科技項目檔案開發(fā)利用的思考

孫文婷 劉芳 馬依努爾·亞生

摘 要

科技項目檔案中蘊藏著科技信息資源，創(chuàng)新科技項目檔案傳統(tǒng)管理模式，強化對技術(shù)類信息資源的采集，分析、編研推出科技項目檔案信息化產(chǎn)品，是信息時代促進科技創(chuàng)新水平提高的有效途徑。通過搭建共享平臺，使科技項目檔案信息資源面向社會公眾開放共享，也是避免國家科技資源浪費的有效手段。

關(guān)鍵詞

科技項目檔案 科技信息資源 信息時代 科技信息化產(chǎn)品

Abstract Archives of scientific and technological projects bear scientific and technological information resources， so innovating the traditional management mode of scientific and technological project archives， strengthening the collection of technological information resources， analyzing， compiling and launching informatized products of scientific and technological archives are effective ways to promote the improvement of scientific and technological innovation level in the era of big data. By building a platform for sharing， ?information resources of scientific and technological project archives are opened to the public， which is an effective way to avoid waste of national scientific and technological resources.

Keyword scientific and technological project archives; scientific and technological information resources; information age; scientific and technological informatized product

信息時代，海量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、傳播和利用作為一種新的推動力改變著人類社會的發(fā)展方式。在這個背景下，科技創(chuàng)新活動機遇和挑戰(zhàn)并存，收集、利用好科技信息資源對促進創(chuàng)新、驅(qū)動發(fā)展意義重大?？萍夹畔①Y源是記載科學技術(shù)活動的信息載體，反映前人所取得的科研成果，是記錄、傳播科技信息，促進科學技術(shù)再發(fā)展的重要基礎?？萍柬椖繖n案作為國家的寶貴財富和科技信息資源的重要組成部分，也面臨著從“死檔案”變成“活信息”、從“檔案庫”變成“思想庫”的挑戰(zhàn)[1]。如何盡快轉(zhuǎn)變科技項目檔案管理模式，對蘊藏其中有價值的信息進行挖掘，開發(fā)出豐富多樣的科技信息產(chǎn)品是目前重要的研究課題。

2013年，全國數(shù)字檔案館（室）建設推進會上提出“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，科技項目檔案數(shù)字化建設全面推進?？萍柬椖繖n案數(shù)字化、電子化，是將其開發(fā)為科技信息資源的基礎。數(shù)字化是指采用掃描儀等設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在以計算機為依托的載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。電子化是指將具有保存價值的電子文件歸檔保存的過程。而信息化是以現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎，將科技項目檔案各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，通過互聯(lián)網(wǎng)提供輔助參考的過程。科技項目檔案信息化可以培育新的生產(chǎn)力，為推動社會進步提供技術(shù)支持。

一、信息時代科技項目檔案的特征

科技項目檔案是以國家或地方政府財政投入為主，并列入國家或地方科技計劃項目，在其管理和實施全過程中形成的具有保存價值的各種類型和載體的原始記錄[2]?？萍柬椖繖n案分為管理類檔案和技術(shù)類檔案。收集、整理、加工、編研開發(fā)、共享利用科技項目檔案的過程也是使其轉(zhuǎn)化為重要的科技信息資源的過程。科技項目檔案除具有原始性、規(guī)范性、成套性、完整性、可重復利用等特點之外，在數(shù)據(jù)暴漲的信息化時代，科技項目檔案還具有規(guī)模巨大、增長迅速、種類繁雜、多元異構(gòu)等特征[3]。據(jù)《國家科技計劃年度報告》顯示，僅2003—2013年十年間，國家科技計劃共安排項目超過12萬項，國家財政科學支出約3050億元。近年來，隨著我國將科技創(chuàng)新發(fā)展提升到新的高度，國家財政科學支出逐年快速增長，占當年國家財政支出比重的4.10%左右。全國科技經(jīng)費投入統(tǒng)計公報顯示，僅2017年國家財政科學技術(shù)支出就達到8383.6億元，比上年增加622.9億元，增長8%。除此以外，每年各省、直轄市科技管理部門也安排了大量的地方科技計劃項目，由此產(chǎn)生的科技計劃項目檔案數(shù)量之龐大、內(nèi)容之豐富、價值之珍貴是不可小覷的。

科技計劃項目屬于政府購買公共產(chǎn)品或服務的一種形式[4]，在實施過程中所產(chǎn)生的大量記錄文件、圖表、數(shù)據(jù)應借助科技項目檔案這個載體加以保存、開發(fā)并依法向社會大眾公開利用，由此來促進我國科技創(chuàng)新水平的提高。

二、科技項目檔案開發(fā)及利用現(xiàn)狀

在我國，利用檔案、服務民生、服務群眾是檔案工作的一部分。國家檔案局早在1994年就頒布《開放利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益計算方法的規(guī)定（試行）》，提出科技檔案是科學技術(shù)的重要載體，開發(fā)利用科技檔案是促進科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力的主要手段，明確了科技檔案按照科技成果推廣、避免損失、設計圖紙復用、節(jié)約原材料及成本等不同用途產(chǎn)生的經(jīng)濟效益計算方法。2005年，國家檔案局發(fā)布《關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，要求促進檔案信息服務業(yè)形成，將檔案信息作為產(chǎn)品進行開發(fā)和加工，重視檔案信息增值服務工作，通過構(gòu)建信息共享平臺利用網(wǎng)絡提供服務。2016年，國務院印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指出要“建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品”。

但從使用程度來說，長久以來我國對于科技項目檔案的管理一直沒有打破管理部門內(nèi)部使用的藩籬，很少面向社會公眾開放共享?？萍柬椖繖n案如需查閱，需經(jīng)科技管理部門批準，過程較為煩瑣。

目前，與科技計劃項目管理相對應的科技項目檔案分為五大類，主要內(nèi)容見表格（右側(cè)）。

由此可見，相比于論文、報告、專利等雖容易獲取、但較為單一、零散的科技信息資源而言，科技項目檔案從立項準備階段到科技成果推廣，信息覆蓋面相當齊全，專業(yè)性、綜合性、成套性、可用性、準確性更強，利用價值極高。社會公眾如能方便地獲取這類資源，就能夠避免重復研究，并在前人的基礎上有所創(chuàng)新和提高。

從數(shù)字化范圍來看，一套科技項目檔案動輒上百頁，檔案管理部門只將對科技管理部門來說常用的合同書、經(jīng)費預算書、專家打分表、驗收意見等管理類檔案進行數(shù)字化掃描，實行“雙套制”，而像各類研究報告、原始記錄、設計文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件等技術(shù)類檔案只反映在目錄清單中，依然只保存其紙質(zhì)檔案。技術(shù)類檔案入庫后便束之高閣白白浪費。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）規(guī)定，數(shù)字化范圍應為永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案。而科技項目檔案社會利用價值最高的部分正是沒有進行數(shù)字化、電子化的技術(shù)類檔案。

從檢索利用角度看，目前我國尚未建立互聯(lián)互通的“科技項目檔案管理平臺”，各省的科技檔案管理系統(tǒng)，有的是自行開發(fā)，有的向試點省市購買，但維護更新程度不同，各行業(yè)部門也是分散管理，無法形成將國家、地方各部門的科技項目檔案統(tǒng)一管理利用的模式。

三、科技項目檔案開發(fā)利用中存在的問題

1.開發(fā)利用的意識薄弱。多年來，我國檔案法規(guī)體系建設針對科技檔案開發(fā)利用的行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和標準已較為完善，如《科學技術(shù)檔案工作條例》《開發(fā)利用科學技術(shù)檔案信息資源暫行辦法》《開發(fā)利用科技檔案所創(chuàng)經(jīng)濟效益計算方法的規(guī)定（試行）》《DA/T 31-2005紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《GB/T 18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《DA/T 2-1992科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》等。但社會對科技項目檔案的認識不到位，政策執(zhí)行力度弱，未能真正實現(xiàn)對科技項目檔案的信息化利用。

2.技術(shù)類檔案數(shù)字化、電子化難度較大。一是單純利用人工操作進行數(shù)字化掃描的過程耗時耗力，工作量極其繁重，是制約科技項目檔案信息化發(fā)展的重要因素。二是科技計劃項目（課題）管理過程中“重項目實施，輕檔案管理”的現(xiàn)象較難轉(zhuǎn)變，科技管理部門沒有強制要求承擔單位提交齊全的電子文件。三是缺乏挖掘、分析科技計劃項目檔案深度信息的技術(shù)工具，科技項目檔案信息化應用層次較低。技術(shù)類檔案，如圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同格式、載體的信息，不能通過技術(shù)手段自動抓取，造成如科技成果介紹、圖冊圖集、數(shù)據(jù)分析等編研開發(fā)難度大，海量科技項目檔案無法實現(xiàn)產(chǎn)品化。

四、做好科技項目檔案開發(fā)利用的思考

信息時代，科技發(fā)展也步入了新階段，科技信息資源成為科技創(chuàng)新的有效推動力。從國家層面全面推動科技項目檔案信息化及建立科技項目檔案信息資源傳播和共享機制[5]，挖掘科技項目檔案蘊藏的海量信息，打破科學技術(shù)壁壘，使科技創(chuàng)新成果所產(chǎn)生的效應指數(shù)級放大，是科技項目檔案管理的最終目標。因此，本文建議從以下幾個方面考慮。

1.創(chuàng)新管理模式。轉(zhuǎn)變科技項目檔案“加工+儲存”的傳統(tǒng)模式，從單純的收集整理、加工借閱，向數(shù)據(jù)分析、知識服務轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)科技信息資源共享。提升科技項目檔案管理系統(tǒng)功能，將項目過程管理與檔案管理相結(jié)合，逐漸用電子檔案替代紙質(zhì)檔案，建立“一鍵歸檔、單套保存、一站查詢”的管理模式。整合科技計劃項目管理系統(tǒng)、科技項目檔案管理系統(tǒng)、科技報告管理系統(tǒng)，實現(xiàn)項目過程管理與檔案管理同步。加強前端控制，項目合同中應強制要求承擔單位在科技項目檔案管理系統(tǒng)中填寫元數(shù)據(jù)并提交所有檔案的電子文本。項目驗收階段，加強對檔案的考核。

2.構(gòu)建共享機制。政府預算資金資助形成的科技項目檔案應當遵循“共享為原則、不共享為例外”的原則。由國家統(tǒng)一建立科技項目檔案信息資源共享平臺，并與地方科技項目檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通。平臺應包括數(shù)字化加工、電子文本上傳、全文數(shù)據(jù)庫標引、檢索查詢等功能。同時，基于對知識產(chǎn)權(quán)的保護，應明確科技項目檔案密級、服務對象和開放條件，通過在線閱覽、定制服務等方式向社會開放共享。

3.強化對技術(shù)類信息資源的采集?？萍柬椖繖n案形成科技信息資源的難點在于數(shù)據(jù)的信息化采集。科技項目檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向數(shù)字化、電子化過渡是信息資源化的基礎。應建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范標準，嚴格規(guī)定科技項目檔案各類信息的采集標準[6]。加強圖文識別、數(shù)據(jù)抓取等技術(shù)手段的開發(fā)利用。重點對技術(shù)類信息進行采集，突出技術(shù)流程、工藝方法、數(shù)據(jù)分析等的可用性，不斷挖掘檔案利用價值。

4.利用科技項目檔案推出信息化產(chǎn)品。通過對采集數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，借助分析工具衍生出科技項目檔案信息化加工產(chǎn)品，可廣泛應用于政策參考和行業(yè)分析等領(lǐng)域，如編研創(chuàng)新發(fā)展分析報告、行業(yè)技術(shù)報告，或提前發(fā)布技術(shù)趨勢等。在科技檔案信息資源共享平臺上對采集的科技項目檔案信息進行多維數(shù)據(jù)融合分析，結(jié)合政府數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)、消費數(shù)據(jù)以及征集的行業(yè)需求、消費需求，準確抓取技術(shù)領(lǐng)域的短板，精準安排科技計劃項目，引導科技創(chuàng)新向更高層次、更高水平發(fā)展。

5.加強保密與安全。建立網(wǎng)絡安全保障體系，完善科技項目檔案數(shù)據(jù)管控、屬性管理、身份識別、行為追溯、黑名單等管理措施，健全防篡改、防泄露、防攻擊、防病毒等安全防護體系。制定科技項目檔案安全事件預防預案。健全科技項目檔案安全技術(shù)標準。針對信息保密、權(quán)限控制、可信性甄別、安全防護、攻擊溯源、數(shù)據(jù)災備和應急處置等方面形成基本的安全規(guī)范。

6.專業(yè)人員的培養(yǎng)。在信息時代背景下，科技項目檔案工作主體發(fā)生轉(zhuǎn)變，由“管理部門+檔案人員+項目承擔單位”，轉(zhuǎn)變?yōu)椤皞鹘y(tǒng)主體+計算機專業(yè)人員+大數(shù)據(jù)管理人員”。其中計算機人員提供技術(shù)服務;大數(shù)據(jù)管理人員提供安全保密、存儲共享服務;科技項目檔案從業(yè)人員除傳統(tǒng)業(yè)務外，工作范圍進一步延伸至數(shù)據(jù)對比分析、報告編研等。這就要求從業(yè)人員應多思考，把“互聯(lián)網(wǎng)+”思維與科技項目檔案業(yè)務工作相結(jié)合。

參考文獻

[1]王燕.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科技檔案管理創(chuàng)新[J].檔案與建設，2016（3）：87-89.

[2]潘世萍，李名選.美國國家檔案館接收科技檔案帶給我們的啟示——兼論科技報告的檔案屬性[J].檔案學研究，2017（5）：113-116.

[3]許玲.大數(shù)據(jù)背景下科研檔案管理變革探討[J].蘭臺世界，2017（15）.

[4]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議[J].檔案學研究，2016（3）：25-34.

[5]吳春明.面向科學研究第四范式的科研檔案利用服務研究[J].中國檔案，2017（6）：72-73.

[6]楊世英.大數(shù)據(jù)時代科技檔案借用件、共用件關(guān)聯(lián)的思考[J].檔案管理，2017（3）：41-42.

作者簡介：孫文婷，新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院科技檔案管理中心助理研究員，碩士研究生，研究方向為科技項目檔案管理;劉芳，新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院科技檔案管理中心助理館員，本科，研究方向為科技項目檔案管理;馬依努爾·亞生，新疆科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院科技檔案管理中心研究實習員，本科，研究方向為科技項目檔案管理。