國際檔案面臨的挑戰(zhàn)及發(fā)展趨勢展望

摘 要

政府治理理念的發(fā)展使得檔案在國家治理體系中的重要作用日益凸顯，近年來國際相關(guān)組織在政府治理、信息共享和文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)方面相繼出臺了一系列的政策聲明，也給國內(nèi)國際檔案界與各級檔案館帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在綜合分析有關(guān)政策和英、美、澳等國家檔案館的長期戰(zhàn)略規(guī)劃的基礎(chǔ)上，提出國際檔案未來發(fā)展方向和趨勢的總結(jié)和展望。

關(guān)鍵詞

國際檔案 發(fā)展方向 挑戰(zhàn) 戰(zhàn)略規(guī)劃

Abstract The development of governing concepts of government makes archives play an increasingly important part in the national governance system. In recent years， relevant international organizations issued a series of statements and policies about government governance， information sharing and document legacies protection， bringing about challenges and opportunities both to archival circle at home and abroad and to archives of various levels. Through comprehensive analysis of related policies and long-term strategic plans of archives in countries like the United Kingdom， the United States and Australia etc， the paper makes a summary and prospect of future development direction and trend of international archives.

Keyword international archives; development direction; challenge; strategic plan

信息技術(shù)為當(dāng)今檔案工作帶來了新的契機(jī)，也帶來了諸多挑戰(zhàn)，數(shù)字文件持續(xù)快速增長導(dǎo)致的長久保存和信息安全問題，電子文件真實(shí)性、完整性、有效性的保證一直是業(yè)界難題之一。目前大型綜合檔案館的數(shù)字館藏量都以TB級計(jì)算，要滿足海量存儲和檢索利用需求，就要有安全、穩(wěn)定、高性能的存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及相應(yīng)的軟件支持，這些都需要巨額的資金投入。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)的應(yīng)用也給檔案安全帶來了新的挑戰(zhàn)。政府治理理念的發(fā)展使檔案在國家治理體系中的重要作用日益凸顯的同時，也給檔案界及各國檔案館帶來了新的課題。

一、國際組織相關(guān)政策對檔案領(lǐng)域的巨大影響

近幾年，聯(lián)合國及國際政府組織在政府治理、信息共享和文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)方面相繼出臺重大政策，對檔案領(lǐng)域的發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響。

2011年10月聯(lián)合國教科文組織（UNESCO）發(fā)布的“檔案共同宣言”（Universal Declaration on Archives）稱：“檔案是信息的權(quán)威來源，而信息則是負(fù)責(zé)任和透明的行政行為的基礎(chǔ)。檔案守護(hù)并服務(wù)于個人和團(tuán)體的記憶，在社會發(fā)展中扮演重要角色。檔案的開放利用能夠豐富我們對人類社會的認(rèn)知，促進(jìn)民主，保護(hù)公民權(quán)利，提高生活品質(zhì)?！?/p>

2015年9月聯(lián)合國發(fā)布《可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)—世界轉(zhuǎn)型：2030年可持續(xù)發(fā)展議程行動計(jì)劃》，提出要建立有效、負(fù)責(zé)和透明的機(jī)構(gòu)，確保公眾獲得信息，并保護(hù)基本自由。

2015年11月，聯(lián)合國教科文組織（UNESCO）發(fā)表針對包括數(shù)字形式在內(nèi)的文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)和利用的建議，鼓勵成員國制定有關(guān)本土文獻(xiàn)遺產(chǎn)的選擇、收集以及保存的政策，確保文件和檔案的長期保存與利用，能通過編目與元數(shù)據(jù)等方式提供檢索利用，并強(qiáng)調(diào)了數(shù)字檔案的前端控制策略。

于2016年9月舉辦的第18屆國際檔案大會上，來自114個國家的兩千多名檔案界代表達(dá)成共識：檔案工作者的工作環(huán)境20年來已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，當(dāng)今各行各業(yè)產(chǎn)生的文件呈指數(shù)增長，蘊(yùn)含著巨大潛在價值。大會提出要在未來四年中推動以下幾個方面的工作：（1）承認(rèn)文件是一種信息資源，強(qiáng)調(diào)檔案是一種獨(dú)特的、不可替代的信息資源。通過明確檔案在知識產(chǎn)權(quán)、開放政府、信息利用與數(shù)據(jù)保護(hù)等問題上的定位，提升檔案在國際舞臺上的關(guān)注度。（2）制定數(shù)字文件管理方針，鼓勵檔案遺產(chǎn)的分享和利用。鼓勵共享專業(yè)知識，推動標(biāo)準(zhǔn)制定，采取有力措施開展數(shù)字化保存，并通過數(shù)字化技術(shù)來提升檔案利用的契機(jī)。（3）確保資金與人力資源發(fā)展的可持續(xù)性，倡導(dǎo)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與維護(hù)的持續(xù)性投資，提倡利用數(shù)字工具為全球檔案工作者提供更好的培訓(xùn)。（4）支持國際組織的政策行動，鼓勵成員國積極響應(yīng)《聯(lián)合國教科文組織保護(hù)、利用數(shù)字文獻(xiàn)遺產(chǎn)倡議書》，并積極參與“世界記憶項(xiàng)目”建設(shè)，在“開放政府伙伴關(guān)系”中制定基于有效文件和檔案管理的國家行動計(jì)劃。（5）加強(qiáng)國際合作，確保資源匱乏環(huán)境下的檔案工作者也能共享數(shù)字時代的各種機(jī)遇。2018年，國際檔案理事會（ICA）召開第五次年會，主題為“治理、記憶和遺產(chǎn)”，更多地將側(cè)重點(diǎn)放在檔案遺產(chǎn)的保護(hù)和利用、提升檔案及檔案工作者的社會地位、促進(jìn)國際和地區(qū)合作等方面。大會指出，生活質(zhì)量的提高、經(jīng)濟(jì)的增長和社會的發(fā)展，都依賴良好的治理、有效的規(guī)劃以及對公正和法規(guī)的尊重，而這些都基于負(fù)責(zé)任、透明和有效的檔案管理，國家和地區(qū)的發(fā)展與繁榮依賴于個人與集體記憶的長久保存和文獻(xiàn)遺產(chǎn)的有效保護(hù)。會議的議題包括檔案與人權(quán)、公正之間的關(guān)系，檔案與信息技術(shù)的合作與資源共享，檔案遺產(chǎn)對集體記憶的影響，檔案作為個人和集體認(rèn)同的文化作用，聲像檔案和數(shù)字檔案的重要性等。

二、發(fā)達(dá)國家未來檔案戰(zhàn)略規(guī)劃

許多發(fā)達(dá)國家都十分重視檔案戰(zhàn)略規(guī)劃的制定，在對外部環(huán)境和內(nèi)在需求進(jìn)行綜合研判的基礎(chǔ)上，制定未來一段時期的方向、目標(biāo)和主要任務(wù)。相較于國際檔案大會等專門機(jī)構(gòu)致力于檔案工作者地位和檔案價值層次的提升，各個國家檔案館則更側(cè)重實(shí)際，戰(zhàn)略規(guī)劃的重點(diǎn)更傾向于如何為政府和公眾更好地提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案利用價值方面。

1.英國國家檔案館側(cè)重支持政府治理體系建設(shè)和公共資源服務(wù)。英國國家檔案館《2015—2019年發(fā)展規(guī)劃》指出[1]：未來四年，將繼續(xù)加強(qiáng)與政府部門間的合作，交流經(jīng)驗(yàn)，分享新方法和新技術(shù);更大程度地促進(jìn)政務(wù)公開和公眾監(jiān)督，并為政府和立法機(jī)構(gòu)提供更加高效的工具平臺。在展覽方面，為參觀者提供線上線下的融合體驗(yàn)，利用科技提高服務(wù)效率，激起人們對檔案館和檔案的興趣，吸引更多參觀者，使檔案館成為更有活力的參觀、學(xué)習(xí)場地。在館藏方面，將積極為各類檔案館、檔案室在長期保存方面提供有力支持，為其爭取資助機(jī)會，使檔案成為國家遺產(chǎn)的重要組成部分;成立研究中心，促進(jìn)長期項(xiàng)目和檔案管理前沿領(lǐng)域的研究。

2.美國國家檔案與文件署爭取檔案價值最大化。美國國家檔案與文件署（National Archives and Records Administration，以下簡稱NARA）負(fù)責(zé)保管聯(lián)邦政府檔案，目前保存著500萬立方英尺的傳統(tǒng)載體檔案以及795TB的電子檔案，同時也為其他聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供政策、制度、培訓(xùn)和監(jiān)管等服務(wù)，其聯(lián)邦文件中心保存著2800萬立方英尺的聯(lián)邦文件。NARA長期規(guī)劃的重點(diǎn)在數(shù)字檔案建設(shè)，幫助聯(lián)邦政府實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型以及如何實(shí)現(xiàn)檔案的經(jīng)濟(jì)價值?！睹绹鴩覚n案與文件署2018—2022年戰(zhàn)略規(guī)劃》提出了四個戰(zhàn)略目標(biāo)[2]：一是完成全部館藏檔案的數(shù)字化并提供在線利用。計(jì)劃到2021年，完成82%的館藏檔案的編目、摘要并錄入館藏管理系統(tǒng)（截至2017年底已完成78%），摘要可以使檢索變得更加準(zhǔn)確、快速;2024年，完成5億頁檔案的數(shù)字化并提供在線利用;2025年，提供涵蓋館藏管理系統(tǒng)中95%（目前完成1%）檔案的新一代數(shù)字檢索工具。二是通過改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高公眾參與度和對檔案重要性的認(rèn)知，提高服務(wù)公眾的能力。計(jì)劃到2020年，能夠做到在規(guī)定時間內(nèi)處理好93%的用戶需求，公眾滿意度達(dá)到90%以上;到2025年，由民眾通過各種方式提供的檔案館藏?cái)?shù)量將達(dá)到100萬條;2020年，將出臺一系列政策措施，幫助聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)文件的完全數(shù)字化管理。三是實(shí)現(xiàn)檔案價值最大化。檔案資源除了具有文化和歷史價值之外，同樣具有重要的經(jīng)濟(jì)價值。計(jì)劃到2022年底，NARA將不再接收傳統(tǒng)載體檔案，只接收數(shù)字檔案及其元數(shù)據(jù)，確立國家檔案館在檔案數(shù)字化工作中的主導(dǎo)地位。計(jì)劃到2025年，達(dá)到至少15家第三方機(jī)構(gòu)如維基百科、數(shù)字圖書館等使用NARA的館藏管理系統(tǒng)作為主要數(shù)據(jù)源。四是加強(qiáng)人才培養(yǎng)。為員工提供學(xué)習(xí)培訓(xùn)和在領(lǐng)導(dǎo)崗位就職鍛煉的機(jī)會，使其順利完成數(shù)字環(huán)境下工作角色和職能的轉(zhuǎn)變。

3.澳大利亞國家檔案館大力加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。澳大利亞國家檔案館則更側(cè)重于加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、確保檔案安全、推動政府?dāng)?shù)字化進(jìn)程方面。澳大利亞國家檔案館保管中心于2017年9月投入使用，該中心能容納106公里的紙質(zhì)檔案，9公里多的音像檔案和電子檔案。

澳大利亞國家檔案館《2017—2018至2020—2021年業(yè)務(wù)計(jì)劃》列舉了未來幾年的兩大主要任務(wù)[3]：（1）保管國家檔案方面：持續(xù)提供標(biāo)準(zhǔn)、策略、工具等方面的支持，推動政府機(jī)構(gòu)向數(shù)字化信息管理轉(zhuǎn)型，預(yù)期到2020年，使90%的政府機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化管理;做好進(jìn)館檔案的鑒定和移交;提高數(shù)字檔案的保管能力，優(yōu)先對瀕危檔案和利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。（2）促進(jìn)公眾參與，體現(xiàn)檔案價值。通過多種渠道提高檔案及其價值的公眾認(rèn)知度，增強(qiáng)處理和滿足民眾需求的能力;探索館藏開發(fā)利用新途徑，提高公眾參與度。

三、發(fā)展趨勢展望

可以看出，隨著國際社會對檔案重視程度的不斷提高和檔案工作視野的不斷拓展，如何緊跟時代發(fā)展，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，創(chuàng)新管理理念，一直是各國檔案工作者的努力方向，也是如今國際檔案界的發(fā)展趨勢。

一是如何滿足公眾的利用需求，尤其是在線利用需求。制約檔案在線利用的主要因素，一是需要巨額的軟硬件建設(shè)投入，二是信息資源建設(shè)亟待加強(qiáng)。由于館藏量巨大，數(shù)字化工作對于任何國家而言都是一項(xiàng)長期且艱巨的任務(wù)。

二是如何促進(jìn)公眾參與，實(shí)現(xiàn)檔案價值最大化。通過宣傳教育，提升社會公眾的檔案意識，打破諸如“檔案是僅供政府內(nèi)部使用的保密資料”，或“檔案只是歷史學(xué)家們所關(guān)注的范疇”之類的偏見，使公眾了解檔案對個人切身利益和社會的長遠(yuǎn)價值，最大程度地發(fā)揮檔案在社會良治以及和諧發(fā)展中的作用。

三是如何平衡檔案利用需求與個人隱私、機(jī)密性、國家安全之間的矛盾。檔案涉及國家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事等方面的敏感信息，一旦泄密將威脅國家安全和公眾利益，檔案利用需求和安全的矛盾天然存在，如何在保證國家安全的前提下，達(dá)到檔案利用范圍最大化，也是各國檔案界的研究熱點(diǎn)之一。

四是如何實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享以及與其他政府部門的合作。不同地區(qū)、不同行業(yè)的檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)缺乏全局性的發(fā)展規(guī)劃，在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、理論研究、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定、軟件開發(fā)與應(yīng)用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

參考文獻(xiàn)

[1] The National Archives of UK ，Archives Inspire： The National Archives plans and priorities 2015-19[R].http：//www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives-inspire-2015-19.pdf，2018.

[2] National Archives and Records Administration，2018-2022 Strategic Plan[R].https：//www.archives.gov/files/about/plans-reports/strategic-plan/2018/strategic-plan-2018-2022.pdf， 2018.（2）.

[3] The National Archives of Australia， Archives Strategic Plan 2020[R]， http：//naa.gov.au/Images/StrategicPlan-COM1065NAA_tcm16-102536.pdf， 2019.

作者簡介：湯潤琳，遼寧省檔案館（遼寧省工業(yè)文化發(fā)展中心）管理崗位七級，計(jì)算機(jī)軟件與理論專業(yè)碩士研究生。