苦和繁重可想而知。隨著高考網(wǎng)上招生和錄取工作的不斷深入，新入學(xué)的學(xué)生檔案由郵寄方式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詭Х绞剑瑢W(xué)生個人攜帶檔案出現(xiàn)易丟失、易破損現(xiàn)象，檔案的收集整理和發(fā)送工作日益繁瑣繁雜，而且學(xué)生檔案的數(shù)量大、內(nèi)容多、保存期短、流動性強，不斷探討新的工作理念，不斷地改進工作方法，提高工作效率，提高人事檔案管理水平，成為改進學(xué)生檔案管理方式的首要任務(wù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，各高校都處于數(shù)字校園建設(shè)和辦公一體化系統(tǒng)建設(shè)中，不斷推動學(xué)生檔案管理系統(tǒng)升級，推進學(xué)生檔案信息化和數(shù)字化，構(gòu)建學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)一體化平臺，豐富信息資源，提高管理工作效率，進而為廣大師生提供最便捷的服務(wù)是當下最必要的舉措。

三、信息化管理平臺建設(shè)的整體規(guī)劃

1.高中檔案模塊。高中檔案模塊包含學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞記錄、學(xué)生檔案目錄、電子檔案數(shù)據(jù)庫，依次記錄學(xué)生自帶檔案交至輔導(dǎo)員記錄、輔導(dǎo)員轉(zhuǎn)遞到檔案管理部門記錄、高中電子檔案數(shù)據(jù)記錄。前兩部分是學(xué)生本人、學(xué)院和檔案管理部門相互轉(zhuǎn)遞檔案的記錄，第三部分是一些省份招生部門網(wǎng)上填報志愿后形成的電子檔案，轉(zhuǎn)遞給學(xué)生檔案管理部門后形成電子檔案數(shù)據(jù)庫，但是目前電子檔案數(shù)據(jù)庫還不能全部實現(xiàn)，只有部分省份實行了網(wǎng)上錄取，形成了電子檔案的才能實現(xiàn)。有了電子檔案數(shù)據(jù)，既可形成學(xué)生檔案的紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套卷管理，同時也實現(xiàn)了檔案內(nèi)容的數(shù)字化和檔案檢索目錄的數(shù)字化。

2.大學(xué)電子學(xué)籍模塊。大學(xué)電子學(xué)籍是學(xué)生檔案信息管理平臺的主體模塊，主要包括入學(xué)學(xué)籍、在校期間的管理、在校期間的利用、畢業(yè)登記四部分。新生報到后首先登錄網(wǎng)站完成電子學(xué)籍注冊，學(xué)生填寫電子學(xué)籍，自動生成日后學(xué)生登記表，形成學(xué)生大學(xué)入學(xué)后的首份檔案材料;在校期間的管理分為學(xué)生在校期間獲得的獎勵、誠信、社會實踐、創(chuàng)業(yè)等材料，相應(yīng)地由學(xué)工、教務(wù)、創(chuàng)業(yè)教育中心等部門記錄和填寫;在校期間利用，由檔案管理部門填寫，主要是學(xué)生在校期間利用檔案和工作單位政審檔案的記錄;畢業(yè)登記主要是記錄學(xué)生畢業(yè)之際填寫畢業(yè)生登記、論文設(shè)計評議和輔導(dǎo)員填寫評語等內(nèi)容，由學(xué)生本人和學(xué)院共同填寫。以上材料經(jīng)過審核后打印，經(jīng)學(xué)生本人簽字和相關(guān)部門蓋章后，形成紙質(zhì)部分材料，統(tǒng)一裝到學(xué)生檔案中，畢業(yè)時由檔案管理部門統(tǒng)一發(fā)送到派遣單位，而學(xué)生登記表、論文設(shè)計表和畢業(yè)生登記表作為永久保存材料存入檔案館。學(xué)生畢業(yè)后，檔案館保存學(xué)生的學(xué)籍紙質(zhì)材料和網(wǎng)上填寫的電子檔案，雙套卷保存既便于管理，又便于利用，極大地豐富了館藏，提高了工作效率。

3.畢業(yè)生檔案信息模塊。畢業(yè)生檔案信息模塊是由檔案管理部門和就業(yè)部門共同管理，其中涵蓋畢業(yè)檔案發(fā)送、畢業(yè)生檔案查詢、遺留檔案查詢等多個模塊。就業(yè)部門首先將派遣信息導(dǎo)入到畢業(yè)生檔案發(fā)送系統(tǒng)中，學(xué)生憑借學(xué)號和自己設(shè)定的密碼進入系統(tǒng)，按照派遣信息填寫相應(yīng)的畢業(yè)生檔案發(fā)送地址、發(fā)送單位、發(fā)送部門、部門電話等多個項目。畢業(yè)生檔案發(fā)送后，檔案館在兩周后將郵政公司提供的畢業(yè)生檔案郵寄詳細信息關(guān)聯(lián)到畢業(yè)生檔案查詢專欄，學(xué)生通過手機微信關(guān)注公眾號，登錄后能夠詳細查詢自己檔案的郵寄狀態(tài)，如果未通過網(wǎng)站查到自己檔案郵寄去向，可憑借平臺提供的郵政快遞單號登錄郵政11183網(wǎng)站，自行跟蹤查找檔案。遺留部分的檔案，因缺少成績、改派等多種原因保留在學(xué)校，檔案部門經(jīng)整理后將此部分檔案信息關(guān)聯(lián)到遺留檔案查詢系統(tǒng)平臺，學(xué)生本人登錄微信，可查詢自己檔案因何原因留在學(xué)校，何時、通過何種手續(xù)能再次發(fā)送檔案等信息。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，利用新的信息技術(shù)，采用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的模式，不斷進行高校學(xué)生檔案傳統(tǒng)管理模式的信息化升級，將為數(shù)字化校園建設(shè)和打造智慧校園服務(wù)添加新助力[1]。在網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境中，數(shù)據(jù)的安全性、易變性、可操作性也不容忽視，計算機存在的安全漏洞，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、防火墻以及隨時可能遭受的黑客攻擊使電子檔案環(huán)境隨時存在安全隱患，這就需要檔案工作者提高自身信息化水平，科學(xué)管理好信息平臺，真正實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案有機結(jié)合，雙套管理，最大限度地發(fā)揮出學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的高效、便捷和信息共享的價值，最大限度地實現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。

參考文獻

[1]楊蕾.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建[J].資源信息與工程，2018（6）.

基金項目：黑龍江省檔案學(xué)會項目“高校學(xué)生檔案管理研究”（HGDK2018-12）。

作者簡介：楊杰，黑龍江大學(xué)檔案館副研究館員，碩士研究生，研究方向為檔案管理。