郝晶晶
關(guān)鍵詞:辦公室管;企業(yè);問題;策略;時(shí)效性
在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行經(jīng)營中,辦公室是全局性、綜合性的服務(wù)于管理部門,其管理能力決定了企業(yè)的經(jīng)營效果及運(yùn)行效率。從側(cè)面展現(xiàn)了企業(yè)的綜合能力及運(yùn)營水平,充分展示了辦公室管理的核心價(jià)值。應(yīng)對激烈的市場環(huán)境,企業(yè)需要采用合理的方法對辦公室管理進(jìn)行加強(qiáng),使得管理人員更好地開展經(jīng)營決策,才能保證各種事務(wù)順利開展,針對環(huán)境改變第一時(shí)間的做出反饋,為企業(yè)長期并穩(wěn)定的進(jìn)步奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
一、當(dāng)今企業(yè)辦公室管理中存在的問題
我國社會經(jīng)濟(jì)正處于轉(zhuǎn)型的時(shí)期,與過去相比,國內(nèi)企業(yè)面對的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了巨大的改變,經(jīng)營管理深受國外先進(jìn)國家的企業(yè)管理模式及思想影響。所以,很多工作都將創(chuàng)新改革放在發(fā)展首位,盡管取得了一定的效果但辦公室管理還存在很多不足,如管理體系、管理思想及事務(wù)操作等等,具體包含以下幾方面。
1、管理思想相對保守、落后
現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理更加網(wǎng)絡(luò)化及信息化,并且更關(guān)注人性化管理,工作人員不再受機(jī)器制約,具備靈活的工作實(shí)踐,工作熱情及積極性有了較大程度的提高。如果國內(nèi)某些企業(yè)仍然照搬固有的管理思想,辦公室管理一定會碰到很多問題,很難促進(jìn)自身的發(fā)展壯大。就當(dāng)前看,很多企業(yè)采用小作坊式、家族式的經(jīng)營方法,辦公室管理還停留在過去的原有思想,還未實(shí)現(xiàn)人性化及科學(xué)化的管理。
2、管理體系不成熟、不規(guī)范、不完善
辦公室管理是反應(yīng)企業(yè)形象的一面鏡子,管理水平很大程度上決定了企業(yè)形象??墒呛芏嗥髽I(yè)的辦公室管理體系具備不規(guī)范、不成熟及不完善的問題,既影響了辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),降低了工作效率,也導(dǎo)致物力、財(cái)力及人力損失。為此,需要制定一套完善、規(guī)范并成熟的辦公室管理體系,促使各種行政事務(wù)執(zhí)行都有制度支撐。
3、辦公室人員工作效率低
辦公室事務(wù)繁多且復(fù)雜,執(zhí)行過程中需要很多時(shí)間花費(fèi),又需要工作人員做精、做細(xì)、做好,一有閃失會引起一系列的較壞的連鎖效應(yīng),因此經(jīng)常會得不償失,受到領(lǐng)導(dǎo)及同事的批評及不滿意。也正是由于這樣,辦公室工作人員經(jīng)常在工作過程中出現(xiàn)情緒低迷的情況,進(jìn)而影響工作表現(xiàn)。應(yīng)對復(fù)雜的工作,辦公室人員應(yīng)在業(yè)務(wù)上做到多面手,即要求工作人員具備較高的工作水平及專業(yè)素質(zhì)。然而由于缺乏進(jìn)修機(jī)會及培訓(xùn)時(shí)間,辦公室人員職業(yè)能力不能獲得較大的進(jìn)步,滿足不了辦公室工作要求及企業(yè)發(fā)展步伐。另外,很多辦公室工作人員不具備積極的學(xué)習(xí)積極性,對自身的要求不高,經(jīng)常出現(xiàn)遲到早退、拖延工作的現(xiàn)狀,這導(dǎo)致資源出現(xiàn)了嚴(yán)重的損失。
二、增強(qiáng)企業(yè)辦公室工作實(shí)效性的方法
企業(yè)發(fā)展進(jìn)步很大程度上受企業(yè)辦公室管理的影響,為做好辦公室管理工作,企業(yè)管理人員需要正確認(rèn)知工作的職責(zé)及內(nèi)涵,將其定位在較高層次上,并針對企業(yè)發(fā)展實(shí)際,提出問題的解決方法,進(jìn)而完善與健全辦公室管理。促進(jìn)與完善企業(yè)辦公室管理方法包括以下幾方面。
1、遵循以人為本原則,提高員工工作向心力
以較強(qiáng)的工作向心力確保管理工作的順利有序?qū)嵤F髽I(yè)辦公室管理工作是由人來組織開展的,因此,辦公室人員在這其中承擔(dān)著重要的責(zé)任,具有關(guān)鍵意義。企業(yè)一直貫徹落實(shí)以人為本,人性化管理辦公室人員,不把人作為工作設(shè)備,應(yīng)長期制定職工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,深入了解工作人員的所想所思,盡最大程度提升員工的向心力,進(jìn)一步提高其工作熱情。另外,也可注重企業(yè)思想教育工作及文化傳播工作,完善工作作風(fēng)。辦公室人員工作向心力的完善,能提高工作效率,規(guī)范工作人員的所為,促使各種行政事務(wù)高效率順利開展,提高管理成效。
2、規(guī)范和健全辦公室管理體系
“人管人”已經(jīng)不再滿足當(dāng)今企業(yè),以理服人,用規(guī)章管理才是行之有效的管理方法。因此,企業(yè)應(yīng)以實(shí)際需求作為出發(fā)點(diǎn),優(yōu)化及改進(jìn)現(xiàn)有體系制度,構(gòu)建規(guī)范、成熟及完善的辦公室管理體系,充分體現(xiàn)長效工作制度的積極價(jià)值。吸收外國先進(jìn)國家企業(yè)辦公室管理的經(jīng)營思想是合理的方法,需要關(guān)注的是,不應(yīng)照搬照抄,而應(yīng)針對企業(yè)實(shí)際進(jìn)行考量。
3、不斷創(chuàng)新辦公室管理模式
企業(yè)辦公室管理工作主要是服務(wù)于企業(yè)發(fā)展大局,其管理模式、管理方法不是固有不變的,應(yīng)伴隨著企業(yè)發(fā)展而不斷改變,推陳出新,以行之有效的管理模式及方法作為保證。從這一層面來看,企業(yè)在辦公室管理上應(yīng)貫徹學(xué)習(xí)態(tài)度,既要發(fā)現(xiàn)問題也要借鑒成功之處,歸納經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)也要學(xué)習(xí)其他企業(yè)的成功模式,促進(jìn)自身管理能力的不斷改進(jìn)。當(dāng)然,這種創(chuàng)新也是有依據(jù)的,要符合企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)際需求,滿足辦公室管理體系及效益型準(zhǔn)則,極大程度上鼓勵(lì)工作人員的工作熱情,才能給企業(yè)進(jìn)步融入全新的活力。
結(jié)語:總而言之,現(xiàn)代企業(yè)中辦公室管理承擔(dān)著非常關(guān)鍵的職責(zé)及角色,對企業(yè)運(yùn)行效率、形象及提升業(yè)績有著重要影響?,F(xiàn)代企業(yè)管理人員應(yīng)關(guān)注到辦公室管理的重要價(jià)值,針對實(shí)際管理需要不斷創(chuàng)新傳統(tǒng),引入全新的管理思想,堅(jiān)持采用科學(xué)有效的管理體系及管理思想、管理方法及模式全面增強(qiáng)辦公室管理能力,避免出現(xiàn)固有管理模式的不足,進(jìn)一步提升辦公室管理工作的實(shí)效性,促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展與講步。